Hướng dẫn thủ tục tạm ứng và hoàn ứng

Rất nhiều kế toán viên vẫn còn lúng túng về thủ tục, hồ sơ tạm ứng, hoàn ứng trong các công việc thường ngày của mình. Để làm rõ vấn đề này, Đại lý Thuế Việt An chia sẻ bài viết về hướng dẫn thủ tục, hồ sơ thanh toán tạm ứng, hoàn ứng như sau:

Thế nào là tạm ứng và hoàn ứng

Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.

Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

Khoản hoàn ứng: Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).

Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

Thủ tục và chứng từ tạm ứng

Tạm ứng đi công tác phí

Hồ sơ tạm ứng ban đầu

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày,

• Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
• Sau khi được duyệt, Phòng TC–KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

Tạm ứng cho  nhân viên mua hàng hoá vật tư

Thủ tục ban đầu

• Đề nghị mua hàng hoá , vật tư ghi rõ mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp có thẩm quyền
• Hợp đồng hoặc Báo giá

Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước và tổng cục thuế.

• Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác.
• Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trên đây là bài viết hướng dẫn các thủ tục tạm ứng và hoàn ứng trong doanh nghiệp. Công ty Đại lý thuế Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp, chính xác. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ theo Hotline: 0988.856.708 để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.