Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài

Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài là vấn đề pháp lý quan trọng khi doanh nghiệp quản lý số lượng lớn người lao động, sử dụng hệ thống chấm công sinh trắc học, camera giám sát và phần mềm quản trị nhân sự xuyên biên giới. Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP đặt ra khuôn khổ pháp lý mới mà doanh nghiệp FDI cần rà soát để bảo đảm tuân thủ. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ giúp quý khách hiểu rõ hơn về vấn đề này

Doanh nghiệp sản xuất FDI phải bảo vệ những loại dữ liệu cá nhân nào?

Trong hoạt động sản xuất, dữ liệu cá nhân không chỉ phát sinh từ hồ sơ nhân sự mà còn được thu thập thông qua hệ thống quản lý nhà máy, kiểm soát ra vào, an toàn lao động và các nền tảng công nghệ.

Các nhóm dữ liệu phổ biến gồm:

Doanh nghiệp cần phân loại dữ liệu theo tính chất pháp lý, mục đích xử lý và mức độ rủi ro. Đặc biệt, dữ liệu sinh trắc học và nhiều thông tin liên quan đến sức khỏe thuộc nhóm cần được bảo vệ nghiêm ngặt theo quy định áp dụng.

Quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với doanh nghiệp FDI

Các văn bản pháp luật cần áp dụng

Tính đến năm 2026, doanh nghiệp sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài cần chú ý những văn bản chính sau:

• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15: Có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định quyền của chủ thể dữ liệu, nguyên tắc xử lý dữ liệu và trách nhiệm của các bên liên quan.
• Nghị định 356/2025/NĐ-CP: Có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm các yêu cầu về hồ sơ đánh giá tác động và chuyển dữ liệu xuyên biên giới.
• Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15: Có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, cần được xem xét khi hoạt động của doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh của luật này, đặc biệt trong quản trị và xử lý dữ liệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định về lao động, an toàn thông tin, an ninh mạng và các quy định chuyên ngành có liên quan.

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có thuộc phạm vi áp dụng không?

Có. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam và các chủ thể nước ngoài thuộc phạm vi luật định có liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của người thuộc đối tượng được bảo vệ. Vì vậy, doanh nghiệp FDI không được miễn trừ nghĩa vụ chỉ vì công ty mẹ đặt tại nước ngoài.

Trên thực tế, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò pháp lý của từng bên trong chuỗi xử lý dữ liệu, bao gồm:

• Công ty tại Việt Nam thu thập và quản lý dữ liệu người lao động.
• Công ty mẹ ở nước ngoài tiếp nhận dữ liệu để quản trị nhân sự hoặc hợp nhất báo cáo.
• Đơn vị cung cấp phần mềm chấm công, lưu trữ đám mây hoặc dịch vụ tính lương.
• Đơn vị bảo vệ, vận hành hệ thống camera và kiểm soát ra vào.

Việc phân định vai trò giữa bên kiểm soát dữ liệu, bên xử lý dữ liệu và bên vừa kiểm soát vừa xử lý dữ liệu là cơ sở để xác định nghĩa vụ pháp lý tương ứng.

Doanh nghiệp cần thực hiện những nghĩa vụ bảo vệ dữ kiệu cá nhân như nào?

Xác định mục đích và căn cứ xử lý dữ liệu

• Doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu được thu thập để làm gì, ai có quyền truy cập, thời hạn lưu trữ và có cần chia sẻ cho bên thứ ba hay không.
• Ví dụ, dữ liệu tài khoản ngân hàng có thể phục vụ trả lương; dữ liệu ra vào phục vụ an ninh nhà máy. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được tùy ý sử dụng dữ liệu đã thu thập cho mục đích khác.
• Cần thực hiện nghĩa vụ thông báo, lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu và xác định đúng các trường hợp xử lý không cần sự đồng ý. Việc người lao động ký hợp đồng lao động không đồng nghĩa với việc họ mặc nhiên đồng ý mọi hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Kiểm soát dữ liệu chấm công và camera

Doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng camera, máy quét vân tay và hệ thống nhận diện khuôn mặt để quản lý nhân sự, kiểm soát ra vào. Những hoạt động này có thể phát sinh dữ liệu cá nhân, bao gồm dữ liệu nhạy cảm.

Doanh nghiệp cần:

• Xác định mục đích và phạm vi thu thập dữ liệu.
• Thông báo minh bạch về hoạt động xử lý theo quy định.
• Giới hạn quyền truy cập theo chức năng công việc.
• Kiểm soát việc sao chép, trích xuất và chia sẻ dữ liệu.
• Xác định thời hạn lưu trữ phù hợp với mục đích và quy định pháp luật.

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ lập, lưu trữ và gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Việc đánh giá nên bao quát hoạt động thu thập hồ sơ nhân sự, chấm công sinh trắc học, thuê ngoài dịch vụ tính lương và chia sẻ dữ liệu trong tập đoàn. Hồ sơ cần phản ánh đúng loại dữ liệu, mục đích xử lý, các bên tham gia, rủi ro và biện pháp bảo vệ.

Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện, thời hạn và trường hợp ngoại lệ áp dụng cho mình, thay vì mặc định mọi hoạt động đều có cùng nghĩa vụ.

Kiểm soát nhà cung cấp dịch vụ

• Khi thuê ngoài dịch vụ tính lương, phần mềm quản trị nhân sự hoặc lưu trữ đám mây, doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng và trách nhiệm của các bên.
• Các nội dung quan trọng gồm phạm vi xử lý dữ liệu, quyền truy cập, biện pháp bảo mật, trách nhiệm thông báo sự cố, việc sử dụng nhà thầu phụ và cơ chế hoàn trả hoặc xóa dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng
• Doanh nghiệp nên chủ động rà soát dữ liệu cá nhân nhân trong đó tập trung vào những công việc pháp lý trọng tâm như kiểm tra hệ thống văn bản, rà soát dữ liệu xuyên biên giới, thiết lập quản trị tuân thủ,…Quý khách có thể tham khảo thêm tại bài viết Dịch vụ tư vấn pháp luật xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp của Luật Việt An: https://luatvietan.vn/tu-van-phap-ly-xu-ly-du-lieu-ca-nhan.html

Chuyển dữ liệu cá nhân từ Việt Nam về công ty mẹ ở nước ngoài?

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp FDI. Chẳng hạn, doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng hệ thống nhân sự đặt tại Singapore, Nhật Bản hoặc Hàn Quốc để quản lý hồ sơ nhân viên và tổng hợp báo cáo toàn tập đoàn.

Theo Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới bao gồm việc chuyển dữ liệu đang lưu trữ tại Việt Nam ra hệ thống ở nước ngoài, chuyển dữ liệu cho tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài và sử dụng nền tảng ở nước ngoài để xử lý dữ liệu thu thập tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Nơi lưu trữ dữ liệu và hệ thống phần mềm đang sử dụng.
• Công ty mẹ, công ty liên kết và nhà cung cấp có quyền truy cập.
• Mục đích chuyển dữ liệu và phạm vi dữ liệu được chuyển.
• Nghĩa vụ lập, gửi và cập nhật hồ sơ đánh giá tác động.
• Biện pháp bảo mật, phân quyền và kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu.

Luật quy định thời hạn gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới là 60 ngày kể từ ngày đầu tiên chuyển dữ liệu, trừ trường hợp được miễn theo quy định. Đặc biệt, pháp luật có quy định ngoại lệ đối với việc tổ chức lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động thuộc tổ chức đó trên dịch vụ điện toán đám mây. Doanh nghiệp cần đối chiếu điều kiện áp dụng và hướng dẫn tại Nghị định 356/2025/NĐ-CP trước khi kết luận về nghĩa vụ của mình.

Việc chuyển dữ liệu trong cùng tập đoàn không mặc nhiên được miễn mọi nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Checklist tuân thủ cho doanh nghiệp sản xuất FDI

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau để rà soát nội bộ:

• Lập danh mục dữ liệu cá nhân được thu thập tại nhà máy.
• Phân loại dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
• Rà soát mục đích, căn cứ xử lý và thời hạn lưu trữ.
• Kiểm tra thông báo bảo vệ dữ liệu và cơ chế lấy sự đồng ý khi cần.
• Rà soát hệ thống camera, chấm công và nhận diện sinh trắc học.
• Kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm, tính lương và lưu trữ đám mây.
• Xác định luồng dữ liệu chuyển cho công ty mẹ hoặc bên nhận ở nước ngoài.
• Đánh giá nghĩa vụ lập, gửi và cập nhật hồ sơ theo quy định.
• Phân quyền truy cập và xây dựng quy trình xử lý sự cố dữ liệu.
• Đào tạo nhân sự phụ trách nhân sự, công nghệ thông tin và pháp chế.

Checklist này hỗ trợ rà soát ban đầu, không thay thế việc đánh giá nghĩa vụ pháp lý theo từng hoạt động xử lý dữ liệu thực tế.

Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp FDI có bắt buộc tuân thủ pháp luật Việt Nam về dữ liệu cá nhân không?

Có. Doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng của pháp luật Việt Nam phải thực hiện các nghĩa vụ tương ứng, kể cả khi công ty mẹ đặt tại nước ngoài.Nhà máy có được sử dụng vân tay hoặc khuôn mặt để chấm công không?

Nhà máy có được sử dụng vân tay hoặc khuôn mặt để chấm công không?

Có thể, nhưng cần đáp ứng điều kiện xử lý dữ liệu hợp pháp, minh bạch về mục đích và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp.

Doanh nghiệp có được gửi dữ liệu nhân viên về công ty mẹ ở nước ngoài không?

Có thể, nhưng cần xác định nghĩa vụ liên quan đến chuyển dữ liệu xuyên biên giới và thực hiện các thủ tục áp dụng, trừ trường hợp được miễn theo quy định.

Thuê ngoài dịch vụ tính lương có giúp doanh nghiệp miễn trách nhiệm không?

Không. Doanh nghiệp vẫn phải xác định vai trò, trách nhiệm của mình và kiểm soát việc xử lý dữ liệu theo quy định.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Nên rà soát khi triển khai hệ thống quản trị nhân sự, chấm công sinh trắc học, thuê ngoài dịch vụ tính lương hoặc chuyển dữ liệu về công ty mẹ để kịp thời xác định nghĩa vụ và hạn chế rủi ro.

Dịch vụ tư vấn pháp lý xử lý dữ liệu cá nhân tại Luật Việt An

Website là một trong những điểm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và có thể phát sinh nhiều hoạt động xử lý dữ liệu cùng lúc. Vì vậy, doanh nghiệp cần bảo đảm sự thống nhất giữa nội dung thông báo trên website, cơ chế lấy sự đồng ý, hoạt động của công cụ kỹ thuật và thỏa thuận với bên thứ ba.

Luật Việt An hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ dữ liệu cá nhân;
• Đánh giá nghĩa vụ pháp lý theo mô hình vận hành website;
• Rà soát chính sách bảo vệ dữ liệu, thông báo xử lý dữ liệu và cơ chế lấy sự đồng ý;
• Kiểm tra hợp đồng với đơn vị vận hành website, nền tảng quảng cáo và nhà cung cấp công nghệ;
• Đánh giá các vấn đề liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới;
• Tư vấn xây dựng quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu và ứng phó sự cố.

Quý khách hàng muốn tư vấn chi tiết hơn về nội dung trên vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!