Dịch vụ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ chế độ báo cáo hoạt động hằng năm, theo đó, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Liên quan đến việc báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Đại lý thuế Việt An xin gửi đến quý khách hàng quy định liên quan trong bài viết dưới đây.

Khái niệm về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (VPĐD) được thành lập tại Việt Nam, hoạt động theo Giấy phép hoạt động được cấp bởi Sở công thương Thành phố Hồ Chí Minh, có con dấu tròn và mã số thuế để duy trì hoạt động;
• Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của Thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện;
• Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép;
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Khi nào thì văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo hoạt động

• Trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu qui định về tình hình hoạt động của năm trước đó tới trụ sở của cơ quan cấp phép bằng hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện.
• Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng. Mẫu báo cáo này văn phòng đại diện phải lưu trữ tại trụ sở để phục vụ cho các hoạt động khi tiến hành gia hạn/ điều chỉnh giấy phép trong suốt quá trình hoạt động.

Nội dung chính của báo cáo hoạt động mà văn phòng đại diện phải thực hiện

Báo cáo về tình hình sử dụng lao động:

Báo cáo về các hoạt động của văn phòng liên quan đến:

Rủi ro khi văn phòng đại diện không thực hiện báo cáo hoạt động đúng quy định

• Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép văn phòng và các thủ tục khác về sau đồng thời phải thực hiện nộp báo cáo bổ sung kèm theo.
• Trường hợp có dấu hiệu vi phạm, cơ quan nhà nước còn có thể tiến hành các thủ tục kiểm tra liên ngành gồm sự phối hợp của cơ quan thuế – lao động – sở công thương để làm việc trực tiếp tại trụ sở văn phòng.
• Điểm cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là cách trình bày nội dung của báo cáo hoạt động còn liên quan đến căn cứ để đối chiếu với việc khai báo lao động, khai – nộp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của từng nhân viên và trưởng văn phòng, nội dung và cách trình bày của các báo cáo này còn ảnh hưởng đến việc xem xét thời gian gia hạn giấy phép văn phòng trong những lần tiếp theo (một năm, hai năm hay năm năm).

Công việc của Đại lý thuế Việt An thực hiện khi báo cáo hoạt động cho văn phòng đại diện

• Tư vấn các thủ tục cần thiết
• Trao đổi, thảo luận với khách hàng để tìm hiểu về các hoạt động của Văn phòng đại diện cho cả năm vừa qua;
• Tư vấn với Văn phòng đại diện về những nội dung cần được báo cáo.
• Chuẩn bị và nộp báo cáo hàng năm
• Cung cấp các yêu cầu của Báo cáo để Văn phòng đại diện tham khảo và hoàn thành;
• Soạn thảo Báo cáo hoạt động để Văn phòng đại diện xem xét.
• Xem xét lại bản Tiếng Anh các Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện trước khi ký duyệt;
• Dịch các Báo cáo hoạt động từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt;
• Hoàn tất các Báo cáo để ký duyệt cuối cùng;
• Gửi Báo cáo đến Sở Công thương nơi trực tiếp quản lý Văn phòng đại điện;
• Liên lạc với Sở Công Thương để có được sự xác nhận rằng Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện đã phù hợp với các yêu cầu Báo cáo hàng năm theo quy định.
• Hỗ trợ giải trình/ bổ sung nếu có bất kỳ vấn đề/ yêu cầu làm rõ từ Sở Công Thương trên Báo cáo đã nộp.

Cách Đại lý thuế Việt An phối hợp quản lý báo cáo hoạt động hằng năm theo qui định

• Đánh giá tổng quan về các hoạt động của văn phòng.
• Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý quan hệ lao động.
• Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý và tuân thủ về thuế TNCN.
• Đánh giá các hồ sơ và báo cáo liên quan đến các thủ tục tuân thủ cho người nước ngoài làm việc ở văn phòng.
• Lập báo cáo hoạt động với các nội dung phù hợp, phòng ngừa các rủi ro, vi phạm, giúp giữ gìn tín nhiệm của văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc gia hạn giấy phép hoặc các thủ tục tuân thủ khác của văn phòng ở Việt Nam trong các năm về sau.
• Thay mặt khách hàng giải trình mọi yêu cầu từ cơ quan nhà nước.

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến dịch vụ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.