Các lưu ý khi quyết toán thuế của công ty

Quyết toán thuế là một trong những hoạt động quan trọng và bắt buộc đối với doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đó không chỉ là bước tổng hợp, đối chiếu các nghĩa vụ thuế đã thực hiện trong năm mà còn là cơ sở để cơ quan thuế đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình quyết toán thường tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc thiếu chứng từ, sai sót trong kê khai đến xác định chưa đúng chi phí được trừ. Chính vì vậy, việc nắm rõ các lưu ý cần thiết khi quyết toán thuế sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm không đáng có, hạn chế bị truy thu thuế, xử phạt và đồng thời xây dựng hình ảnh doanh nghiệp minh bạch, chuyên nghiệp. Đại lý thuế Việt An sẽ tổng hợp những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật.

Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là quá trình doanh nghiệp tổng hợp, rà soát và kê khai toàn bộ nghĩa vụ thuế đã phát sinh trong một kỳ kế toán, thường là năm tài chính, nhằm báo cáo cho cơ quan thuế theo quy định pháp luật. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp xác định số thuế đã nộp, số còn phải nộp hoặc được hoàn lại, đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của các khoản kê khai thuế. Các loại thuế phổ biến thường phải thực hiện quyết toán gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhận va một số khoản thuế khác nếu có phát sinh. Việc quyết toán thuế không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với Nhà nước, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính, mà còn góp phần thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản lý tài chính của đơn vị.

Đối tượng cần thực hiện quyết toán thuế

Đối tượng cần thực hiện quyết toán thuế là những cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Doanh nghiệp, tổ chức sản xuất – kinh doanh: Tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động hoặc đã ngừng hoạt động nhưng vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế đều phải thực hiện quyết toán thuế theo quy định. Bao gồm các loại hình như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, chi nhánh, văn phòng đại diện,… Các doanh nghiệp này cần thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân nếu có trả lương cho người lao động, và các loại thuế khác theo yêu cầu cụ thể từ cơ quan thuế.
• Tổ chức không có hoạt động kinh doanh nhưng có phát sinh thu nhập chịu thuế: Một số tổ chức không hoạt động vì mục đích kinh doanh, chẳng hạn như quỹ xã hội, quỹ từ thiện hoặc các tổ chức phi lợi nhuận, vẫn có thể phát sinh các khoản thu nhập khác ngoài phạm vi mục tiêu phi lợi nhuận. Trong trường hợp đó, phần thu nhập chịu thuế sẽ phải được thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công: Các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công cũng thuộc diện phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Cụ thể, những người có thu nhập tại nhiều nơi trong cùng một năm, hoặc không đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập, cần tự quyết toán với cơ quan thuế. Ngoài ra, những cá nhân có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp thực tế và muốn được hoàn lại tiền thuế cũng phải làm hồ sơ quyết toán thuế.
• Tổ chức chi trả thu nhập cho người lao động: Tất cả các tổ chức, doanh nghiệp có phát sinh trả thu nhập cho người lao động đều phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động (trong trường hợp được ủy quyền). Việc quyết toán này áp dụng kể cả khi đơn vị không phát sinh số thuế phải nộp, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định và báo cáo rõ ràng với cơ quan thuế.

Những lưu ý khi quyết toán thuế

Lưu ý về thuế GTGT của doanh nghiệp

Thuế GTGT là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà mọi kế toán doanh nghiệp thương mại cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện quyết toán thuế. Để đảm bảo công tác quyết toán được tiến hành nhanh chóng, chính xác và hạn chế tối đa sai sót, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ chứng từ, sổ sách liên quan đến thuế GTGT của doanh nghiệp.

Theo định kỳ, kế toán cần rà soát xem các tờ khai thuế đã được nộp đúng hạn hay chưa. Việc lập một bảng excel riêng liệt kê tất cả các tờ khai sẽ giúp dễ dàng theo dõi, tra cứu thông tin khi cần thiết. Bên cạnh đó, hàng tháng kế toán cần đối chiếu các tờ khai thuế với hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra để đảm bảo kê khai đầy đủ, chính xác; đồng thời phát hiện kịp thời các trường hợp hóa đơn bị mất hoặc thất lạc, từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

Việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tình hình hóa đơn của doanh nghiệp, giúp kế toán chủ động ứng phó với các rủi ro phát sinh, bảo vệ doanh nghiệp khỏi những sai sót đáng tiếc trong công tác thuế.

Ngoài ra, để thông tin hóa đơn minh bạch, rõ ràng và hạn chế sai sót khi lập sổ sách, hàng tháng kế toán cần lưu ý thực hiện các công việc sau:

• Xuất tờ khai thuế định kỳ, bao gồm cả hóa đơn đầu vào và đầu ra, ra file excel để tiện theo dõi
• Lọc các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để kiểm tra hình thức thanh toán. Nếu chưa thanh toán trước ngày 31/12, cần có hợp đồng trả chậm kèm theo
• Rà soát toàn bộ ủy nhiệm chi. Trong trường hợp hóa đơn bị mất hoặc thất lạc, cần liên hệ ngân hàng để xin công văn trích lục bản sao
• Sắp xếp và sao lưu các ủy nhiệm chi, sau đó đính kèm cùng những hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng
• Phân loại các hóa đơn kê khai bị lỗi, photo và lập bảng kê riêng. Với hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ còn bản photo, cần kèm theo công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế hoặc thông báo mất HTKK đã nộp
• Lập danh sách các hóa đơn đã hủy và báo cáo sử dụng hóa đơn tại chỉ tiêu số 15 trên tờ khai. Với hóa đơn đầu ra bị hủy, cần photo kèm biên bản hủy để lưu trữ riêng.

Thông thường, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bảng tổng hợp báo cáo thuế từ tháng 1 đến tháng 12 trong năm tài chính. Do đó, kế toán cần chủ động chuẩn bị sẵn file excel này để sẵn sàng nộp khi có yêu cầu.

Kiểm tra hợp đồng mua vào – bán ra của doanh nghiệp

Việc kiểm tra định kỳ các hợp đồng mua vào, bán ra của doanh nghiệp là một công việc thiết yếu, giúp việc quyết toán thuế sau này trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Kế toán không chỉ cần lập bảng Excel để tổng hợp toàn bộ các hợp đồng kinh tế mua bán, mà còn phải kiểm tra tình trạng của các hợp đồng đã thanh lý, đảm bảo không có hợp đồng nào còn dang dở. Đồng thời, việc xác minh giá trị hợp đồng, cũng như các thông tin về ngày bắt đầu và kết thúc thanh lý, cần được thực hiện kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

Đối chiếu doanh thu, hóa đơn

Để đối chiếu doanh thu, kế toán cần kiểm tra tài khoản 511 để xác định các phát sính và đánh giá kết quả kinh doanh, đồng thời xem xét lại bảng kê P01-1/GTGT về hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa, dịch vụ bán ra.

Trong trường hợp ngày trên phiếu xuất kho và ngày xuất hóa đơn không trùng nhau, kế toán cần điều chỉnh sao cho ngày xuất hóa đơn và phiếu xuất kho khớp với nhau.

Lưu ý rằng các hóa đơn đã hủy cần được kê khai chính xác vào mục 15 trên báo cáo sử dụng hóa đơn. Ngoài ra, kế toán nên lập bảng kê riêng để ghi nhận toàn bộ các hóa đơn đã bị xóa bỏ.

Lưu ý về giá vốn hàng bán

Đối với giá vốn hàng bán, kế toán cần đặc biệt lưu ý kiểm tra một số yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và quyết toán thuế. Cụ thể, cần rà soát xem hàng hóa bán ra đã được xuất hóa đơn đúng thời điểm hay chưa, mặt hàng bán ra có còn tồn kho không, và việc giao hàng có đúng với ngày xuất kho trên chứng từ hay không.

Trong trường hợp hàng hóa vẫn còn tồn kho, kế toán phải áp dụng phương pháp tính giá tồn kho phù hợp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành, nhằm đảm bảo minh bạch và nhất quán trong việc ghi nhận giá vốn.

Lưu ý về hàng tồn kho của doanh nghiệp

Cuối cùng, để việc quyết toán thuế doanh nghiệp thương mại được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kế toán doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý tới vấn đề hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho trong sổ sách phải đảm bảo khớp với thực tế. Trường hợp khoogn khớp thì phải truy thu thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp theo phương pháp ấn định, dựa trên việc kiểm tra:

• Tình trạng âm kho thực tế
• Các phiếu nhập xuất, thẻ kho, bảng tổng hợp nhập xuất tồn chi tiết các mặt hàng

Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng nên lập một danh sách bảng tổng hợp những mặt hàng bán thấp hơn giá vốn và lập phương án giải trình cho phù hợp, nếu không có căn cứ văn bản pháp luật nào để trình phù hợp sẽ bị ấn định thuế.

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến các lưu ý khi quyết toán thuế của công ty, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.