Dịch vụ soạn văn bản thu hồi nợ quá hạn

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc phát sinh các khoản nợ là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, khi các khoản nợ đến hạn mà đối tác không thực hiện nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệp cần có các biện pháp xử lý phù hợp nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Một trong những bước đầu tiên trong quá trình thu hồi nợ là gửi công văn thu hồi nợ đến bên nợ. Sau đây, Luật Việt An xin hướng dẫn quý khách hàng soạn thảo công văn thu hồi nợ quá hạn đúng quy định và thể hiện tính chuyên nghiệp.

Tại sao phải soạn công văn/ văn bản thu hồi nợ quá hạn?

• Trong quá trình khởi kiện tại Tòa án, kèm theo đơn khởi kiện, tổ chức, cá nhân phải cung cấp cho Tòa án đầy đủ bằng chứng, thông tin liên quan như hợp đồng vay, các công văn đòi nợ đã gửi, biên bản xác nhận về việc bên nợ không thanh toán đúng hạn…
• Công văn thu hồi nợ là văn bản chính thức, có tính pháp lý nhằm ghi lại mốc thời gian yêu cầu thanh toán làm căn cứ chứng minh rằng doanh nghiệp đã chủ động yêu cầu bên nợ thanh toán đúng quy trình theo quy định pháp luật;
• Công văn thu hồi nợ nhằm mục đích thúc giục, nhắc nhở lịch sự, cứng rắn tạo áp lực thanh toán cho bên nợ;
• Công văn thể hiện thiện chí hợp tác về sau, tránh gây căng thẳng giữa các bên nếu chỉ nhắn tin hoặc gọi điện.

Mẫu công văn/ văn bản thu hồi nợ quá hạn

Công văn thu hồi nợ quá hạn là văn bản do bên chủ nợ (cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức) sử dụng để yêu cầu bên nợ thanh toán các khoản nợ đã đến hạn thanh toán nhưng chưa được chi trả theo hợp đồng, thỏa thuận ban đầu. Dưới đây, là mẫu công văn thu hồi nợ quá hạn cho doanh nghiệp tham khảo:

Nội dung công văn/ văn bản thu hồi nợ quá hạn

Khi soạn thảo công văn thu hồi nợ quá hạn, cần phải đảm bảo các nội dung chính sau:

• Thông tin đơn vị gửi công văn thu hồi nợ;
• Thông tin tên, địa chỉ của bên nợ;
• Căn cứ phát sinh khoản nợ: Dẫn chiếu hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối soát hoặc các văn bản liên quan chứng minh nghĩa vụ thanh toán;
• Số nợ cần thanh toán;
• Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận;
• Thời điểm quá hạn thực tế;
• Thời điểm yêu cầu bên nợ thanh toán các khoản còn lại;
• Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt;
• Hệ quả pháp lý của việc chậm thanh toán: Mức phạt chậm thanh toán và biện pháp xử lý vi phạm.
• Xác nhận của các bên.

Hướng dẫn sử dụng mẫu công văn thu hồi nợ quá hạn đúng quy định pháp luật

Phần mở đầu

• Quốc hiệu, tiêu ngữ;
• Tên đơn vị ban hành văn bản: Ghi tên doanh nghiệp;
• Số văn bản ban hành (Ví dụ: Số 03/2025/CVĐN-CT);
• Ghi ngày, tháng, năm, nơi ban hành văn bản (Ví dụ: Hà Nội, ngày 27 tháng 07 năm 2025);
• Tên công văn: Công văn đề nghị thanh toán về việc thanh toán hợp đồng số …/…/HĐ ngày …/…./…;
• Kính gửi: Ghi thông tin tổ chức, cá nhân đang nợ (Mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức; Thông tin giấy tờ pháp lý cá nhân, địa chỉ liên lạc đối với cá nhân);
• Ghi các căn cứ pháp lý theo mẫu.

Phần nội dung chính

• Ghi số tiền đã thanh toán (bằng số, bằng chữ), vào ngày nào;
• Ghi chi tiết số tiền chưa thanh toán còn lại (bằng số, bằng chữ), ngày đến hạn thanh toán;
• Xác nhận tình trạng quá hạn thanh toán là bao nhiêu ngày; Tính lãi phát sinh trong thời gian chậm trả (nếu có);
• Ghi tổng số tiền còn lại yêu cầu bên nợ thanh toán, thời hạn thanh toán cuối cùng là bao nhiêu ngày kể từ ngày nhận được công văn;
• Thông tin tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán;
• Có thể trình bày hậu quả nếu không thanh toán: Áp dụng biện pháp pháp lý khởi kiện tại Tòa án; tạm dừng thực hiện hợp đồng; Áp dụng lãi chậm trả theo hợp đồng…

Phần kết thúc

Phần kết thúc công văn thu hồi nợ quá hạn nên thể hiện sự thiện chí, hợp tác nhằm duy trì mối quan hệ, tránh căng thẳng. Đồng thời, cần nhấn mạnh việc yêu cầu thanh toán và thời hạn thanh toán cuối cùng đến đối tác.

Trách nhiệm pháp lý do chậm thực hiện nghĩa vụ trả nợ

Căn cứ Điều 357 Bộ Luật Dân sự 2015, trường hợp bên vay chậm trễ trong việc thanh toán khoản nợ thì bên vay tiền phải có nghĩa vụ trả số tiền gốc và trả lãi đối với số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả.

Lãi phát sinh do chậm trả tiền là bao nhiêu?

Đối với hợp đồng vay, căn cứ Khoản 4, Khoản 5 Điều 466 Bộ Luật Dân sự 2015, lãi suất phát sinh do chậm trả tiền được xác định như sau:

• Trường hợp vay không có lãi mà khi đến hạn bên vay không trả nợ hoặc trả không đầy đủ, thì lãi suất được xác định bằng 50% mức lãi suất giới hạn (20%/năm của khoản tiền vay) trên số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả;
• Trường hợp vay có lãi mà khi đến hạn bên vay không trả hoặc trả không đầy đủ thì bên vay phải trả các khoản lãi gồm:
  • Lãi trên nợ gốc theo lãi suất thỏa thuận trong hợp đồng tương ứng với thời hạn vay mà đến hạn chưa trả; trường hợp chậm trả thì bên vay còn phải trả lãi bằng 50% mức lãi suất giới hạn (20%/năm của khoản tiền vay) trên số tiền lãi chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả;
  • Lãi trên nợ gốc quá hạn chưa trả bằng 150% lãi suất vay theo hợp đồng tương ứng với thời gian chậm trả.

Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, căn cứ Điều 306 Luật Thương mại 2005, trường hợp bên vi phạm hợp đồng chậm thanh toán tiền hàng hay chậm thanh toán thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác thì doanh nghiệp có quyền yêu cầu trả tiền lãi trên số tiền chậm trả đó theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường của ít nhất 03 ngân hàng thương mại (Vietcombank, VietinBank, Agribank,…) tại thời điểm thanh toán tương ứng với thời gian chậm trả.

Quy trình thực hiện thu hồi nợ quá hạn

• Bước 1: Xác minh và rà soát công nợ
  • Kiểm tra chi tiết các khoản nợ: Giá trị, ngày đến hạn thanh toán, các điều khoản trong hợp đồng;
  • Đối chiếu với các văn bản, giấy tờ sau: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, lịch sử thanh toán…
• Bước 2: Soạn thảo công văn thu hồi nợ
• Bước 3: Gửi công văn thu hồi nợ đến bên nợ
  • Hình thức gửi công văn: Email, thư tín hoặc liên hệ trực tiếp;
  • Đính kèm bảng công nợ chi tiết, đề nghị xác nhận công nợ.
• Bước 4: Theo dõi phản hồi từ bên nợ
• Bước 5: Thảo luận, đàm phán trực tiếp
  • Tìm hiểu nguyên nhân chậm trả của đối tác và khả năng thanh toán nợ;
  • Nội dung thỏa thuận, đàm phán gồm: Kế hoạch thanh toán các khoản nợ, gia hạn thanh toán khoản nợ, điều kiện gia hạn thanh toán…
• Bước 6: Trường hợp bên nợ không phản hồi hoặc không thực hiện thanh toán đúng thời hạn thì doanh nghiệp xem xét các biện pháp cứng rắn để đảm bảo thu hồi công nợ như:
  • Ngừng cung cấp hàng hóa/dịch vụ;
  • Truy thu qua đối tác bảo lãnh/chuyển giao công nợ;
  • Khởi kiện tại Tòa án, yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời như phong tỏa tài khoản, kê biên tài sản…

Lưu ý khi soạn công văn thu hồi nợ quá hạn

• Trước khi soạn công văn thu hồi nợ cần lập danh sách và phần loại khách hàng cần thu hồi nợ (khách hàng thanh toán đúng hạn và khách hàng thường xuyên thanh toán quá hạn);
• Thông tin về khoản nợ cần được ghi chi tiết, căn cứ rõ ràng: Ghi chi tiết ngày đến hạn thanh toán, ngày quá hạn thanh toán cho từng khoản nợ; Viện dẫn chứng từ, số hợp đồng, số hóa đơn chi tiết cho từng khoản nợ; Ghi rõ số tiền còn nợ, tổng số tiền khách hàng phải thanh toán (bằng số, bằng chữ);
• Đưa ra nhiều phương thức thanh toán phù hợp: Tiền mặt hoặc chuyển khoản; Thanh toán một lần hay thanh toán từng đợt…; Ghi rõ ngày đến hạn thanh toán cuối cùng; Đưa ra mức phạt chậm nộp;
• Công văn thu hồi nợ quá hạn phải được gửi đến bên nợ và có xác nhận bên nợ đã nhận được công văn;
• Dùng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng, không dùng từ ngữ mang tính chất đe dọa, xúc phạm.

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ soạn văn bản thu hồi nợ quá hạn xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!