Các trường hợp phải làm lại con dấu khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải thực hiện những thay đổi liên quan đến nội dung đăng ký kinh doanh như tên doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, trụ sở chính, mã số thuế,… Những thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến giấy tờ pháp lý mà còn liên quan trực tiếp đến tính hiệu lực và giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp – một công cụ quan trọng trong việc xác lập và chứng minh giao dịch. Tuy pháp luật hiện hành không còn yêu cầu doanh nghiệp thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp vẫn buộc phải làm lại con dấu để bảo đảm tính hợp lệ khi sử dụng. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ phân tích cụ thể các trường hợp phải làm lại con dấu khi thay đổi đăng ký kinh doanh, nhằm hỗ trợ Quý khách hàng hàng nắm bắt và thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý, tránh những rủi ro không đáng có trong hoạt động kinh doanh.

Quy định pháp luật về con dấu công ty

Giá trị pháp lý của con dấu

Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu pháp lý của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó.

Khắc con dấu

Theo quy định tại khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được chủ động trong việc quyết định con dấu và quản lý dấu, cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Nội dung trên con dấu

Như trên đã đề cập, doanh nghiệp sẽ được tự quyết định nội dung trên con dấu của doanh nghiệp mình. Xét trên góc độ thực tiễn, hầu hết mẫu con dấu của các doanh nghiệp được làm theo mẫu trước đây, nội dung bao gồm:

• Nội dung bắt buộc:
  • Tên doanh nghiệp;
  • Mã số doanh nghiệp.
• Nội dung tuỳ chọn:
  • Địa chỉ trụ sở chính;
  • Logo doanh nghiệp

Những trường hợp khắc lại con dấu doanh nghiệp khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Như trên đã phân tích, hiện nay, con dấu sẽ do tự doanh nghiệp quyết định và quản lý. Do đó, việc khắc lại con dấu sẽ do doanh nghiệp tự quyết định. Thông thường, khi thay đổi đăng ký kinh doanh trong các trường hợp sau đây, doanh nghiệp sẽ khắc lại con dấu:

• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty. Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.
• Thay đổi tên công ty;
• Cập nhật Mã số thuế thay thế số chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Nhưng trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp để đồng bộ các thông tin của doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong những trường hợp sau đây, doanh nghiệp cũng sẽ khắc lại con dấu mới:

• Mất con dấu;
• Con dấu bị hư hỏng;
• Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi số lượng con dấu;
• Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu do chất liệu làm con dấu.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu bất cứ khi nào

Thủ tục thay đổi con dấu công ty

Hiện nay, để thay đổi con dấu công ty, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện các thủ tục đăng ký, thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh như trước đây, thay vào đó, doanh nghiệp có thể tự khắc con dấu mới hoặc thuê dịch vụ khắc dấu. Thời gian khắc con dấu thường là 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ sở khắc dấu tiếp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trước đây, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005, doanh nghiệp phải khắc dấu và đăng ký mẫu dấu tại Bộ Công an. Giai đoạn tiếp theo, tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này đã chính thức được bãi bỏ tại Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, như phân tích tại phần trên, doanh nghiệp hiện nay có thể tự quyết định và quản lý số lượng, hình thức con dấu của doanh nghiệp mình, trừ quy định đối với con dấu của Văn phòng đại diện/ chi nhánh thương nhân nước ngoài được điều chỉnh theo nghị định riêng.

Như vậy, dù có đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp đều không cần phải làm thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Do đó, không có cơ quan nhà nước nào quản lý về mấu dấu nên doanh nghiệp không thể xin xác nhận mẫu dấu cũ.

Các vấn đề cần lưu ý sau khi khắc con dấu mới

Khi thay đổi mẫu dấu mới cho công ty, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Không cần phải thông báo việc sử dụng mẫu dấu mới lên Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới nếu như đối tác, khách hàng khi có yêu cầu.
• Thông tin đến các khách hàng về việc thay đổi mẫu con dấu để hạn chế việc làm giả con dấu.

Sau sáp nhập, doanh nghiệp có bắt buộc khắc lại con dấu không

Theo hướng dẫn tại Công văn 4379/C06-P2 của Bộ Công an về đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp thì chỉ những donah nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo các Luật dưới đây mới phải đăng ký lại mẫu con dấu:

• Luật Công chứng
• Luật Luật sư
• Luật Giám định tư pháp
• Luật Kinh doanh bảo hiểm
• Luật Chứng khoán

Như vậy, các doanh ngiệp không hoạt động trong những lĩnh vực trên sẽ không bắt buộc phải khắc lại con dấu. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có ghi thông tin về trụ sở doanh nghiệp trên mẫu con dấu thì nên thay khắc lại mẫu con dấu để đảm bảo thống nhất về địa giới hành chính mới.

Con dấu của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại khoản 5 Điều 17 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được phép sử dung con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Căn cứ quy định tại Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao, bao gồm Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được phép mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng nhưng phải đăng ký, hoặc trường hợp không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu  tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.

Như vậy, khi Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài thay giấy phép kinh doanh thì phải đăng ký lại con dấu tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền trả kết quả cho doanh nghiệp.

Việc xác định đúng các trường hợp phải làm lại con dấu khi thay đổi đăng ký kinh doanh là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp quý doanh nghiệp nắm rõ các tình huống cần lưu ý. Nếu cần hỗ trợ pháp lý chi tiết, Luật Việt An sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách hàng.