Dịch vụ soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân giúp doanh nghiệp xây dựng, rà soát và hoàn thiện các văn bản quy định về thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, người lao động và đối tác. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần bảo đảm hoạt động xử lý dữ liệu phù hợp với nghĩa vụ pháp lý và mô hình quản trị thực tế. Luật Việt An cung cấp dịch vụ soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân nội bộ, chính sách quyền riêng tư (Privacy Policy), chính sách bảo vệ dữ liệu nhân sự và bản chính sách song ngữ Việt – Anh cho doanh nghiệp FDI, góp phần kiểm soát rủi ro và hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ tuân thủ pháp luật.
Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân là gì?
Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân là văn bản xác định nguyên tắc, phạm vi, trách nhiệm và phương thức quản lý hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp. Chính sách có thể được thiết kế dưới hình thức văn bản quản trị nội bộ, chính sách công khai cho khách hàng, người dùng hoặc các tài liệu chuyên biệt đối với từng hoạt động xử lý dữ liệu.
Trên thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng các tên gọi có liên quan như:
- Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Personal Data Protection Policy);
- Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân (Personal Data Processing Policy);
- Chính sách bảo mật thông tin cá nhân (Personal Information Privacy Policy);
- Chính sách quyền riêng tư (Privacy Policy);
- Chính sách bảo mật thông tin khách hàng (Customer Privacy Policy);
- Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động (Employee Data Protection Policy).
Các tên gọi này có thể có phạm vi và mục đích khác nhau. Doanh nghiệp không nên sử dụng một mẫu chính sách chung cho mọi đối tượng nếu hoạt động xử lý dữ liệu có sự khác biệt đáng kể.
Chẳng hạn, chính sách quyền riêng tư trên website thường tập trung vào tính minh bạch với người dùng, trong khi chính sách nội bộ có thể quy định sâu hơn về phân quyền truy cập, quản lý hồ sơ, thời hạn lưu trữ và trách nhiệm của từng bộ phận.
Lưu ý pháp lý: Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải lập một văn bản độc lập với đúng tên gọi “Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân”. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng đối với hoạt động thực tế. Việc xây dựng chính sách phù hợp là công cụ quan trọng để tổ chức và chứng minh việc thực hiện các nghĩa vụ đó.
Doanh nghiệp nào cần xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân?
Nhu cầu soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phát sinh ở nhiều mô hình kinh doanh, không chỉ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng
Các doanh nghiệp bán lẻ, thương mại điện tử, bất động sản, du lịch, khách sạn, giáo dục và cung cấp dịch vụ thường xuyên xử lý họ tên, số điện thoại, địa chỉ, thông tin giao dịch và các dữ liệu cá nhân khác.
Chính sách cần xác định loại thông tin thu thập, mục đích sử dụng, căn cứ xử lý, thời hạn lưu trữ, quyền của khách hàng và phạm vi chia sẻ thông tin với bên liên quan.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt dữ liệu phục vụ thực hiện giao dịch với dữ liệu sử dụng cho quảng cáo, chăm sóc khách hàng hoặc tiếp thị trực tiếp.
Doanh nghiệp quản lý dữ liệu cá nhân của người lao động
Dữ liệu nhân sự có thể bao gồm hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, thông tin định danh, tài khoản ngân hàng, bảng lương, bảo hiểm, dữ liệu chấm công, camera giám sát và thông tin sức khỏe.
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động cần làm rõ việc tiếp cận, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa bộ phận nhân sự, kế toán, quản lý, nhà cung cấp dịch vụ và các đơn vị liên quan.
Đối với dữ liệu chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, dữ liệu sinh trắc học hoặc hồ sơ sức khỏe, doanh nghiệp phải đánh giá các yêu cầu bảo vệ đặc thù theo quy định.
Căn cứ pháp lý: Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 quy định trách nhiệm bảo vệ dữ liệu trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động. Theo đó, doanh nghiệp cần lưu ý việc thu thập thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, sự đồng ý của ứng viên, xóa hoặc hủy dữ liệu ứng viên không được tuyển dụng theo quy định, thời hạn lưu trữ dữ liệu người lao động và việc sử dụng công nghệ trong quản lý nhân sự. Các ngoại lệ về lưu trữ, xóa hoặc hủy dữ liệu phải được xác định theo luật hoặc thỏa thuận hợp pháp.
Doanh nghiệp FDI và tập đoàn đa quốc gia
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường sử dụng hệ thống quản trị nhân sự, khách hàng hoặc kế toán chung với công ty mẹ và các đơn vị trong tập đoàn.
Việc áp dụng chính sách bảo vệ dữ liệu toàn cầu không tự động bảo đảm tuân thủ đầy đủ pháp luật Việt Nam.
Doanh nghiệp FDI, công ty có vốn đầu tư nước ngoài cần xem xét:
- Chính sách của tập đoàn có phù hợp pháp luật Việt Nam không;
- Vai trò và trách nhiệm của pháp nhân Việt Nam;
- Quyền truy cập dữ liệu của công ty mẹ và các đơn vị liên kết;
- Cơ chế bảo vệ dữ liệu trên hệ thống ERP, CRM, HRM;
- Điều kiện chia sẻ và chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
- Ngôn ngữ và hình thức công bố chính sách đối với người lao động, khách hàng tại Việt Nam.
Luật Việt An hỗ trợ rà soát và xây dựng phiên bản chính sách áp dụng tại Việt Nam (Vietnam Local Data Protection Policy), đồng thời bảo đảm tính nhất quán cần thiết với hệ thống chính sách nội bộ của tập đoàn.
Tình huống pháp lý: Doanh nghiệp FDI sử dụng chính sách bảo vệ dữ liệu của công ty mẹ
Ví dụ, một công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam sử dụng hệ thống quản lý nhân sự (HRM) và khách hàng (CRM) chung với công ty mẹ tại Singapore. Dữ liệu người lao động và khách hàng tại Việt Nam được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, đồng thời một số nhân sự của tập đoàn ở nước ngoài được phân quyền truy cập.
Công ty đã có chính sách bảo vệ dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng chưa xây dựng văn bản áp dụng riêng tại Việt Nam.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề pháp lý sau:
- Tính phù hợp của chính sách toàn cầu: Chính sách hiện có đã đáp ứng các yêu cầu pháp luật Việt Nam về xử lý dữ liệu cá nhân hay chưa?
- Vai trò của pháp nhân Việt Nam: Doanh nghiệp Việt Nam và công ty mẹ có trách nhiệm gì đối với từng hoạt động xử lý dữ liệu?
- Quyền truy cập dữ liệu xuyên biên giới: Việc công ty mẹ truy cập dữ liệu tại Việt Nam có làm phát sinh nghĩa vụ pháp lý liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới hay không?
- Bảo vệ dữ liệu người lao động: Chính sách đã phản ánh đầy đủ yêu cầu đối với dữ liệu tuyển dụng, quản lý nhân sự và dữ liệu thu thập bằng hệ thống công nghệ chưa?
- Ngôn ngữ và phương thức công bố: Chính sách bằng tiếng Anh của tập đoàn có cần bổ sung phiên bản tiếng Việt hoặc tài liệu chuyên biệt cho chủ thể dữ liệu tại Việt Nam hay không?
Giải pháp tư vấn của Luật Việt An: Rà soát chính sách bảo vệ dữ liệu của công ty mẹ, đối chiếu với quy định pháp luật Việt Nam và soạn thảo phiên bản chính sách áp dụng tại Việt Nam (Vietnam Local Data Protection Policy). Đồng thời, tư vấn những nội dung cần đồng bộ với chính sách nhân sự, quyền riêng tư và các văn bản liên quan.
Việc xây dựng chính sách riêng không thay thế nghĩa vụ đánh giá tác động xử lý dữ liệu hoặc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới khi doanh nghiệp thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Doanh nghiệp công nghệ, phần mềm và nền tảng trực tuyến
Doanh nghiệp cung cấp phần mềm, ứng dụng di động, nền tảng thương mại điện tử hoặc dịch vụ phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS-Software as a Service) thường xử lý dữ liệu người dùng thông qua nhiều hệ thống, công cụ phân tích và nhà cung cấp dịch vụ.
Chính sách cần được xây dựng phù hợp với luồng dữ liệu thực tế, bao gồm hoạt động đăng ký tài khoản, xác thực người dùng, sử dụng cookie và công nghệ theo dõi, phân tích hành vi, chăm sóc khách hàng và quản lý tài khoản.
Đặc biệt, thông tin công bố trong chính sách phải thống nhất với chức năng thực tế của website, ứng dụng và các bên thứ ba được tích hợp.
Nội dung quan trọng khi soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân
Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân cần được xây dựng dựa trên hoạt động thực tế của doanh nghiệp, bảo đảm phù hợp với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các quy định hướng dẫn. Tùy lĩnh vực kinh doanh, chính sách cần tập trung vào những nhóm nội dung sau:
Phạm vi, loại dữ liệu và mục đích xử lý
Xác định đối tượng áp dụng, loại dữ liệu cá nhân cơ bản, dữ liệu cá nhân nhạy cảm, mục đích thu thập và sử dụng dữ liệu. Đồng thời, doanh nghiệp cần phân biệt hoạt động xử lý dựa trên sự đồng ý của chủ thể dữ liệu với các trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý.
Thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cá nhân
Quy định phương thức thu thập, phạm vi sử dụng, thời hạn lưu trữ và điều kiện chia sẻ dữ liệu với đối tác, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các đơn vị trong cùng tập đoàn. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cần xem xét cơ chế truy cập và chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
Quyền của chủ thể dữ liệu và trách nhiệm của doanh nghiệp
Xây dựng cơ chế tiếp nhận, xác minh và giải quyết yêu cầu của chủ thể dữ liệu, đồng thời xác định trách nhiệm của các bộ phận nhân sự, pháp chế, công nghệ thông tin và quản lý trong việc thực hiện chính sách.
Biện pháp bảo vệ và xử lý sự cố dữ liệu cá nhân
Quy định nguyên tắc bảo mật, phân quyền truy cập, kiểm soát việc sử dụng dữ liệu và trách nhiệm báo cáo, phối hợp xử lý khi xảy ra sự cố. Các biện pháp được thể hiện trong chính sách phải phù hợp với khả năng quản trị và hệ thống công nghệ thực tế của doanh nghiệp.
Ban hành, công bố và cập nhật chính sách
Xác định thẩm quyền phê duyệt, phương thức phổ biến chính sách, thời điểm có hiệu lực và trách nhiệm rà soát, cập nhật khi thay đổi pháp luật, mục đích xử lý hoặc mô hình hoạt động.
Đối với doanh nghiệp có hoạt động tuyển dụng và quản lý lao động, chính sách còn cần xem xét các yêu cầu riêng tại Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, đặc biệt về việc xử lý hồ sơ ứng viên không được tuyển dụng, lưu trữ dữ liệu người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng và xử lý dữ liệu thu thập thông qua các biện pháp công nghệ quản lý lao động.
Mẫu cấu trúc chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp
Một bộ chính sách được soạn thảo riêng theo hoạt động của doanh nghiệp có thể gồm các điều khoản sau:
| Điều khoản | Nội dung |
| Điều 1 | Mục đích, phạm vi và đối tượng áp dụng |
| Điều 2 | Giải thích thuật ngữ và nguyên tắc xử lý dữ liệu |
| Điều 3 | Loại dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý |
| Điều 4 | Mục đích và căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu |
| Điều 5 | Phương thức thu thập và sử dụng dữ liệu |
| Điều 6 | Chia sẻ dữ liệu và bên tiếp nhận |
| Điều 7 | Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, nếu có |
| Điều 8 | Thời hạn lưu trữ, xóa và hủy dữ liệu |
| Điều 9 | Quyền của chủ thể dữ liệu |
| Điều 10 | Biện pháp bảo mật và phân quyền truy cập |
| Điều 11 | Trách nhiệm của các phòng ban và nhân sự |
| Điều 12 | Tiếp nhận yêu cầu, xử lý sự cố và khiếu nại |
| Điều 13 | Hiệu lực, sửa đổi và tổ chức thực hiện |
Đây là nội dung bố cục gợi ý tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Nội dung và mức độ chi tiết cần điều chỉnh theo loại chính sách, mô hình xử lý dữ liệu và đặc điểm hoạt động kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp FDI, chính sách có thể được soạn thảo bằng tiếng Việt và tiếng Anh để phục vụ cả việc áp dụng trong nước và quản trị nội bộ tập đoàn.
Phân biệt chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân với các tài liệu liên quan
| Tài liệu | Mục đích chính | Đặc điểm |
| Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân | Thiết lập nguyên tắc, quy định xử lý và bảo vệ dữ liệu | Văn bản quản trị hoặc công khai tùy mục đích |
| Chính sách quyền riêng tư | Cung cấp thông tin về cách doanh nghiệp xử lý dữ liệu người dùng | Thường công bố trên website, ứng dụng |
| Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân | Thực hiện nghĩa vụ thông báo về hoạt động xử lý | Hướng đến chủ thể dữ liệu |
| Văn bản đồng ý xử lý dữ liệu | Ghi nhận sự đồng ý hợp lệ khi pháp luật yêu cầu | Có thể thể hiện bằng phương thức hợp pháp phù hợp |
| Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) | Xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên xử lý dữ liệu | Văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng |
| Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu | Đánh giá hoạt động xử lý, rủi ro và biện pháp bảo vệ theo yêu cầu pháp luật | Hồ sơ có nội dung, biểu mẫu và cơ chế thực hiện riêng |
Lưu ý pháp lý: Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, việc xây dựng và công bố chính sách phải được xem xét trong tổng thể các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp. Chính sách bảo vệ dữ liệu, thông báo xử lý, văn bản đồng ý và hồ sơ đánh giá tác động có chức năng khác nhau. Việc ban hành một chính sách không mặc nhiên thay thế các tài liệu hoặc thủ tục khác khi pháp luật yêu cầu.
Những sai lầm khi sử dụng mẫu chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân có sẵn
Sao chép chính sách của doanh nghiệp khác
Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức, hệ thống công nghệ, mục đích và phương thức xử lý dữ liệu khác nhau. Việc sao chép chính sách từ doanh nghiệp khác có thể dẫn đến thông tin không chính xác hoặc cam kết vượt quá khả năng thực hiện.
Dịch nguyên mẫu chính sách quyền riêng tư của GDPR
Chính sách quyền riêng tư theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh châu Âu (GDPR) có thể là tài liệu tham khảo hữu ích nhưng không đương nhiên đáp ứng đầy đủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân Việt Nam và quy định chuyên ngành áp dụng.
Đối với công ty FDI, cần rà soát sự tương thích giữa chính sách toàn cầu và cơ chế áp dụng tại Việt Nam thay vì chỉ dịch thuật nội dung.
Không phân biệt chính sách nội bộ và chính sách công khai
Chính sách công khai thường phục vụ mục tiêu minh bạch với chủ thể dữ liệu. Trong khi đó, chính sách nội bộ có thể cần quy định sâu hơn về trách nhiệm, phân quyền, giám sát và quy trình vận hành.
Việc kết hợp hai mục đích trong một tài liệu không phù hợp có thể khiến chính sách quá phức tạp hoặc thiếu các quy định cần thiết.
Cam kết bảo mật tuyệt đối
Các tuyên bố như “doanh nghiệp bảo đảm dữ liệu không bao giờ bị tiết lộ” có thể tạo ra những cam kết thiếu thực tế.
Doanh nghiệp nên mô tả biện pháp bảo vệ và trách nhiệm thực hiện phù hợp thay vì đưa ra bảo đảm tuyệt đối.
Có chính sách nhưng không triển khai thực tế
Một chính sách dù được soạn thảo đầy đủ vẫn có thể không phát huy hiệu quả nếu nhân viên không được phổ biến, hệ thống không có phân quyền phù hợp hoặc doanh nghiệp không thiết lập cơ chế tiếp nhận yêu cầu.
Vì vậy, việc soạn thảo cần đi kèm hướng dẫn phê duyệt, công bố và áp dụng chính sách.
Dịch vụ soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Luật Việt An
Luật Việt An cung cấp dịch vụ xây dựng, rà soát, sửa đổi và hoàn thiện chính sách xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp theo pháp luật Việt Nam.
Soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân mới
Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp chưa có chính sách hoặc đang triển khai hoạt động kinh doanh, tuyển dụng, website, ứng dụng và các hệ thống xử lý dữ liệu mới.
Phạm vi công việc có thể bao gồm:
- Tiếp nhận thông tin về hoạt động xử lý dữ liệu;
- Xác định đối tượng và phạm vi chính sách;
- Rà soát loại dữ liệu, mục đích và phương thức xử lý;
- Xây dựng cấu trúc và điều khoản chính sách;
- Soạn thảo bản dự thảo;
- Tiếp nhận ý kiến và hoàn thiện nội dung;
- Hướng dẫn phê duyệt, ban hành và công bố chính sách.
Rà soát, cập nhật chính sách đang áp dụng
Đối với doanh nghiệp đã có chính sách bảo mật hoặc chính sách xử lý dữ liệu, Luật Việt An hỗ trợ kiểm tra mức độ phù hợp với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Dịch vụ tập trung vào nội dung văn bản, sự nhất quán với hoạt động xử lý thực tế và các điều khoản cần sửa đổi hoặc bổ sung.
Soạn thảo chính sách quyền riêng tư cho website và ứng dụng
Luật Việt An hỗ trợ xây dựng Chính sách quyền riêng tư (Privacy Policy) phù hợp với hoạt động thu thập dữ liệu trên website, ứng dụng và nền tảng trực tuyến.
Nội dung được điều chỉnh theo phương thức thu thập, công nghệ sử dụng, mục đích xử lý, đối tác được chia sẻ dữ liệu và cơ chế tương tác với người dùng.
Chính sách cần được đồng bộ với biểu mẫu đăng ký, thông báo xử lý dữ liệu và cơ chế lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
Soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu nhân sự
Dịch vụ tập trung vào việc xây dựng chính sách xử lý dữ liệu của ứng viên, người lao động và nhân sự quản lý.
Các nội dung quan trọng gồm việc thu thập hồ sơ tuyển dụng, quản lý hợp đồng, chấm công, bảng lương, bảo hiểm, camera, dữ liệu sinh trắc học và chia sẻ với nhà cung cấp dịch vụ nhân sự.
Soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp FDI
Đối với doanh nghiệp FDI, Luật Việt An có thể hỗ trợ:
- Rà soát chính sách toàn cầu của công ty mẹ;
- Soạn thảo chính sách áp dụng riêng tại Việt Nam;
- Điều chỉnh các điều khoản chưa tương thích với pháp luật Việt Nam;
- Xây dựng chính sách song ngữ Việt – Anh;
- Làm rõ trách nhiệm của pháp nhân Việt Nam và các bộ phận thực hiện;
- Tư vấn cơ chế công bố, áp dụng và cập nhật chính sách.
Hồ sơ và tài liệu doanh nghiệp cần cung cấp
Để thực hiện dịch vụ soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp nên chuẩn bị những tài liệu phù hợp với phạm vi công việc, chẳng hạn:
- Thông tin pháp lý và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp;
- Mô tả các hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ dữ liệu;
- Danh sách hệ thống website, ứng dụng, CRM, HRM hoặc phần mềm liên quan;
- Các mẫu biểu thu thập thông tin khách hàng, nhân viên và đối tác;
- Chính sách bảo mật, quyền riêng tư hoặc quy định nội bộ đang áp dụng;
- Danh sách nhóm nhà cung cấp và đối tác tiếp cận dữ liệu;
- Chính sách toàn cầu của tập đoàn, nếu có;
- Yêu cầu về ngôn ngữ, phạm vi áp dụng và phương thức công bố.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải cung cấp dữ liệu cá nhân thực tế của khách hàng hoặc người lao động để phục vụ việc soạn thảo. Có thể sử dụng tài liệu đã ẩn danh, mô tả dữ liệu hoặc biểu mẫu mẫu khi phù hợp.
Quy trình soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu và xác định phạm vi chính sách
Luật Việt An trao đổi với doanh nghiệp về loại chính sách cần xây dựng, đối tượng áp dụng, số lượng hệ thống và các hoạt động xử lý dữ liệu liên quan.
Bước 2. Rà soát tài liệu và nội dung xử lý dữ liệu thực tế
Luật sư kiểm tra các tài liệu hiện có, mục đích xử lý và những nhóm điều khoản cần thể hiện trong chính sách.
Bước 3. Xây dựng cấu trúc và soạn thảo dự thảo
Luật Việt An đề xuất cấu trúc văn bản, soạn thảo các điều khoản và điều chỉnh nội dung theo pháp luật, ngành nghề và mô hình hoạt động.
Bước 4. Lấy ý kiến và hoàn thiện chính sách
Dự thảo được chuyển cho doanh nghiệp rà soát. Luật sư tiếp nhận ý kiến từ bộ phận pháp chế, nhân sự, công nghệ hoặc quản lý và hoàn thiện bản chính sách trong phạm vi đã thỏa thuận.
Bước 5. Bàn giao và hướng dẫn triển khai
Luật Việt An bàn giao bản chính sách hoàn chỉnh, giải thích các điều khoản quan trọng và tư vấn cách thức phê duyệt, công bố, phổ biến hoặc cập nhật khi cần thiết.
Sản phẩm bàn giao khi sử dụng dịch vụ soạn thảo chính sách của Luật Việt An
Khác với việc sử dụng mẫu chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân có sẵn, dịch vụ của Luật Việt An hướng đến xây dựng văn bản được điều chỉnh theo lĩnh vực kinh doanh, loại dữ liệu, mục đích xử lý và cơ cấu quản trị của từng doanh nghiệp.
Tùy phạm vi dịch vụ, Luật Việt An có thể cung cấp các tài liệu sau:
| Sản phẩm bàn giao | Nội dung và giá trị sử dụng |
| Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ | Quy định nguyên tắc xử lý dữ liệu, trách nhiệm của các bộ phận, phân quyền truy cập, lưu trữ và bảo mật dữ liệu |
| Chính sách quyền riêng tư (Privacy Policy) | Công bố thông tin xử lý dữ liệu đối với khách hàng, người dùng website hoặc ứng dụng |
| Chính sách bảo vệ dữ liệu người lao động | Quy định việc quản lý dữ liệu tuyển dụng, hợp đồng lao động, tiền lương, chấm công và hồ sơ nhân sự |
| Chính sách áp dụng riêng tại Việt Nam cho doanh nghiệp FDI | Điều chỉnh chính sách toàn cầu của tập đoàn để phù hợp với pháp luật và hoạt động thực tế tại Việt Nam |
| Bản chính sách song ngữ Việt – Anh | Phục vụ hoạt động quản trị của doanh nghiệp FDI và trao đổi với công ty mẹ, nhà đầu tư hoặc đối tác |
| Bảng rà soát và đề xuất chỉnh sửa | Xác định các điều khoản chưa phù hợp, cần bổ sung hoặc cần điều chỉnh trong chính sách hiện có |
| Hướng dẫn ban hành và triển khai | Tư vấn phê duyệt, phổ biến, công bố và cập nhật chính sách trong doanh nghiệp |
Doanh nghiệp có thể lựa chọn soạn thảo một chính sách độc lập hoặc xây dựng bộ chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với nhiều nhóm đối tượng. Phạm vi công việc, số lượng văn bản, ngôn ngữ và các tài liệu bổ trợ được xác định cụ thể trong hợp đồng dịch vụ pháp lý.
Giá trị của dịch vụ không chỉ nằm ở văn bản được soạn thảo mà còn ở tính phù hợp pháp luật, khả năng triển khai thực tế và sự thống nhất giữa chính sách với hoạt động xử lý dữ liệu của doanh nghiệp.
Chi phí soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân
Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào đặc điểm và mức độ phức tạp của chính sách cần xây dựng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến báo phí gồm:
- Soạn thảo chính sách mới hay rà soát văn bản có sẵn;
- Chính sách nội bộ hay chính sách công khai;
- Số lượng nhóm chủ thể dữ liệu;
- Loại dữ liệu cá nhân được xử lý;
- Số lượng hệ thống, phòng ban hoặc pháp nhân liên quan;
- Có hoạt động chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba hoặc chuyển dữ liệu ra nước ngoài hay không;
- Yêu cầu soạn thảo song ngữ;
- Số lượng phiên bản chính sách và phạm vi hỗ trợ triển khai.
Đối với doanh nghiệp FDI, công ty công nghệ hoặc tập đoàn có nhiều đơn vị, việc xây dựng chính sách có thể được thực hiện theo từng giai đoạn để phù hợp kế hoạch tuân thủ và ngân sách.
Luật Việt An tiếp nhận thông tin và cung cấp báo giá dịch vụ theo phạm vi công việc cụ thể của từng khách hàng.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ soạn thảo của Luật Việt An?
Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân là tài liệu có tính chất pháp lý và quản trị, đòi hỏi sự kết hợp giữa hiểu biết pháp luật và thực tế vận hành doanh nghiệp.
Luật Việt An tiếp cận dịch vụ soạn thảo theo hướng:
- Phù hợp pháp luật Việt Nam: Xây dựng nội dung trên cơ sở các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân đang có hiệu lực.
- Phù hợp mô hình doanh nghiệp: Điều chỉnh điều khoản theo ngành nghề, hoạt động và hệ thống xử lý dữ liệu.
- Rõ ràng về trách nhiệm: Phân biệt nghĩa vụ của doanh nghiệp, nhân viên và các bên có liên quan.
- Hạn chế cam kết bất lợi: Rà soát các điều khoản quá rộng, thiếu khả thi hoặc chưa có căn cứ pháp lý.
- Thuận tiện triển khai: Hướng dẫn doanh nghiệp ban hành, công bố và áp dụng chính sách trong thực tế.
- Hỗ trợ doanh nghiệp FDI: Rà soát chính sách nước ngoài và xây dựng tài liệu phù hợp với hoạt động tại Việt Nam.
Mục tiêu của dịch vụ không chỉ là hoàn thiện một văn bản chính sách mà còn giúp doanh nghiệp thiết lập quy tắc xử lý dữ liệu rõ ràng, khả thi và phù hợp với nghĩa vụ pháp lý.
Căn cứ pháp lý về soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân
Các văn bản pháp luật cần lưu ý bao gồm:
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026;
- Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Bộ luật Dân sự năm 2015 và các quy định bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân;
- Pháp luật về an ninh mạng, an toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử trong phạm vi áp dụng;
- Các quy định chuyên ngành liên quan đến dữ liệu người lao động, khách hàng, người tiêu dùng và những hoạt động xử lý đặc thù.
Doanh nghiệp đã xây dựng chính sách theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP cần rà soát, cập nhật để phù hợp với khuôn khổ pháp luật áp dụng từ năm 2026.
Câu hỏi thường gặp về soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không?
Không nên hiểu rằng mọi doanh nghiệp đều bắt buộc lập một văn bản độc lập có tên “Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân” với cùng một biểu mẫu. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đáp ứng các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng đối với hoạt động thực tế. Chính sách là công cụ quan trọng để tổ chức thực hiện và quản lý các nghĩa vụ đó.
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân có cần đăng ký với Bộ Công an không?
Không có thủ tục đăng ký chung áp dụng cho mọi văn bản chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần phân biệt việc ban hành chính sách với nghĩa vụ lập, gửi hoặc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động và các nghĩa vụ khác khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Có thể sử dụng mẫu chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân có sẵn không?
Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu chính sách nhưng cần điều chỉnh theo ngành nghề, loại dữ liệu, mục đích xử lý và mô hình hoạt động thực tế. Việc sao chép nguyên mẫu có thể dẫn đến thiếu nội dung bắt buộc hoặc không phù hợp với pháp luật Việt Nam.
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân có thay thế Chính sách quyền riêng tư (Privacy Policy) và văn bản đồng ý không?
Không đương nhiên. Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, chính sách quyền riêng tư (Privacy Policy) và văn bản đồng ý xử lý dữ liệu có chức năng khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định tài liệu và cơ chế áp dụng phù hợp với từng hoạt động xử lý dữ liệu.
Doanh nghiệp FDI có được sử dụng chính sách theo GDPR của công ty mẹ không?
Có thể sử dụng chính sách của công ty mẹ làm cơ sở tham khảo, nhưng cần rà soát và điều chỉnh theo pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp FDI nên xem xét xây dựng chính sách áp dụng riêng tại Việt Nam, đặc biệt khi xử lý dữ liệu người lao động, khách hàng hoặc chia sẻ dữ liệu với các đơn vị ở nước ngoài.
Luật Việt An cung cấp những dịch vụ soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nào?
Luật Việt An cung cấp dịch vụ soạn thảo, rà soát và cập nhật chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ, chính sách quyền riêng tư cho website, chính sách xử lý dữ liệu người lao động và chính sách áp dụng cho doanh nghiệp FDI. Dịch vụ có thể thực hiện bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ theo yêu cầu của khách hàng.
Kết luận
Soạn thảo chính sách xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp không chỉ là việc xây dựng một văn bản bảo mật thông tin mà còn là quá trình xác định nguyên tắc, phạm vi và trách nhiệm xử lý dữ liệu trong hoạt động kinh doanh. Chính sách cần phản ánh đúng các loại dữ liệu được xử lý, mục đích sử dụng, cơ chế bảo vệ và quyền của chủ thể dữ liệu theo pháp luật Việt Nam.
Luật Việt An cung cấp dịch vụ soạn thảo, rà soát và cập nhật chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp Việt Nam, công ty FDI và tập đoàn đa quốc gia. Quý khách hàng có nhu cầu xây dựng chính sách quyền riêng tư, chính sách xử lý dữ liệu nhân sự hoặc hệ thống văn bản bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể liên hệ Luật Việt An để được tư vấn và báo phí phù hợp.
Người biên soạn: Đỗ Quỳnh Trang – Người tập sự hành nghề luật sư
Luật sư phụ trách chuyên môn và kiểm duyệt nội dung: Luật sư Trung Thị Liệu
Cập nhật pháp lý: 30/10/2026
Hotline | Zalo | WhatsApp: (+84) 961 571 818
Email: info@vietanlaw.com
Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, Tòa nhà Hoàng Ngân Plaza, số 125 Hoàng Ngân, phường Yên Hòa, TP. Hà Nội.
Văn phòng TP. Hồ Chí Minh: Phòng 2.26–2.27, Tòa nhà Charmington La Pointe, số 181 Cao Thắng, phường Hòa Hưng, TP. Hồ Chí Minh.
