Quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Đối với các thương nhân nước ngoài thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, khi có nhu cầu  thành lập Chi nhánh và Văn phòng đại diện cần có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Ngày 25/01/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thay thế Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nghị định 07/2016/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực từ ngày 10/03/2016. Theo đó, hồ sơ cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện/ Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có những quy định mới sau:

+ Bổ sung điều kiện về thời hạn trong Giấy đăng ký kinh doanh. Đối với Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh. Theo nghị định 120/2011/NĐ-CP sửa đổi thủ tục hành chính tại Nghị định hướng dẫn luật thương mại thì thời hạn này là khác nhau: ít nhất 01 năm (hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện); ít nhất 03 năm ( hồ sơ thành lập Chi nhánh). Tuy nhiên, theo nghị định 07/2016/NĐ-CP thì yêu cầu chung về thời hạn ít nhất là 01 năm, khoảng thời gian tối thiểu này là hợp lý trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tại Văn phòng đại diện/Chi nhánh là hợp pháp và có thể được tiến hành.

+ Bổ sung văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện/Chi nhánh phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn bản này giúp cơ quan, cá nhân có thẩm quyền có thể xác định rõ người đứng đầu Văn phòng đại diện/ Chi nhánh là ai, việc họ được cử/bổ nhiệm là hợp pháp và đáp ứng được các điều kiện cần thiết, không trái pháp luật Việt Nam

+ Bổ sung bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh. Văn bản này cần thiết để chứng minh nhân thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh.

+ Bổ sung tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh

Trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh là nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động giao dịch với khách hàng, do vậy, để tránh hiện tượng Văn phòng đại diện/Chi nhánh “ma” hay “nay đây mai đó”, đảm bảo cho hoạt động quản lý và lợi ích khách hàng thì yêu cầu về tài liệu này là thiết yếu.

Ngoài ra, đối với bản sao GCNĐKKD, văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện/Chi nhánh, bản sao báo cáo tài chính, bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh  (nếu là người nước ngoài), bản sao điều lệ hoạt động của Chi nhánh không cần có chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài nhưng phải dịch ra tiếng việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nghị định 07/2016/NĐ-CP đã quy định chặt chẽ, minh bạch, rõ ràng và đầy đủ về các loại văn bản, giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện/ Chi nhánh của thương nhân nước ngoài. Việc quy định này có tác động tích cực đến các thương nhân nước ngoài khi muốn tiến hành các hoạt động thương mại tại Việt Nam thông qua việc thành lập Văn phòng đại diện/ Chi nhánh.