Cách viết hoá đơn bán hàng qua điện thoại

Cách viết hoá đơn bán hàng qua điện thoại (không nhất thiết phải có chữ ký của người mua) như thế nào? Đại lý thuế Việt An xin giải đáp thắc mắc của bạn thông qua bài viết dưới đây.

Cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định

Căn cứ theo nghị định của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính, theo quy định viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại sẽ bao gồm các bước sau:

Tên loại hóa đơn

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.

Ví dụ: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng.

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng – phiếu bảo hành, hóa đơn giá trị gia tăng (phiếu bảo hành), hóa đơn giá trị gia tăng – phiếu thu tiền, hóa đơn giá trị gia tăng (phiếu thu tiền) …

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 7/6/2014 với số lượng hóa đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2014, doanh nghiệp X chưa sử dụng hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát hành. Năm 2015, doanh nghiệp X được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát nêu trên.

Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng tahì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.

Tên liên hóa đơn

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

• Liên 1: Lưu.
• Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Số thứ tự hóa đơn

Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

Điều kiện đóng dấu trong hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định

Những mặt hàng nhỏ lẻ như hàng tiêu dùng, may mặc,….khi bán không lập hợp đồng mua bán thì theo quy định của Bộ tài chính có thế bán hàng qua điện thoại. Nhưng những mặt hàng có quy mô lớn và giá trị cao, phải lập hợp đồng mua bán, tư vấn thiết kế, thi công xây dựng giữa hai bên như trong lĩnh vực đầu tư, kinh doanh địa ốc, mua bán bất động sản,… thì không thuộc trường hợp cho phép bán hàng qua điện thoại. Cho nên việc doanh nghiệp bán hàng đề nghị lập hóa đơn cho khách hàng mà ký, đóng dấu tại mục “Người mua hàng ký, ghi rõ họ tên” là “bán hàng qua điện thoại” là không đúng với quy định.

Trong những trường hợp công ty doanh nghiệp cho thuê mặt bằng, kinh doanh hay quảng cáo trưng bày,… mà người mua không đến nhận hóa đơn (gửi qua FAX hoặc bưu điện), yêu cầu phía người bán ghi, đóng dấu “bán hàng qua điện thoại” mà không ký, ghi rõ họ tên đầy đủ thì theo quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn có chữ ký của người mua, không được phép lập hóa đơn bán hàng qua điện thoại.

Trên đây là những hướng dẫn cụ thể về cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại và điều kiện đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại. Mọi thắc mắc và ý kiến đóng góp xin vui lòng liên hệ 0988.856.708 để được Đại lý Thuế Việt An hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.