Hướng dẫn chứng thực điện tử từ ngày 15.4.2025

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân. Hiện nay, bên cạnh chứng thực bản giấy, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có thể tiến hành chứng thực điện tử. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân khi cú nhu cầu chứng thực. Vậy việc chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào? Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn, hướng dẫn chứng thực điện tử từ ngày 15.4.2025.

Chứng thực điện tử là gì?

Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hay chứng thức điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. 

Trong đó, bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy. Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử. Bản sao điện tử từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Giá trị pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. 

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.

Hướng dẫn chứng thực điện tử từ ngày 15.4.2025

Căn cứ vào khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

• Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao;
• Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Hướng dẫn chứng thực điện tử trên cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia

Hiện nay thông qua cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia, người dân có thể đặt trước lịch chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo các bước:

• Bước 1: Truy cập vào đường link https://dichvucong.gov.vn/ -> menu [Dịch vụ công nổi bật]
• Bước 2: Chọn mục [Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận]
• Bước 3: Tại màn hình, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực -> bấm nút [Đồng ý]. Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.
• Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn -> Hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn.
• Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn. Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.
• Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực. 

Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử.

• Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.
• Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.

Lưu ý lệ phí chứng thực

Mức thu phí chứng thực quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC như sau:

• Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
• Phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
• Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
• Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.

Hướng dẫn đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia

Cổng Dịch vụ công Quốc gia kết nối, cung cấp thông tin về thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến; hỗ trợ thực hiện, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức trên toàn quốc.

Việc đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia gồm các bước:

Bước 1: Đăng nhập trang chủ Cổng thông tin dịch vụ công quốc gia www.dichvucong.gov.vn và chọn Đăng ký cổng dịch vụ công

Bước 2: Chọn đối tượng đăng ký

Chọn công dân, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Đối với công dân có thể đăng ký qua 01 trong 05 hình thức:

• Đăng ký bằng mã số BHXH.
• Đăng ký bằng số điện thoai (Số điện thoai đã đăng ký bằng CMND/CCCD với nhà mạng).
• Đăng ký thông qua bưu điện VN.
• Đăng ký bằng USB ký số.
• Đăng ký bằng Sim ký số.

Bước 3: Nhập các thông tin hiện trên bảng và chọn Đăng ký. Lưu ý: Những trường đánh dấu * là bắt buộc nhập.

Bước 4: Nhập mã OTP được gửi về điện thoại.

Bước 5: Nhập mật khẩu và nhận thông báo đăng ký thành công.

Trên đây là hướng dẫn chứng thực điện tử từ ngày 15.4.2025. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất!