Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh do không còn quận/ huyện

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính vì nhiều lý do khác nhau, trong đó có nguyên nhân đến từ việc thay đổi đơn vị hành chính của Nhà nước. Khi đó, thông tin về địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp không còn phù hợp với thực tế hành chính hiện hành, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và quy định pháp lý liên quan đến nội dung này là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và thông suốt trong hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết sau của Luật Việt An sẽ cung cấp các thông tin cần thiết về thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh do không còn quận/ huyện.

Từ ngày 01/7/2025 cả nước sẽ không còn quận huyện

Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành Nghị quyết 60-NQ/TW ngày 12/4/2025 Hội nghị lần thứ 11 Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá XIII.

Theo đó, cơ bản thống nhất với các nội dung đề xuất của Bộ Chính trị và Đề án về phương án:

• Sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, không tổ chức cấp huyện, sáp nhập cấp xã và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp;
• Sắp xếp các tổ chức chính trị – xã hội, các hội quần chúng được Đảng và Nhà nước giao nhiệm vụ vào Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
• Sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân; xây dựng hệ thống tổ chức đảng ở địa phương;
• Chủ trương sửa đổi, bổ sung một số điều của Hiến pháp năm 2013.

Thông qua một số nội dung cụ thể tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu năng, hiệu lực, hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị như sau:

• Đồng ý chủ trương tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp: Cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương), cấp xã (xã, phường, đặc khu trực thuộc tỉnh, thành phố);
• Kết thúc hoạt động của đơn vị hành chính cấp huyện từ ngày 01/7/2025 sau khi Nghị quyết sửa đổi, bổ sung một số điều của Hiến pháp năm 2013 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 (sửa đổi) có hiệu lực thi hành…

Như vậy, sẽ thực hiện bỏ cấp huyện từ ngày 01/7/2025 sau khi Nghị quyết sửa đổi Hiến pháp 2013 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 (sửa đổi) có hiệu lực thi hành. Đồng nghĩa với việc từ ngày 01/7/2025 cả nước sẽ không còn quận, huyện.

Doanh nghiệp nào cần phải cập nhật lại địa chỉ đăng ký kinh doanh sau khi bỏ quận, huyện?

Khi có quyết định của cơ quan nhà nước về việc thay đổi địa giới hành chính, nhiều quận/huyện có thể bị xóa hoặc đổi tên. Trong trường hợp này, mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, tổ chức kinh tế đang đặt trụ sở tại khu vực bị điều chỉnh đều cần xem xét cập nhật lại địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu phần địa chỉ cũ không còn đúng theo đơn vị hành chính mới.

Các trường hợp cần cập nhật địa chỉ bao gồm:

Các trường hợp cần cập nhật địa chỉ

• Doanh nghiệp có trụ sở chính hoặc chi nhánh đặt tại quận/huyện bị xóa tên, sáp nhập hoặc đổi mã địa giới hành chính.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn ghi địa chỉ theo quận/huyện cũ không còn tồn tại trên hệ thống hành chính.
• Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm…, trong đó địa chỉ không trùng khớp với hệ thống địa giới mới sẽ gây sai sót.
• Các trường hợp cần cập nhật thông tin ngân hàng, đối tác, hợp đồng… cũng đòi hỏi địa chỉ trụ sở phải chính xác và hợp lệ.

Quy trình thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh do bỏ quận/huyện

Khi cơ quan Nhà nước điều chỉnh địa giới hành chính, nhiều doanh nghiệp cần phải cập nhật lại địa chỉ đăng ký kinh doanh để phù hợp với đơn vị hành chính mới. Mặc dù trụ sở thực tế không thay đổi, đây vẫn được xem là thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quy định tại Điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Dưới đây là quy trình thực hiện:

Bước 1: Xác định địa chỉ mới theo đơn vị hành chính đã thay đổi

• Doanh nghiệp cần tra cứu lại địa giới hành chính mới của khu vực nơi đặt trụ sở;
• Có thể tham khảo quyết định/Nghị quyết của Quốc hội, Chính phủ hoặc cập nhật từ Cổng Thông tin Địa giới hành chính quốc gia.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ mới

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, thủ tục cập nhật địa chỉ doanh nghiệp như sau:

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp);
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

• Nộp hồ sơ online tại: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Hệ thống sẽ trả thông báo tiếp nhận, yêu cầu sửa đổi (nếu có), hoặc giấy biên nhận hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản mới) với địa chỉ đã cập nhật theo địa giới hành chính mới.
• Thời hạn xử lý: 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Có bắt buộc làm thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh khi có thay đổi địa giới hành chính không?

Ngày 05/4/2025, Bộ Tài chính có Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính.

Theo đó, tại Mục 2 Công văn 4370/BTC-DNTN có nêu rõ về việc không yêu cầu doanh nghiệp thay đổi thông tin địa chỉ khi có thay đổi địa giới hành chính, trường hợp có thay đổi địa giới hành chính thì cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ.

Như vậy, theo quy định trên thì việc thay đổi địa giới hành chính không cần đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp thì có thể đăng ký cập nhật lại thông tin địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, địa chỉ doanh nghiệp là thông tin quan trọng để xác định danh tính, tư cách pháp lý doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý nhà nước và các bên thứ ba. Đặc biệt, trong các lĩnh vực như hóa đơn điện tử, chữ ký số, giao dịch ngân hàng, hợp đồng mua bán, và các tài liệu chứng minh tư cách doanh nghiệp, địa chỉ chính xác là yếu tố then chốt.

Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh do không còn quận/ huyện

Sau khi thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp cần lưu ý tiến hành thực hiện việc cập nhật địa chỉ của doanh nghiệp như dưới đây:

• Cập nhật địa chỉ trên các hợp đồng, tài liệu giao dịch.
• Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên các nền tảng website, truyền thông, các kênh mua bán, giao dịch của doanh nghiệp.
• Cập nhật địa chỉ trên giấy phép con, giấy phép hoạt động của các đơn vị phụ thuộc như: Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Địa điểm kinh doanh.
• Cập nhật địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có).
• Cập nhật địa chỉ trên bảng tên doanh nghiệp.
• Cập nhật địa chỉ trên con dấu doanh nghiệp (nếu con dấu có để địa chỉ cũ).
• Cập nhật địa chỉ trên giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn.
• Cập nhật địa chỉ trên mẫu hóa đơn điện tử, chữ ký số.
• Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp cho Ngân hàng.

Trên đây là cập nhật mới nhất của Luật Việt An thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh do không còn quận/ huyện. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!