Quy định về mã định danh điện tử của doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn thế giới, việc định danh điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính xác thực, an toàn và hiệu quả trong các giao dịch trực tuyến. Quy định về mã định danh điện tử của doanh nghiệp là một bước tiến quan trọng nhằm thúc đẩy môi trường kinh doanh số minh bạch, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân. Sau đây, Luật Việt An sẽ cập nhật các quy định về mã định danh điện tử của doanh nghiệp. 

Mã định danh điện tử của doanh nghiệp là gì?

Căn cứ theo Điều 5 Quyết định 20/2020/QĐ-TTg có quy định như sau:

“Mã định danh điện tử của doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh

Mã định danh điện tử của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh là chuỗi ký tự biểu diễn tương ứng mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã, mã số hộ kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành về mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã và mã số hộ kinh doanh.”

Như vậy, mã định danh điện tử của doanh nghiệp được hiểu là một chuỗi ký tự (gồm chữ cái, số hoặc ký hiệu) được cấp cho doanh nghiệp nhằm mục đích định danh duy nhất trên môi trường điện tử. 

Khoản 3 Điều 3 Nghị định 69/2024/NĐ-CP cũng quy định: “Định danh điện tử là hoạt động đăng ký, đối soát, tạo lập và gắn danh tính điện tử với chủ thể danh tính điện tử.” Theo đó, tài khoản định danh điện tử được sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ hành chính công trên môi trường điện tử và các hoạt động khác theo nhu cầu của chủ thể danh tính điện tử. Theo Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, danh tính điện tử giống như một “Căn cước công dân” của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin cơ bản của doanh nghiệp: 

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
• Mã số doanh nghiệp
• Mã số thuế
• Số định danh
• Địa chỉ trụ sở chính
• Thời gian thành lập doanh nghiệp

Lợi ích của sử dụng mã định danh điện tử của doanh nghiệp

• Việc định danh điện tử giúp tiết kiệm chi phí với những việc liên quan đến thủ tục hành chính của doanh nghiệp, giảm bớt các giấy tờ, chi phí và thời gian đối với các thủ tục khi những thông tin của doanh nghiệp đã được “tích hợp” trong một tài khoản định danh riêng. 
• Khi có tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp sẽ được sử dụng các dịch vụ điện tử, nắm bắt các thông tin liên quan một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, ngoài ra, việc này còn làm cải thiện hình ảnh, thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
• Không chỉ vậy, doanh nghiệp khi thực hiện định danh điện tử đã góp phần hỗ trợ quá trình quản lý của các cơ quan có thẩm quyền trở nên dễ dàng, Nhà nước có thể theo dõi, giám sát hoạt động doanh nghiệp chặt chẽ hơn, tạo ra sự minh bạch trong hoạt động, giảm thiểu tình trạng tham nhũng và có những chính sách về thuế phù cho cho các doanh nghiệp.

Sử dụng tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp từ 1/7/2025

Theo quy định tại khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định:

“Tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025”. 

Theo quy định trên thì tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cá nhân được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2024.

Theo đó, từ ngày 01 tháng 07 năm 2025, những tài khoản mà doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp sẽ không được sử dụng nữa và sẽ bắt đầu sử dụng tài khoản định danh điện tử trên VNeID để truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính các cấp để giải quyết các thủ tục hành chính theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp phải thực hiện định danh điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 nếu không doanh nghiệp sẽ khó có thể kết nối được với các thông tin dữ liệu và gây khó khăn, cản trở trong việc thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp.

Thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp

Trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với cơ quan, tổ chức được quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP như sau: 

Doanh nghiệp gửi đề nghị cấp tài khoản định danh cá nhân 

Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia, cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức (nếu có).

Trường hợp nộp trực tiếp, người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước nơi thuận tiện.

Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử tiếp nhận và xử lý

• Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử tiến hành kiểm tra, xác thực thông tin về cơ quan, tổ chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
• Trường hợp thông tin về cơ quan, tổ chức chưa có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác thì thực hiện xác minh thông tin về cơ quan, tổ chức.
• Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục qua Ứng dụng định danh quốc gia hoặc số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử.
• Trường hợp không đủ điều kiện cấp tài khoản định danh điện tử thì cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký.

Thời hạn giải quyết cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp

Căn cứ theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định thời hạn giải quyết cấp tài khoản định danh điện tử như sau:

• Trường hợp thông tin cần xác thực của doanh nghiệp đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành: thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.
• Trường hợp thông tin cần xác minh của doanh nghiệp không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành: thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.

Hướng dẫn đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp online trên VNeID

Để đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp trên VNeID, cần thực hiện theo các bước sau đây: 

• Bước 1: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền thực hiện đăng nhập tài khoản định danh điện tử mức 2 trên ứng dụng VNeID => Chọn Định danh tổ chức.
• Bước 2: Tại màn hình Đổi tài khoản => Chọn Đăng ký định danh tổ chức
• Bước 3: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.
• Bước 4: Chọn loại đăng ký định danh tổ chức.
• Bước 5: Nhập thông tin tổ chức.
• Bước 6: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.
• Bước 7: Tạo yêu cầu đăng ký thành công, xem lại yêu cầu.

Trên đây là quy định về mã định danh điện tử của doanh nghiệp. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục pháp lý của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!