Dịch vụ soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Song hành với sự bùng nổ của công nghệ, nhu cầu của doanh nghiệp nhằm xử lý một lượng đáng kể dữ liệu thu được của người dùng cũng ngày một tăng lên. Tuy nhiên, việc xử lý dữ liệu cá nhân cũng đòi hỏi tuân thủ những quy định nghiêm ngặt của pháp luật. Một trong số đó là việc soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân. Đây cũng là băn khoăn của nhiều khách hàng khi chưa xác định rõ những nội dung cần đảm bảo trong thông báo. Nhằm hỗ trợ và tháo gỡ những khó khăn của quý khách hàng, Công ty Luật Việt An xin đưa ra bài viết về chủ đề này theo quy định của Nghị định số 13/2023/NĐ-CP hiện hành.

Xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể.

Căn cứ Khoản 7 Điều 2 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, xử lý dữ liệu cá nhân là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

Do vậy, với các hoạt động có tác động tới dữ liệu cá nhân như vậy đặt ra nhu cầu cấp thiết về soạn thảo thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân.

Khi nào cần phải thông báo xử lý dữ liệu cá nhân?

Theo quy định của Điều 11.8 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, chủ thể xử lý dữ liệu khi cần xử lý là dữ liệu cá nhân nhạy cảm phải thực hiện thông báo tới chủ thể dữ liệu. Việc thông báo được thực hiện một lần trước khi tiến hành đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Như vậy pháp luật chỉ yêu cầu nghĩa vụ thông báo khi xử lý dữ liệu cá nhân cơ bản, việc phân loại dữ liệu cá nhân được quy định như sau:

Các nội dung cần đảm bảo khi soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những khác biệt trong xử lý dữ liệu cá nhân do đặc thù hoạt động ngành nghề. Tuy nhiên, căn cứ Điều 13 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, những nội dung doanh nghiệp cần đảm bảo khi soạn thảo thông báo như sau:

Điều khoản chung

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục đích khác nhau đối với dữ liệu cá nhân. Ở nội dung này, doanh nghiệp, tổ chức cần làm rõ dữ liệu cá nhân sẽ được thu thập, sử dụng,… vào mục đích ra sao, phục vụ cho hoạt động gì của doanh nghiệp phù hợp với quy định của pháp luật.

Chẳng hạn, mục đích của xử lý dữ liệu cá nhân có thể bao gồm một số hoạt động sau đây:

• Sử dụng, phân tích để phát triển, cung cấp, cải tiến nâng cao chất lượng các dịch vụ, sản phẩm
• Đáp ứng các yêu cầu để doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc triển khai và tuân thủ quy định pháp luật và quy định của doanh nghiệp

Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý

Nhằm đạt được những mục đích xử lý dữ liệu cá nhân nêu trên, doanh nghiệp cần kể rõ những loại dữ liệu cá nhân nào được sử dụng.

Cách thức xử lý

Đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, mỗi doanh nghiệp có những cách thức xử lý khác nhau.

Chẳng hạn, về phương thức thu thập dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần làm rõ cách thức được áp dụng, như:

• Thu thập thông tin thông qua phân tích hành vi sử dụng dịch vụ của khách hàng
• Thu thập thông tin qua bên thứ ba
• Thông qua phản hồi video, hình ảnh, văn bản của khách hàng với doanh nghiệp
• v..

Thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý

Bên cạnh quy định các bên là Chủ thể dữ liệu cá nhân (khách hàng) và Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân (doanh nghiệp), thông báo cũng cần làm rõ các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý thông tin cá nhân như: công ty mẹ, công ty thành viên của doanh nghiệp. Có thể cung cấp thông tin theo hình thức sau đây

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

• Tên công ty: XXX
• Mã số thuế: XXXXXXXXXX

Đối với cá nhân

• Họ và tên: XXX
• CCCD số: XXXXXXXXXXX
• Ngày cấp: :XX/XX/XXXX

Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra

Việc soạn thảo hậu quả thiệt hại không mong muốn, quý khách hàng có thể lưu ý một vài nội dung cụ thể như sau:

• Trường hợp Chủ thể dữ liệu từ chối cung cấp, cung cấp không đầy đủ, chính xác hoặc rút lại sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân
• Vấn đề về sự cố kỹ thuật do tấn công mạng trong bảo vệ dữ liệu cá nhân vượt ngoài khả năng của doanh nghiệp mặc dù đã sử dụng các công nghệ bảo mật.

Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu

Nhằm đảm bảo tính minh bạch đối với hoạt động xử lý dữ liệu, doanh nghiệp cần thông báo thời gian cụ thể bắt đầu và thời gian kết thúc của quá trình này.

Một số lưu ý khi soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Thời điểm thông báo

Việc thông báo được thực hiện một lần trước khi tiến hành đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Có thể phát hành thông báo xử lý dữ liệu cá nhân dạng online không?

Có, trong trường hợp thông báo online đó thỏa mãn quy định về hình thức thông báo tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP. Theo đó, việc thông báo cho chủ thể dữ liệu phải được thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

Sửa đổi thông báo

• Doanh nghiệp có thể sửa đổi, cập nhật hoặc điều chỉnh Thông Báo này tùy từng thời điểm.
• Thông báo về bất kỳ sự sửa đổi, cập nhật hoặc điều chỉnh nào về Thông Báo này sẽ được cập nhật và nêu rõ phương thức thông báo tới Chủ thể dữ liệu

Thông tin liên hệ

Trường hợp Chủ thể dữ liệu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Thông Báo, có thể liên hệ theo thông tin doanh nghiệp được cung cấp

Một số câu hỏi liên quan

Tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì?

Hiện nay, tại Việt Nam chưa có hướng dẫn chi tiết hơn về tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân từ các cơ quan có thẩm quyền. Một số tiêu chuẩn quốc tế có thể tham khảo

• ISO/IEC 27001 và 27002 an ninh mạng và bảo vệ quyền lợi riêng tư
• ISO/IEC 27701 quản lý hệ thống quyền riêng tư

Khi nào phải tiến hành thủ tục thông báo gửi Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

Căn cứ Điều 24 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an và gửi Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao).

Khi nào xử lý dữ liệu cá nhân mà không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu?

Theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân không cần thực hiện quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân trong các trường hợp sau:

• Chủ thể dữ liệu đã biết rõ và đồng ý toàn bộ với nội dung quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân trước khi đồng ý cho Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân tiến hành thu thập dữ liệu cá nhân, phù hợp với các quy định về quyền đồng ý của chủ thể dữ liệu tại Điều 9 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền với mục đích phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trong trường hợp cần xử lý dữ liệu cá nhân để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan nhà nước được hiệu quả hoặc trong trường hợp csc chủ thể đã biết rõ dữ liệu cá nhân của mình bị xử lý thì không cần phải thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Quý khách hàng có nhu cầu sư rdungj dịch vụ tư vấn về việc soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân một cách chi tiết, xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.