Mẫu hồ sơ thông báo khuyến mại

Các hoạt động khuyến mại nhằm xúc tiến thương mại luôn được các thương nhân tích cực thực hiện, trong đó đặc biệt là hình thức khuyến mại. Thông báo khuyến mại là một thủ tục pháp lý cần thiết khi thương nhân thực hiện phương thức xúc tiến thương mại này. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp những thông tin về mẫu hồ sơ thông báo khuyến mại.

Các trường hợp phải thông báo khuyến mại

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, thương nhân phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại khi thực hiện các hình thức:

• Tổ chức cho khách hàng tham gia vào chương trình nhằm mục đích khuyến mại
• Đưa hàng mẫu, cung ứng các dịch vụ mẫu cho khách hàng dùng thử
• Tặng hàng hoá và cung ứng dịch vụ cho khách hàng không thu tiền
• Khuyến mại bằng hình thức giảm giá cho khách hàng
• Bán hàng và cung ứng dịch vụ kèm theo phiếu mua hàng hoặc phiếu sử dụng dịch vụ
• Bán hàng và cung ứng dịch vụ kèm với phiếu dự thi cho khách hàng để chọn ra người được trao thưởng

Lưu ý các trường hợp không phải thực hiện thông báo khuyến mại

Theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, thương nhân không cần phải thông báo hoạt động khuyến mại khi:

• Thực hiện một trong các chương trình khuyến mại trên nhưng tổng giá trị của giải thưởng hoặc quà tặng trong chương trình dưới 100 triệu đồng;
• Chỉ thực hiện việc bán hàng hoá và khuyến mại cho khách hàng thông qua các sàn giao dịch thương mại điện tử hoặc website trực tuyến.

Thành phần hồ sơ thông báo khuyến mại

Căn cứ khoản 4, khoản 5 Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP hồ sơ thông báo khuyến mại sẽ bao gồm các tài liệu:

• Thông báo thực hiện khuyến mại;
• Danh mục hàng hóa/dịch vụ khuyến mại;
• Danh mục hàng hóa/dịch vụ dùng để khuyến mại;
• Danh sách thương nhân cùng thực hiện chương trình;
• Giấy tờ chứng minh địa điểm thực hiện chương trình và những tài liệu có liên quan khác (nếu có).
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục.

Danh mục hàng hóa/dịch vụ khuyến mại

Theo Điều 93 Luật Thương mại 2005, hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại là hàng hóa, dịch vụ được thương nhân sử dụng các hình thức khuyến mại để xúc tiến việc bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ đó.

Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại phải là hàng hóa, dịch vụ được kinh doanh hợp pháp. Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại được quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 81/2018/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định số 17/2022/NĐ-CP không bao gồm:

Danh mục hàng hóa/dịch vụ dùng để khuyến mại

Về khái niệm

Theo quy định tại Điều 94 của Luật Thương mại năm 2005 hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại là những mặt hàng hoặc dịch vụ mà thương nhân sử dụng để tặng, thưởng hoặc cung ứng miễn phí cho khách hàng, không thu tiền.

Về nguồn gốc xuất xứ

Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại có thể là các sản phẩm hoặc dịch vụ mà chính thương nhân đang kinh doanh hoặc các mặt hàng, dịch vụ khác mà được phép dùng để khuyến mại.

Về điều kiện                                          

Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại phải là những mặt hàng hoặc dịch vụ được kinh doanh hợp pháp. Quy định này cũng đảm bảo rằng việc khuyến mại không vi phạm quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.

Về hạn mức tối đa

Chính phủ quy định hạn mức tối đa về giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại như sau: Thương nhân thực hiện khuyến mại không được vượt quá 50% giá trị của đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ được khuyến mại trước thời gian khuyến mại. Ngoài ra, tổng giá trị của hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại trong một chương trình khuyến mại cũng không được vượt quá 50% tổng giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được khuyến mại.

Mẫu hồ sơ thông báo khuyến mại

Mẫu hồ sơ thông báo thực hiện khuyến mại theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 81/2018/NĐ-CP  sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 21 Nghị định số 17/2022/NĐ-CP (bản chính). Theo đó, thương nhân bổ sung các thông tin cần thiết trên cơ sở mẫu hồ sơ được quy định.

Nội dung chính

Căn cứ khoản 5 Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ thông báo khuyến mại sẽ có những nội dung chính như:

• Tên thương nhân thực hiện thông báo
• Tên chương trình, địa bàn thực hiện, thời gian
• Hình thức khuyến mại; nội dung chi tiết chương trình
• Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại; hàng hóa, dịch vụ dùng KM
• Khách hàng của chương trình
• Cơ cấu và tổng giá trị giải thưởng
• Trường hợp nhiều thương nhân cùng phối hợp thực hiện thì phải nêu rõ tên thương nhân, nội dung tham gia cụ thể và trách nhiệm cụ thể

Sự khác nhau giữa hai thủ tục thông báo và đăng ký khuyến mại

Trường hợp thực hiện

• Thông báo khuyến mại: Các hình thức tại Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP
• Đăng ký khuyến mại: Thực hiện các chương trình khuyến mại mang tính may rủi và các hình thức khuyến mại khác được cơ quan quản lý về thương mại chấp thuận như hình thức quy định tại Điều 15 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP.

Thời điểm thực hiện

• Thông báo khuyến mại: Tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại, hồ sơ phải gửi đến cơ quan có thẩm quyền.
• Đăng ký khuyến mại: Thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động khuyến mại và phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi thực hiện  khuyến mại.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

• Thông báo khuyến mại: Tất cả Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại.
• Đăng ký khuyến mại: Sở Công Thương (khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương)/ Bộ Công Thương (khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn từ 2 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên và theo các hình thức khác).

Cách thức nộp hồ sơ

Thông báo khuyến mại:

• Nộp qua đường bưu điện đến các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại;
• Nộp trực tiếp tại trụ sở các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại;
• Nộp qua thư điện tử kèm chữ ký điện tử hoặc kèm bản scan Thông báo thực hiện khuyến mại có chữ ký và đóng dấu của thương nhân đến địa chỉ thư điện tử đã được công bố;
• Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Đăng ký khuyến mại:

• Nộp qua đường bưu điện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
• Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cung cấp.

Kết quả thủ tục

• Thông báo khuyến mại: Thông tin về chương trình khuyến mại mà thương nhân đã thông báo phải được cơ quan quản lý nhà nước công khai bằng các hình thức phù hợp và không sớm hơn thời gian bắt đầu của chương trình khuyến mại.
• Đăng ký khuyến mại: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan quản lý nhà nước về thương mại có thẩm quyền xem xét, trả lời xác nhận hoặc không xác nhận việc đăng ký của thương nhân.

Một số câu hỏi liên quan đến thông báo khuyến mại

Nếu không thông báo khuyến mại sẽ bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 33 Nghị định số 98/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm d khoản 24 Điều 3 Nghị định số 17/2022/NĐ-CP nếu thực hiện việc khuyến mại với tổng giá trị trên 100 triệu đồng thì mức phạt đối với hành vi không thông báo, thông báo sửa đổi (gọi chung là thông báo) hoặc không đăng ký, đăng ký sửa đổi (gọi chung là đăng ký) với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định khi thực hiện khuyến mại hoặc thông báo, đăng ký không đúng với thực tế thì có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Đối với tổ chức thì mức phạt trên được áp dụng gấp 02 lần.

Sau khi chuẩn bị hồ sơ thông báo khuyến mại, thương nhân phải gửi hồ sơ đến cơ quan, tổ chức nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP thương nhân phải thực hiện thủ tục hành chính thông báo hoạt động khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định (nộp trực tiếp, qua đường bưu điện, trang tin thông tin điện tử hoặc các hình thức khác có tác dụng tương đương).

Hồ sơ thông báo phải được gửi đến Sở Công Thương tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại.

Nếu có nhu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung thông báo khuyến mại, thương nhân phải làm gì?

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, khi có nhu cầu sử đổi, bổ sung nội dung thông báo khuyến mại, thương nhân cần thực hiện:

• Trường hợp đã thực hiện thông báo đến Sở Công Thương, thương nhân phải thực hiện thủ tục hành chính thông báo sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình khuyến mại trước khi tiến hành sửa đổi và thực hiện trên thực tế.
• Hồ sơ thông báo sửa đổi gửi đến Sở Công Thương nơi đã thông báo thực hiện khuyến mại bao gồm 01 văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình khuyến mại thực hiện theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Việc sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình khuyến mại phải đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi của các khách hàng đã tham gia chương trình trước khi chương trình được sửa đổi, bổ sung nội dung.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về mẫu hồ sơ thông báo khuyến mại. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu tư vấn về thông báo khuyến mại, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!