Việc nộp đủ tờ khai chưa đồng nghĩa hồ sơ kế toán thuế của doanh nghiệp đã được hoàn thiện. Mỗi số liệu kê khai cần có hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ nghiệp vụ làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cần thiết.
Để kiểm soát dữ liệu xuyên suốt từ chứng từ đầu vào đến báo cáo cuối năm, Đại lý thuế Việt An cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, bao gồm kiểm tra hồ sơ, hạch toán nghiệp vụ, đối chiếu số liệu, lập hồ sơ khai thuế, hoàn thiện báo cáo tài chính và bàn giao sổ sách theo phạm vi thỏa thuận.
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói là gì?
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói được thực hiện định kỳ trên cơ sở hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp. Việt An tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, lập hồ sơ khai thuế, theo dõi số liệu và hoàn thiện sổ sách kế toán theo phạm vi đã thống nhất.
Một gói dịch vụ đầy đủ thường gồm ba nhóm công việc:
| Nhóm công việc | Nội dung chính |
| Kiểm soát hồ sơ đầu vào | Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ nghiệp vụ |
| Xử lý kế toán – thuế | Hạch toán, đối chiếu số liệu, lập hồ sơ khai thuế và xác định nghĩa vụ tài chính |
| Bàn giao và cảnh báo | Bàn giao hồ sơ đã lập, thông báo số thuế, tài liệu còn thiếu và vấn đề cần tiếp tục xử lý |
Dịch vụ phù hợp với:
- Doanh nghiệp mới thành lập cần thiết lập dữ liệu kế toán ban đầu;
- Doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán ổn định;
- Doanh nghiệp có kế toán nội bộ nhưng cần thuê ngoài phần kế toán thuế;
- Doanh nghiệp chuyển hồ sơ từ kế toán hoặc đơn vị dịch vụ cũ sang Việt An.
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói không mặc nhiên bao gồm toàn bộ công việc tài chính nội bộ, quản lý nhân sự, quản lý kho thực tế, xử lý dữ liệu các kỳ trước hoặc tham gia thanh tra thuế. Phạm vi thực hiện, sản phẩm bàn giao và các khoản phí phát sinh được xác định cụ thể trong báo giá và hợp đồng dịch vụ.
Bảng phạm vi và phí dịch vụ
Phí dịch vụ được xác định dựa trên khối lượng xử lý thực tế thay vì chỉ căn cứ vào số lượng hóa đơn.
Một doanh nghiệp có ít hóa đơn nhưng phát sinh hoạt động sản xuất, xuất nhập khẩu, nhiều tài khoản ngân hàng hoặc nhiều địa điểm kinh doanh có thể cần phạm vi xử lý lớn hơn doanh nghiệp tư vấn có số lượng hóa đơn cao nhưng nghiệp vụ đơn giản.
Bảng gói dịch vụ tham khảo
| Tình trạng doanh nghiệp | Phạm vi phù hợp | Sản phẩm chính | Phí tham khảo |
| Chưa phát sinh hoạt động | Theo dõi tình trạng kê khai, tiếp nhận hồ sơ pháp lý, thiết lập lịch công việc | Hồ sơ định kỳ thuộc trường hợp áp dụng, thông báo nghĩa vụ và danh sách hồ sơ cần chuẩn bị | Từ 500.000 đồng/kỳ |
| Phát sinh ít, nghiệp vụ đơn giản | Kiểm tra chứng từ, hạch toán, lập hồ sơ thuế và khóa sổ cuối năm | Hồ sơ khai thuế, dữ liệu kế toán, báo cáo tài chính và sổ sách | Báo giá theo hồ sơ |
| Phát sinh thường xuyên | Hạch toán nhiều nghiệp vụ, đối chiếu ngân hàng, công nợ, tài sản và lao động | Hồ sơ định kỳ, báo cáo đối chiếu, cảnh báo và bộ sổ cuối năm | Báo giá theo khối lượng |
| Có hàng tồn kho hoặc giá thành | Bổ sung theo dõi nhập xuất tồn, nguyên vật liệu, sản phẩm và phân bổ chi phí | Báo cáo kho, dữ liệu giá vốn, sổ chi tiết và báo cáo cuối năm | Khảo sát riêng |
| Có xuất nhập khẩu | Bổ sung xử lý tờ khai hải quan, ngoại tệ, thanh toán quốc tế và hồ sơ thương mại | Dữ liệu kế toán xuất nhập khẩu và hồ sơ liên quan | Khảo sát riêng |
| Tiếp nhận giữa năm | Kiểm tra số dư, tình trạng hồ sơ và dữ liệu đã thực hiện trước ngày tiếp nhận | Biên bản tiếp nhận, danh sách thiếu và phạm vi xử lý tiếp theo | Báo giá sau kiểm tra |
| Dịch vụ theo vụ việc | Thực hiện một kỳ kê khai, một báo cáo hoặc một công việc xác định | Sản phẩm tương ứng với yêu cầu | Báo giá từng lần |
Mức phí chính thức chỉ được xác định sau khi Việt An tiếp nhận thông tin sơ bộ về doanh nghiệp.
Các tiêu chí xác định phí
Việc báo giá được cân nhắc theo các yếu tố sau:
- Ngành nghề và mô hình kinh doanh;
- Số lượng hóa đơn đầu vào, đầu ra;
- Số tài khoản ngân hàng và số lượng giao dịch;
- Số lượng người lao động;
- Số lượng hợp đồng, công trình hoặc đơn hàng;
- Việc quản lý công nợ và hàng tồn kho;
- Tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước;
- Giao dịch bằng ngoại tệ;
- Hoạt động xuất nhập khẩu;
- Chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc đơn vị phụ thuộc;
- Tình trạng dữ liệu các kỳ trước;
- Yêu cầu về thời gian hoàn thành;
- Yêu cầu báo cáo riêng ngoài hệ thống sổ kế toán thông thường.
Một báo giá rõ ràng cần thể hiện gì?
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra báo giá có xác định đầy đủ các nội dung sau hay không:
- Kỳ dịch vụ được tính theo tháng, quý hay năm;
- Số lượng chứng từ hoặc giới hạn khối lượng công việc;
- Các hồ sơ khai thuế thuộc phạm vi thực hiện;
- Việc lập báo cáo tài chính cuối năm;
- Hình thức bàn giao sổ sách;
- Phạm vi đối chiếu ngân hàng, công nợ và hàng tồn kho;
- Số lần chỉnh sửa hoặc bổ sung đã bao gồm;
- Phạm vi hỗ trợ giải trình;
- Phí xử lý dữ liệu trước ngày tiếp nhận;
- Các khoản chi phí của bên thứ ba.
Việc mô tả cụ thể phạm vi dịch vụ giúp doanh nghiệp so sánh các báo giá dựa trên cùng một tiêu chuẩn, tránh trường hợp mức phí thấp nhưng thiếu báo cáo tài chính, sổ sách hoặc hỗ trợ cuối năm.
Phạm vi công việc dịch vụ kế toán thuế theo từng giai đoạn
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói của Việt An được triển khai theo ba giai đoạn: tiếp nhận doanh nghiệp, xử lý công việc định kỳ và hoàn thiện hồ sơ cuối năm. Phạm vi cụ thể được xác định theo tình trạng sổ sách, mô hình hoạt động và thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
Công việc khi tiếp nhận doanh nghiệp
Việc tiếp nhận được thực hiện khác nhau đối với doanh nghiệp vừa thành lập và doanh nghiệp chuyển từ kế toán hoặc đơn vị dịch vụ cũ.
| Trường hợp | Công việc của Việt An | Kết quả tiếp nhận |
| Doanh nghiệp vừa thành lập | Kiểm tra hồ sơ pháp lý, thông tin đăng ký thuế, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử | Xác định tình trạng ban đầu và các thủ tục cần hoàn thiện |
| Thiết lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản ngân hàng, hàng hóa, tài sản và công cụ dụng cụ nếu có | Hình thành dữ liệu kế toán ban đầu | |
| Hướng dẫn cách tập hợp hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ nghiệp vụ | Danh mục hồ sơ cần cung cấp định kỳ | |
| Phân công nhân sự, thống nhất lịch chốt số liệu và phương thức chuyển tài liệu | Cơ chế phối hợp giữa hai bên | |
| Doanh nghiệp chuyển từ kế toán cũ | Tiếp nhận hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh và dữ liệu phần mềm kế toán | Xác định số liệu đầu kỳ |
| Kiểm tra công nợ, ngân hàng, tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản, khoản vay, tạm ứng và tiền lương | Phát hiện dữ liệu thiếu hoặc chưa thống nhất | |
| Ghi nhận thông báo, yêu cầu hoặc vấn đề đang xử lý với cơ quan thuế | Xác định công việc đang tồn tại | |
| Phân loại dữ liệu theo trạng thái đã đủ, cần đối chiếu, còn thiếu hoặc thuộc kỳ trước | Lập bảng trạng thái tiếp nhận |
Đối với doanh nghiệp chuyển từ đơn vị kế toán khác, Việt An lập bảng trạng thái tiếp nhận để phân tích hỗ trợ khách hàng chi tiết như:
- Dữ liệu được sử dụng làm số đầu kỳ;
- Hồ sơ cần doanh nghiệp bổ sung;
- Số liệu cần kế toán cũ xác nhận;
- Sai lệch thuộc thời kỳ trước khi Việt An tiếp nhận;
- Công việc phát sinh thuộc gói dịch vụ định kỳ;
- Nội dung cần tiếp tục theo dõi.
Việc ghi nhận trạng thái hồ sơ ngay từ đầu giúp xác định rõ thời điểm Việt An bắt đầu thực hiện và chịu trách nhiệm đối với dịch vụ đã cung cấp.
Công việc kế toán thuế hằng tháng, hằng quý
Công việc định kỳ được tổ chức theo chu trình: tiếp nhận – kiểm tra – hạch toán – đối chiếu – kê khai – cảnh báo.
| Bước công việc | Nội dung thực hiện |
| Tiếp nhận và phân loại | Phân loại hồ sơ theo doanh thu, chi phí, ngân hàng, tiền mặt, công nợ, tiền lương, hàng tồn kho, tài sản, khoản vay và nghĩa vụ thuế |
| Kiểm tra hồ sơ | Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu, thanh toán và các tài liệu chứng minh giao dịch |
| Hạch toán nghiệp vụ | Ghi nhận doanh thu, chi phí, tiền mặt, ngân hàng, công nợ, tiền lương, tài sản, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho, khoản vay và thuế |
| Đối chiếu số liệu | Kiểm tra sự thống nhất giữa hóa đơn, sao kê ngân hàng, công nợ, kho, tiền lương, tài sản và dữ liệu kế toán |
| Lập hồ sơ khai thuế | Lập hồ sơ thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và các nghĩa vụ khác thuộc phạm vi hợp đồng |
| Thông báo nghĩa vụ | Gửi doanh nghiệp số liệu cần xác nhận, chứng từ còn thiếu và số thuế dự kiến phải nộp |
| Cảnh báo rủi ro | Ghi nhận các khoản chi chưa đủ hồ sơ, giao dịch chưa xác định, công nợ chưa đối chiếu hoặc số liệu có dấu hiệu bất thường |
Nội dung kiểm tra chứng từ
Việt An kiểm tra tính thống nhất của một nghiệp vụ thông qua các tài liệu liên quan, chẳng hạn:
- Hóa đơn với hợp đồng và biên bản nghiệm thu;
- Giá trị thanh toán với sao kê hoặc chứng từ ngân hàng;
- Doanh thu với dữ liệu giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
- Tiền lương với bảng chấm công và chứng từ thanh toán;
- Hàng nhập kho với hóa đơn và hồ sơ giao nhận;
- Tài sản với biên bản bàn giao và thời điểm đưa vào sử dụng.
Trường hợp chưa đủ căn cứ xử lý, nghiệp vụ được đưa vào danh sách cần bổ sung hoặc xác nhận. Việt An không tự động hạch toán theo giả định khi doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin cần thiết.
Nội dung đối chiếu định kỳ
| Dữ liệu | Nội dung cần kiểm soát |
| Hóa đơn và doanh thu | Hóa đơn đã lập, doanh thu đã ghi nhận và khoản tiền đã thu |
| Ngân hàng | Giao dịch trên sao kê và số liệu trong sổ kế toán |
| Công nợ | Số phải thu, phải trả, khoản đã thanh toán và khoản chưa xác định |
| Tiền mặt | Phiếu thu, phiếu chi và số dư quỹ |
| Hàng tồn kho | Số lượng nhập, xuất, tồn và dữ liệu bán hàng |
| Tiền lương | Bảng lương, khoản khấu trừ và chứng từ thanh toán |
| Tài sản | Hồ sơ mua, thời điểm sử dụng, nguyên giá và khấu hao |
| Thuế | Hồ sơ đã kê khai, khoản đã nộp và nghĩa vụ còn lại |
Tần suất và mức độ đối chiếu phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và phạm vi dịch vụ đã thống nhất.
Bảng cảnh báo sau mỗi kỳ
Sau khi xử lý số liệu, Việt An thông báo cho doanh nghiệp các vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện, có thể gồm:
- Hồ sơ, hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán còn thiếu;
- Giao dịch ngân hàng chưa xác định nội dung;
- Công nợ chưa được đối chiếu;
- Khoản chi chưa đủ căn cứ ghi nhận;
- Số dư tiền mặt cần kiểm tra;
- Chênh lệch hàng tồn kho;
- Tài sản chưa có hồ sơ bàn giao;
- Nghiệp vụ cần quyết định hoặc phê duyệt nội bộ;
- Nội dung cần xử lý trong kỳ tiếp theo.
Bảng cảnh báo giúp doanh nghiệp bổ sung hồ sơ trong quá trình hoạt động, hạn chế việc dồn toàn bộ sai lệch đến thời điểm lập báo cáo tài chính.
Công việc kế toán thuế cuối năm
Cuối năm, Việt An tổng hợp dữ liệu của cả kỳ kế toán, kiểm tra số dư, thực hiện các bút toán cần thiết và lập hồ sơ báo cáo theo phạm vi dịch vụ.
| Nhóm công việc | Nội dung chính |
| Chuẩn bị khóa sổ | Tiếp nhận sao kê cuối năm, kiểm kê kho, công nợ, tài sản, khoản vay và các chứng từ còn thiếu |
| Kiểm tra số dư | Đối chiếu tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước và nghĩa vụ thuế |
| Hoàn thiện hạch toán | Thực hiện phân bổ, khấu hao, điều chỉnh, kết chuyển và xác định số dư cần giải trình |
| Lập báo cáo tài chính | Lập bộ báo cáo theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng |
| Lập hồ sơ quyết toán | Tổng hợp doanh thu, chi phí, khoản điều chỉnh và số thuế đã tạm nộp |
| Hoàn thiện sổ kế toán | Kết xuất hệ thống sổ và dữ liệu kế toán theo phạm vi đã thỏa thuận |
Trước khi khóa sổ, doanh nghiệp cần xác nhận hoặc cung cấp thêm các chứng từ như sau:
- Số dư tiền mặt và tài khoản ngân hàng;
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho;
- Danh sách công nợ phải thu, phải trả;
- Danh sách tài sản và công cụ dụng cụ;
- Hồ sơ khoản vay và chi phí tài chính;
- Dữ liệu tiền lương;
- Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ còn thiếu;
- Giao dịch phát sinh nhưng chưa được ghi nhận.
Bộ báo cáo tài chính được lập theo chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, có thể gồm báo cáo tình hình tài chính hoặc bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ khi áp dụng, thuyết minh báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh.
Hồ sơ quyết toán cuối năm có thể bao gồm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và các phụ lục liên quan thuộc phạm vi hợp đồng.
Sản phẩm dịch vụ bàn giao khách hàng
Sản phẩm bàn giao là căn cứ để đánh giá dịch vụ đã được thực hiện đến đâu. Doanh nghiệp không nên chỉ nhận thông báo đã nộp hồ sơ mà không có tài liệu để kiểm tra và lưu trữ.
Sản phẩm bàn giao theo kỳ
| Sản phẩm | Nội dung thể hiện |
| Danh mục hồ sơ đã nhận | Tài liệu doanh nghiệp đã chuyển trong kỳ |
| Danh sách hồ sơ còn thiếu | Tài liệu cần bổ sung và nghiệp vụ liên quan |
| Hồ sơ khai thuế | Tờ khai và phụ lục thuộc phạm vi |
| Xác nhận tình trạng nộp | Kết quả tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống |
| Thông báo nghĩa vụ | Khoản cần nộp và thời điểm cần xử lý |
| Bảng đối chiếu | Nội dung đối chiếu theo phạm vi dịch vụ |
| Bảng cảnh báo | Vấn đề cần khách hàng xác nhận hoặc bổ sung |
| Dữ liệu kế toán | Báo cáo hoặc file kết xuất theo thỏa thuận |
Sản phẩm bàn giao cuối năm
Sau khi hoàn thành công việc kế toán và báo cáo cuối năm, Việt An bàn giao cho doanh nghiệp các hồ sơ, dữ liệu theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận:
| Nhóm sản phẩm | Nội dung bàn giao |
| Báo cáo và quyết toán | Bộ báo cáo tài chính, hồ sơ quyết toán thuế và bảng cân đối số phát sinh |
| Sổ kế toán tổng hợp | Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản |
| Sổ kế toán chi tiết | Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tài sản và các sổ chi tiết liên quan |
| Bảng theo dõi | Bảng khấu hao tài sản, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng nhập – xuất – tồn nếu thuộc phạm vi |
| Dữ liệu điện tử | File dữ liệu kế toán và các báo cáo xuất từ phần mềm theo thỏa thuận |
| Hồ sơ bàn giao | Biên bản hoặc danh mục xác nhận các tài liệu đã bàn giao |
| Nội dung còn tồn tại | Danh sách vấn đề chưa hoàn tất hoặc cần tiếp tục xử lý |
Danh sách vấn đề chưa hoàn tất hết năm trao đổi với doanh nghiệp
Danh sách này được lập riêng để doanh nghiệp biết rõ những nội dung chưa đủ căn cứ xử lý tại thời điểm khóa sổ:
| Vấn đề cần theo dõi | Nội dung có thể phát sinh |
| Hồ sơ còn thiếu | Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu doanh nghiệp chưa cung cấp |
| Số liệu chưa xác nhận | Số dư tiền mặt, ngân hàng, công nợ hoặc tài sản chưa được xác nhận |
| Giao dịch chưa rõ | Khoản thu, chi hoặc giao dịch ngân hàng chưa xác định được nội dung |
| Chi phí chờ bổ sung | Khoản chi chưa đủ căn cứ hoặc đang chờ hồ sơ chứng minh |
| Chênh lệch kho | Số liệu nhập – xuất – tồn chưa khớp với kiểm kê thực tế |
| Vấn đề của kỳ trước | Sai lệch hoặc hồ sơ tồn tại trước thời điểm Việt An tiếp nhận |
| Công việc chuyển kỳ sau | Nội dung cần tiếp tục bổ sung, điều chỉnh hoặc theo dõi trong kỳ tiếp theo |
Danh sách vấn đề chưa hoàn tất giúp doanh nghiệp hiểu rõ báo cáo được lập trên cơ sở dữ liệu nào, đồng thời xác định trách nhiệm và kế hoạch xử lý các nội dung còn tồn tại.
Hồ sơ và thời hạn cung cấp chứng từ thực hiện dịch vụ
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu tiêu biểu |
| Pháp lý doanh nghiệp | Đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư nếu có, giấy phép chuyên ngành, thông tin đại diện và đơn vị phụ thuộc |
| Doanh thu | Hóa đơn đầu ra, hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu, thanh lý và chứng từ thanh toán |
| Chi phí | Hóa đơn đầu vào, hợp đồng mua hàng, đề nghị thanh toán, nghiệm thu và chứng từ ngân hàng |
| Ngân hàng – tiền mặt | Sao kê, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi và hồ sơ tạm ứng |
| Lao động – tiền lương | Hợp đồng lao động, chấm công, bảng lương, quyết định và chứng từ thanh toán |
| Kho – tài sản | Phiếu nhập xuất, kiểm kê, định mức, hồ sơ tài sản, biên bản bàn giao và bảng theo dõi |
| Xuất nhập khẩu | Hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, invoice, packing list, vận đơn và chứng từ thanh toán |
| Dữ liệu kỳ trước | Báo cáo tài chính, sổ kế toán, hồ sơ khai thuế, công nợ, tồn kho và file phần mềm |
- Tùy thuộc vào mỗi công ty cụ thể, Việt An có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ chứng minh giao dịch phát sinh thực tế để đảm bảo việc hỗ trợ công tác thuế hiệu quả.
- Việc có hóa đơn không mặc nhiên đồng nghĩa bộ hồ sơ đã đầy đủ. Doanh nghiệp cần lưu giữ các tài liệu liên quan đến quá trình giao kết, thực hiện và thanh toán giao dịch.
Thời hạn dưới đây là lịch phối hợp nội bộ giữa hai bên, không phải thời hạn pháp luật áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp.
| Thời điểm phối hợp | Trách nhiệm của doanh nghiệp | Kết quả của Việt An |
| Trong kỳ phát sinh | Lưu hóa đơn và hồ sơ liên quan | Hướng dẫn bổ sung nếu có vướng mắc |
| Từ ngày 01 đến ngày 05 tháng sau | Chuyển dữ liệu của tháng trước | Tiếp nhận và phân loại |
| Sau khi nhận danh sách thiếu | Bổ sung hoặc giải thích nghiệp vụ | Cập nhật tình trạng xử lý |
| Trước khi chốt số liệu | Xác nhận doanh thu, chi phí và số liệu chưa rõ | Hoàn thiện dữ liệu kê khai |
| Trước thời điểm nộp hồ sơ | Xác nhận và chuẩn bị tiền nộp | Nộp hồ sơ thuộc phạm vi |
| Cuối năm | Cung cấp kiểm kê và đối chiếu | Khóa sổ và lập báo cáo |
Doanh nghiệp kê khai theo quý vẫn nên chuyển dữ liệu theo tháng để hồ sơ được kiểm tra sớm.
Xử lý chứng từ cung cấp sau ngày chốt số liệu phục vụ báo cáo
Khi chứng từ được chuyển sau ngày hai bên đã chốt số liệu, Việt An thực hiện:
Trách nhiệm và giới hạn của gói dịch vụ
Trách nhiệm của Việt An và khách hàng
Việc phân định trách nhiệm giúp xác định rõ bên nào phụ trách nghiệp vụ, bên nào cung cấp dữ liệu và bên nào phê duyệt số liệu.
| Nội dung | Trách nhiệm của Việt An | Trách nhiệm của khách hàng |
| Hồ sơ đầu vào | Kiểm tra trong phạm vi dịch vụ | Cung cấp đầy đủ, trung thực và đúng hạn |
| Nội dung giao dịch | Yêu cầu làm rõ khi cần thiết | Xác nhận giao dịch thực tế |
| Hạch toán | Thực hiện theo dữ liệu đã nhận | Phản hồi nội dung chưa thống nhất |
| Hồ sơ khai thuế | Lập và xử lý trong phạm vi | Xác nhận số liệu quan trọng |
| Nghĩa vụ tài chính | Thông báo số dự kiến phải nộp | Chuẩn bị và thực hiện thanh toán |
| Hồ sơ còn thiếu | Lập danh sách yêu cầu | Bổ sung hoặc giải trình |
| Bàn giao sản phẩm | Bàn giao theo kỳ | Kiểm tra và phản hồi |
| Bảo mật | Bảo mật dữ liệu được tiếp nhận | Quản lý tài khoản và quyền truy cập |
| Giải trình | Phối hợp với nội dung do Việt An thực hiện | Cử người đại diện và cung cấp hồ sơ |
| Sai sót nghiệp vụ | Xử lý phần thuộc trách nhiệm Việt An | Chịu trách nhiệm về dữ liệu sai hoặc bị che giấu |
Việt An thực hiện nghiệp vụ trên cơ sở tài liệu doanh nghiệp cung cấp. Việt An có quyền đề nghị bổ sung, từ chối ghi nhận hoặc yêu cầu doanh nghiệp xác nhận bằng văn bản đối với nghiệp vụ chưa có căn cứ rõ ràng.
Khách hàng chịu trách nhiệm đối với:
- Tính thực tế của giao dịch;
- Nguồn gốc của hóa đơn và chứng từ;
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ;
- Hồ sơ bị thiếu, sai hoặc cung cấp chậm;
- Nội dung doanh nghiệp không thông báo;
- Việc quản lý tiền, tài sản và hàng hóa;
- Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính sau khi được thông báo.
Công việc không bao gồm trong gói định kỳ
Trừ khi hợp đồng có thỏa thuận khác, các công việc và chi phí dưới đây không mặc nhiên nằm trong phí dịch vụ kế toán hằng tháng hoặc hằng quý. Việt An sẽ kiểm tra phạm vi, khối lượng công việc và báo giá riêng trước khi thực hiện.
| Nhóm công việc, chi phí | Nội dung không bao gồm trong gói định kỳ |
| Xử lý dữ liệu kế toán cũ | Hạch toán lại nhiều kỳ; phục hồi dữ liệu bị mất; rà soát sổ sách kế toán các năm trước; điều chỉnh báo cáo tài chính đã nộp; lập lại hồ sơ khai thuế; xử lý công nợ cũ; xử lý tồn kho thiếu hồ sơ; hoàn thiện chứng từ của kỳ trước. |
| Làm việc chuyên sâu với cơ quan thuế | Chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra thuế; rà soát dữ liệu nhiều năm; giải trình nhiều lần; phân tích biên bản kiểm tra; chuẩn bị ý kiến phản hồi; khiếu nại quyết định hành chính; xử lý tranh chấp thuế. |
| Nghiệp vụ thuế đặc biệt | Hoàn thuế; ưu đãi thuế; thuế nhà thầu; giao dịch liên kết; hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết; chuyển nhượng vốn; tái cấu trúc doanh nghiệp; giao dịch xuyên biên giới; thuế chuyên gia nước ngoài; xử lý hóa đơn hoặc giao dịch bất thường. |
| Công việc điều hành nội bộ | Thu ngân, thủ quỹ; theo dõi đơn hàng hằng ngày; phê duyệt thanh toán; thu hồi công nợ; quản lý kho thực tế; kiểm kê thay doanh nghiệp; chấm công; quản lý nhân sự; lập ngân sách; báo cáo quản trị riêng; tính giá thành chi tiết khi chưa được đưa vào báo giá. |
| Phí và dịch vụ của bên thứ ba | Chữ ký số; hóa đơn điện tử; phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý; phí ngân hàng; phí kiểm toán; phí dịch thuật; phí chuyển phát; chi phí đi lại; lệ phí nhà nước; chi phí in ấn, số hóa hoặc lưu trữ hồ sơ đặc biệt. |
Lưu ý: Các công việc phát sinh ngoài phạm vi dịch vụ kế toán định kỳ và các khoản phí của bên thứ ba chỉ được thực hiện hoặc thanh toán sau khi hai bên xác nhận nhu cầu, phạm vi, thời gian và chi phí liên quan.
Quy trình phối hợp dịch vụ kế toán
Thay vì mô tả một quy trình dịch vụ chung, Việt An áp dụng quy trình gắn với đầu vào và sản phẩm của từng bước.
| Bước | Nội dung | Sản phẩm hoặc điểm xác nhận |
| 1 | Thu thập thông tin sơ bộ | Phiếu thông tin doanh nghiệp |
| 2 | Kiểm tra tình trạng dữ liệu | Danh sách hồ sơ và vấn đề ban đầu |
| 3 | Xác lập phạm vi | Báo giá và phụ lục công việc |
| 4 | Tiếp nhận chính thức | Biên bản hoặc danh mục bàn giao |
| 5 | Thiết lập lịch làm việc | Lịch chứng từ và nhân sự phụ trách |
| 6 | Xử lý dữ liệu định kỳ | Danh sách thiếu, dữ liệu hạch toán và bảng đối chiếu |
| 7 | Xác nhận trước khi nộp | Số liệu kê khai và nghĩa vụ dự kiến |
| 8 | Bàn giao sau kỳ | Hồ sơ đã lập, xác nhận nộp và bảng cảnh báo |
| 9 | Khóa sổ cuối năm | Báo cáo tài chính, quyết toán và bộ sổ |
| 10 | Hoàn tất bàn giao | Danh mục sản phẩm và vấn đề còn tồn tại |
Nguyên tắc trao đổi
Để đảm bảo dịch vụ cung cấp hiệu quả, cũng như tránh được các rủi ro quản lý chứng từ, hồ sơ của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ nên có:
- Một đầu mối phía doanh nghiệp;
- Một nhân sự phụ trách phía Việt An;
- Một kênh trao đổi chính thức;
- Một thư mục lưu trữ dữ liệu;
- Một bảng theo dõi hồ sơ còn thiếu;
- Một lịch xác nhận số liệu;
- Một cơ chế phê duyệt trước khi nộp.
Các yêu cầu hoặc xác nhận quan trọng nên được thể hiện bằng email, văn bản hoặc nội dung có thể lưu trữ và tra cứu.
FAQ về dịch vụ kế toán thuế trọn gói
Việt An có tiếp nhận doanh nghiệp vào giữa năm không?
Có. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu công việc định kỳ, Việt An cần kiểm tra số dư, hồ sơ đã nộp, dữ liệu phần mềm và tình trạng bàn giao từ kế toán cũ. Công việc xử lý sai lệch của thời kỳ trước được xác định riêng.
Doanh nghiệp phải chuyển chứng từ bản gốc hay bản scan?
Doanh nghiệp có thể chuyển bản điện tử để Việt An xử lý định kỳ. Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm quản lý, lưu trữ bản gốc hoặc dữ liệu gốc và cung cấp khi cần kiểm tra, đối chiếu.
Doanh nghiệp kê khai theo quý có cần gửi chứng từ hằng tháng không?
Nên gửi hằng tháng. Cách làm này giúp phát hiện sớm hóa đơn thiếu hồ sơ, giao dịch ngân hàng chưa xác định, công nợ sai lệch và vấn đề về hàng tồn kho.
Chứng từ gửi sau khi đã nộp hồ sơ được xử lý thế nào?
Việt An kiểm tra kỳ liên quan, đánh giá ảnh hưởng và thông báo phương án xử lý. Trường hợp phát sinh hồ sơ điều chỉnh hoặc công việc bổ sung, phạm vi và chi phí được xác nhận trước khi thực hiện.
Gói dịch vụ có bao gồm dữ liệu của những năm trước không?
Không mặc nhiên bao gồm. Phí định kỳ thường áp dụng cho nghiệp vụ phát sinh từ ngày bắt đầu dịch vụ. Việc rà soát, phục hồi hoặc điều chỉnh dữ liệu cũ được khảo sát riêng.
Doanh nghiệp nhận được những hồ sơ, sổ sách gì sau cuối năm?
Tùy hợp đồng, doanh nghiệp có thể nhận bộ báo cáo tài chính, hồ sơ quyết toán, bảng cân đối số phát sinh, sổ kế toán, bảng theo dõi tài sản, công nợ, kho và file dữ liệu kế toán.
Phí có thay đổi khi doanh nghiệp tăng số lượng giao dịch không?
Có thể. Nếu số lượng chứng từ, nhân sự, tài khoản ngân hàng, chi nhánh hoặc nghiệp vụ tăng vượt phạm vi ban đầu, hai bên cần điều chỉnh gói dịch vụ phù hợp với khối lượng mới.
Dịch vụ định kỳ có bao gồm quyết toán hoặc thanh tra thuế không?
Việc giải trình thông thường đối với hồ sơ do Việt An thực hiện có thể được hỗ trợ theo hợp đồng. Rà soát nhiều năm, chuẩn bị hồ sơ thanh tra hoặc tham gia toàn bộ quá trình kiểm tra thường là dịch vụ riêng.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh được báo giá như thế nào?
Phí được xác định theo số lượng đơn vị phụ thuộc, địa điểm phát sinh giao dịch, phương thức hạch toán, nghĩa vụ kê khai và yêu cầu tổng hợp số liệu.
Việt An có thể phối hợp với kế toán nội bộ của doanh nghiệp không?
Có. Hai bên cần lập bảng phân công rõ nội dung nào do kế toán nội bộ thực hiện, nội dung nào do Việt An kiểm tra, kê khai và bàn giao. Điều này giúp tránh bỏ sót hoặc thực hiện trùng công việc.
Số liệu có được gửi cho doanh nghiệp xác nhận trước khi nộp không?
Các chỉ tiêu trọng yếu, nghĩa vụ dự kiến và vấn đề chưa rõ nên được gửi để doanh nghiệp xác nhận theo lịch phối hợp. Việc xác nhận giúp hai bên thống nhất dữ liệu trước khi hoàn tất hồ sơ.
Đừng để sai sót kế toán trở thành rủi ro thuế cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ Đại lý thuế Việt An để được kiểm tra tình trạng hồ sơ, tư vấn phạm vi công việc và đề xuất gói dịch vụ kế toán thuế trọn gói phù hợp.
Chuyên gia thuế: Ms. Nguyễn Thị Ngọc Diệp
Hotline/Zalo/WhatsApp: 0961 37 18 18
