Thành lập công ty chỉ là bước khởi đầu. Để doanh nghiệp tồn tại hợp pháp và không bị cơ quan thuế phạt tiền, quý khách bắt buộc phải trang trải các chi phí duy trì công ty định kỳ. Vậy thực tế, chi phí sau thành lập công ty trong năm đầu tiên gồm những khoản nào? Hãy cùng Luật Việt An tìm hiểu chi phí duy trì công ty mới thành lập trong năm đầu tiên trong bài viết dưới đây.
Chi phí duy trì doanh nghiệp cho các công cụ điện tử
Dù công ty mới thành lập, chưa có khách hàng hay chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải mua các công cụ này để thực hiện nghĩa vụ khai báo với cơ quan Nhà nước theo đúng quy định pháp luật.
Phí duy trì chữ ký số (Token)
- Chữ ký số (USB Token) đóng vai trò như con dấu pháp lý của doanh nghiệp trên môi trường Internet. Thiết bị này được dùng để ký xác thực các tờ khai thuế, tờ khai hải quan, và hồ sơ Bảo hiểm xã hội (BHXH) qua mạng.
- Mức phí tham khảo: Trên thị trường hiện nay, mức phí thường dao động trong khoảng 1.500.000đ – 2.500.000đ/gói 3 năm (mức giá cụ thể tùy thuộc vào các nhà cung cấp như MISA, Viettel, VNPT,…).
Chi phí phần mềm hóa đơn điện tử
- Quy định bắt buộc: Theo quy định của cơ quan Thuế, 100% doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải áp dụng và xuất hóa đơn điện tử.
- Mức phí khởi điểm: Với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, bạn có thể tham khảo các gói cơ bản với chi phí dao động khoảng 800.000đ – 1.500.000đ (phù hợp cho nhu cầu sử dụng từ 300 – 500 số hóa đơn/năm). Tùy vào việc doanh nghiệp xuất nhiều hay ít hóa đơn mà có thể mua các gói lớn hơn sau này.
Các loại thuế doanh nghiệp mới thành lập phải nộp trong năm đầu
Lệ phí môn bài: Đã chính thức bãi bỏ từ năm 2026
- Điểm mới quan trọng nhất: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, Nhà nước chính thức chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài đối với người nộp thuế.
- Do đó, doanh nghiệp thành lập mới trong năm 2026 sẽ hoàn toàn không phải nộp lệ phí môn bài.
Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
- Là loại thuế gián thu tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh từ quá trình sản xuất, lưu thông đến tay người tiêu dùng. Doanh nghiệp chỉ là đơn vị kê khai và nộp thuế thay, còn người chịu thuế thực chất là người tiêu dùng.
- Phương pháp tính: Doanh nghiệp có thể lựa chọn kê khai theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
- Kỳ kê khai: Đối với doanh nghiệp mới thành lập, bắt buộc phải kê khai thuế GTGT theo quý.
- Lưu ý: Dù doanh nghiệp mới mở chưa xuất hóa đơn hay chưa có doanh thu thì hàng quý vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế GTGT (tờ khai trắng) đúng hạn để tránh bị phạt.
Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Là thuế đánh trực tiếp vào phần lợi nhuận (thu nhập tính thuế) mà doanh nghiệp thu được trong kỳ.
- Cách tính: Thuế TNDN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất.
- Lưu ý cho năm đầu: Nếu trong năm đầu tiên mới thành lập, doanh nghiệp kinh doanh chưa có lãi (hoặc lỗ) thì doanh nghiệp không phải nộp tiền thuế TNDN. Tuy nhiên, đến cuối năm doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập và nộp hồ sơ Quyết toán thuế TNDN.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
- Doanh nghiệp không phải là đối tượng chịu loại thuế này, mà có nghĩa vụ khấu trừ thuế từ tiền lương của người lao động (nếu thu nhập của họ đến mức phải nộp thuế) để nộp thay cho cơ quan Thuế.
- Lưu ý: Nếu trong năm doanh nghiệp có chi trả tiền lương, tiền công cho nhân viên thì cuối năm bắt buộc phải nộp tờ khai Quyết toán thuế TNCN (ngay cả khi nhân viên đó chưa đến mức phải nộp thuế).
Các loại thuế đặc thù khác (nếu có phát sinh)
Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm các loại thuế khác như:
- Thuế xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa).
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu kinh doanh các mặt hàng như rượu, bia, thuốc lá,…).
- Thuế bảo vệ môi trường, thuế tài nguyên (tùy lĩnh vực đặc thù).
Chi phí kế toán cho công ty mới thành lập
Đối với công ty mới mở, dù chưa có doanh thu hoặc phát sinh rất ít hóa đơn, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp tờ khai và báo cáo thuế định kỳ. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp thường cân nhắc giữa hai phương án chi phí:
Tuyển dụng nhân viên kế toán nội bộ
- Chi phí ước tính: Khoảng 7.000.000đ – 15.000.000đ/tháng để trả lương cơ bản.
- Chi phí phát sinh: Doanh nghiệp sẽ phải gánh thêm chi phí đóng Bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, trang bị máy tính, phần mềm kế toán và không gian làm việc.
- Đánh giá: Phương án này thường gây áp lực tài chính lớn cho các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ trong năm đầu tiên khi dòng tiền chưa ổn định và khối lượng công việc kế toán chưa nhiều.
Sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (Giải pháp tối ưu)
Thay vì duy trì một nhân sự cố định, việc thuê ngoài dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp mới tiết kiệm đến 80% chi phí. Mức phí trên thị trường hiện nay thường chỉ dao động từ 500.000đ – 2.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào số lượng chứng từ phát sinh).
Để đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý, quý khách có thể tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói của Luật Việt An – một đơn vị uy tín lâu năm chuyên đồng hành cùng các doanh nghiệp mới thành lập. Việc sử dụng dịch vụ của Luật Việt An mang lại các ưu điểm vượt trội:
- Tối ưu chi phí: Phí dịch vụ được tính toán linh hoạt dựa trên quy mô và số lượng hóa đơn thực tế của doanh nghiệp, giúp bạn không bị lãng phí ngân sách.
- An toàn, chính xác: Đội ngũ chuyên viên kế toán và luật sư của Việt An luôn cập nhật sát sao các luật thuế mới nhất (bao gồm cả các thay đổi lớn trong năm 2026), đảm bảo sổ sách hợp lệ và nộp báo cáo đúng hạn.
- Chịu trách nhiệm 100%: Luật Việt An sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan Thuế, giải trình số liệu và chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý nếu có sai sót do lỗi của đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Tư vấn pháp lý song song: Không chỉ làm sổ sách, doanh nghiệp còn được các chuyên gia của Luật Việt An tư vấn miễn phí về hợp đồng, lao động, và các rủi ro pháp lý khác trong quá trình vận hành.
Các chi phí sau thành lập công ty cơ bản khác
Bên cạnh các khoản lệ phí đăng ký và thuế ban đầu, để duy trì hoạt động hợp pháp và trơn tru, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho một số khoản chi phí vận hành cơ bản dưới đây:
Phí duy trì tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
- Sau khi hoàn tất thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho công ty, doanh nghiệp sẽ cần chi trả các khoản phí để duy trì dịch vụ hàng năm. Các loại phí phổ biến bao gồm: phí quản lý tài khoản, phí dịch vụ tin nhắn SMS banking, phí Internet banking, và phí duy trì thiết bị bảo mật Token key (dùng để duyệt lệnh giao dịch).
- Tùy thuộc vào chính sách và biểu phí của từng ngân hàng mà doanh nghiệp lựa chọn, tổng các khoản chi phí này thường không quá lớn, dao động từ vài trăm nghìn đến khoảng 1.000.000 VNĐ/năm.
Chi phí văn phòng và bảng hiệu
Đây là khoản chi phí không thể thiếu để xác định danh tính và địa điểm hoạt động thực tế của doanh nghiệp:
- Bảng hiệu công ty: Treo bảng hiệu tại trụ sở chính là điều kiện bắt buộc của pháp luật. Cơ quan thuế sẽ trực tiếp xuống địa chỉ đăng ký kiểm tra, nếu không có bảng hiệu, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế. Chi phí để làm một bảng hiệu mica hoặc bạt hiflex kích thước tiêu chuẩn khá tiết kiệm, thường chỉ rơi vào khoảng 200.000 VNĐ – 500.000 VNĐ.
- Chi phí thuê mặt bằng/văn phòng: Tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu và tiềm lực tài chính, công ty có thể thuê văn phòng làm việc thực tế. Trong trường hợp muốn tối ưu hóa chi phí tối đa (đặc biệt là giai đoạn đầu khởi nghiệp), giải pháp thuê “văn phòng ảo” (chỉ thuê địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch thư từ) là một lựa chọn phổ biến và hợp lý.
Chi phí đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân sự
Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động ổn định và bắt đầu ký kết hợp đồng lao động chính thức (từ đủ 1 tháng trở lên) với nhân viên, việc tham gia các loại bảo hiểm bắt buộc là nghĩa vụ không thể thoái thác.
Theo quy định pháp luật hiện hành, tỷ lệ trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc được tính trên quỹ tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH của người lao động. Cụ thể, doanh nghiệp (người sử dụng lao động) sẽ phải chịu mức phí là 21,5%, bao gồm:
- Bảo hiểm xã hội (Quỹ hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động): 17,5%
- Bảo hiểm y tế (BHYT): 3%
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): 1%
(Lưu ý: Người lao động cũng sẽ trích nộp 10,5% từ tiền lương tháng của mình vào quỹ này, nâng tổng mức đóng của cả doanh nghiệp và người lao động lên 32%). Do đó, chủ doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng khoản chi phí này khi hoạch định quỹ lương cho nhân sự.
Bảng so sánh chi phí duy trì công ty năm đầu tiên (Chưa hoạt động vs Đang hoạt động)
| Hạng mục chi phí duy trì trong năm đầu | Trường hợp 1: Công ty CHƯA phát sinh doanh thu (Chỉ nuôi giấy phép) | Trường hợp 2: Công ty CÓ hoạt động kinh doanh ổn định | Ghi chú / Căn cứ pháp lý |
| Chữ ký số (Token) | ~ 1.500.000 VNĐ | ~ 1.500.000 VNĐ | Khoản bắt buộc để nộp tờ khai thuế (Mua 1 lần dùng 3 năm) |
| Hóa đơn điện tử | ~ 800.000 VNĐ | ~ 1.500.000 VNĐ | Tùy thuộc vào gói hóa đơn đăng ký (300 hay 1000 số) |
| Dịch vụ Kế toán thuế | ~ 6.000.000 VNĐ (Phí làm báo cáo quý/năm cơ bản) | ~ 18.000.000 VNĐ – 30.000.000 VNĐ (Làm trọn gói hàng tháng) | Không có doanh thu vẫn bắt buộc phải nộp báo cáo thuế đúng hạn. |
| Duy trì TK Ngân hàng | ~ 500.000 VNĐ | ~ 2.000.000 VNĐ | Phí duy trì số dư tối thiểu, phí SMS, Internet Banking. |
| Thuế GTGT & TNDN | 0 VNĐ | Tùy thuộc vào doanh thu & lợi nhuận thực tế | Chỉ nộp thuế TNDN khi công ty làm ăn có lãi. |
| TỔNG ƯỚC TÍNH (Năm đầu) | ~ 8.800.000 VNĐ / năm | Từ 25.000.000 VNĐ trở lên | Đây là mức ước tính, chưa bao gồm lương nhân viên và mặt bằng. |
Bí quyết tối ưu chi phí duy trì doanh nghiệp cho Startup
Dưới đây là các giải pháp toàn diện giúp các startup cắt giảm chi phí hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo năng suất vận hành:
Tối ưu chi phí cơ sở vật chất
- Mua sắm thiết bị thanh lý/đã qua sử dụng: Không nhất thiết phải mua mới 100% trang thiết bị văn phòng (bàn ghế, máy in, máy tính). Việc mua lại từ các doanh nghiệp chuyển nhượng hoặc thanh lý sẽ giúp tiết kiệm 40-60% chi phí đầu tư ban đầu.
Tinh gọn bộ máy nhân sự
- Mô hình làm việc từ xa (Remote/Hybrid): Khuyến khích nhân viên làm việc từ xa một phần hoặc toàn thời gian giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí điện nước, internet, phụ cấp ăn trưa và không gian văn phòng.
- Tận dụng Freelancer và Cộng tác viên: Thay vì tuyển dụng nhân sự toàn thời gian (Full-time) cho mọi vị trí và phải gánh thêm chi phí bảo hiểm, phúc lợi, hãy chỉ giữ lại đội ngũ nòng cốt (Core team). Các công việc mang tính thời vụ hoặc dự án (như thiết kế đồ họa, viết nội dung, lập trình website) nên thuê ngoài để tối ưu quỹ lương.
Tối ưu chi phí Hành chính – Kế toán – Pháp lý
- Outsource dịch vụ kế toán/thuế trong 1-2 năm đầu: Một kế toán tổng hợp cứng tay có thể tiêu tốn của bạn từ 10-15 triệu đồng/tháng. Trong khi đó, việc thuê dịch vụ kế toán trọn gói bên ngoài chỉ tốn khoảng 1-3 triệu đồng/tháng mà vẫn đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng luật pháp hiện hành.
- Mua các gói phần mềm, dịch vụ quy mô nhỏ: Khi mới thành lập, lượng xuất hóa đơn chưa nhiều. Bạn chỉ nên đăng ký mua các gói hóa đơn điện tử nhỏ (100 – 300 số) và sử dụng chữ ký số gói 1 năm thay vì mua các gói lớn gây đọng vốn không cần thiết.
Ứng dụng công nghệ và Marketing “0 đồng”
- Khai thác tối đa các công cụ miễn phí: Tận dụng hệ sinh thái công cụ miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ như Google Drive/Docs (lưu trữ và soạn thảo), Trello/Lark (quản lý công việc và giao tiếp nội bộ), Canva (thiết kế hình ảnh) thay vì chi tiền mua các phần mềm đắt đỏ.
- Tập trung vào Organic Marketing và AI: Thay vì đốt tiền vào quảng cáo (Facebook Ads, Google Ads) khi sản phẩm chưa thực sự hoàn thiện, hãy tận dụng các công cụ AI (như ChatGPT, Gemini) để hỗ trợ lên ý tưởng, viết bài. Đẩy mạnh tiếp thị qua các kênh không đồng như xây dựng cộng đồng trên Facebook Groups, làm video ngắn trên TikTok hoặc SEO website.
Quản trị ngân sách kỷ luật
- Phân tách tài chính cá nhân và doanh nghiệp: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho công ty và tuyệt đối không chi tiêu lẫn lộn. Điều này giúp bạn kiểm soát chính xác tốc độ “đốt tiền” (burn rate) của doanh nghiệp.
- Quy tắc “Chỉ chi những gì tạo ra doanh thu”: Hàng tháng, hãy rà soát lại toàn bộ báo cáo dòng tiền. Bất kỳ khoản chi nào không trực tiếp hoặc gián tiếp mang lại khách hàng, doanh thu, hoặc sự ổn định pháp lý đều cần được xem xét cắt giảm.
Một số câu hỏi liên quan
Chi phí mua chữ ký số (Token) và hóa đơn điện tử ban đầu khoảng bao nhiêu?
Chi phí dao động khoảng 1,5 – 2,5 triệu đồng. Trong đó, chữ ký số (gói 1-2 năm) khoảng 1 – 1,5 triệu đồng và gói hóa đơn điện tử cơ bản (100 – 300 số) khoảng 300.000 – 500.000 đồng.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán/báo cáo thuế thuê ngoài (Outsource) là bao nhiêu?
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, ít hoặc chưa phát sinh hóa đơn, chi phí thuê dịch vụ kế toán chỉ dao động từ 1 – 3 triệu đồng/tháng.
Phí mở và duy trì tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp tốn bao nhiêu?
Phí mở tài khoản thường được miễn phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần duy trì số dư tối thiểu (thường là 1.000.000 đồng) và phí quản lý tài khoản/SMS Banking khoảng vài chục nghìn đồng/tháng tùy ngân hàng.
Có bắt buộc phải tốn tiền thuê mặt bằng văn phòng đắt đỏ không?
Không. Nếu không cần không gian làm việc trực tiếp, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp với chi phí tiết kiệm, chỉ từ 500.000 – 1.000.000 đồng/tháng.
Năm đầu tiên hoạt động nếu chưa có lãi thì có phải nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?
Không. Thuế TNDN (mức phổ thông là 20%) chỉ áp dụng khi doanh nghiệp có lợi nhuận. Nếu công ty hòa vốn hoặc lỗ, bạn không phải nộp loại thuế này nhưng vẫn bắt buộc phải nộp Báo cáo tài chính cuối năm.
Trên đây là bài viết của Luật Việt An về chủ đề Chi phí duy trì công ty mới thành lập trong năm đầu tiên. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được giải đáp!
