Dịch vụ thư ký văn phòng đại diện nước ngoài

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, tình hình thu hút vốn đầu tư từ các công ty nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng. Vì vậy, nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của các doanh nghiệp FDI đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Văn phòng đại diện không chỉ giúp doanh nghiệp có mặt trên Việt Nam mà còn là cầu nối quan trọng để tiếp cận khách hàng, đối tác và thị trường tiềm năng. Với sự hiểu biết sâu sắc các quy định của pháp luật Việt Nam, những yêu cầu mà khách hàng phải tuân thủ, dịch vụ thư ký văn phòng đại diện nước ngoài sẽ giúp quý doanh nghiệp giảm tải rất nhiều những công việc hành chính vốn đòi hỏi cả nhân lực, thời gian và tiền bạc để từ đó giúp khách hàng toàn tâm hướng đến mục đích cốt lõi là kinh doanh và gia tăng lợi nhuận. 

Khái niệm văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một hình thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện thực hiện hoạt động kinh doanh sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ nhằm tạo ra lợi nhuận, mà đóng vai trò như một cầu nối giữa công ty mẹ ở nước ngoài và thị trường Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một quá trình mà một công ty nước ngoài thiết lập một đơn vị phụ thuộc tại Việt Nam. Để thành lập văn phòng đại diện, công ty nước ngoài FDI cần xin giấy phép hoạt động tại cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam. Sau khi có giấy phép, công ty cần hoàn thiện các điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất. Đồng thời tuyển dụng nhân sự để đảm bảo văn phòng đại diện có thể hoạt động tại Việt Nam. 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Tổ chức hồ sơ

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ

• Sau khi có đầy đủ thông tin trê, Đại lý thuế Việt An tiến hành soạn thảo hồ sơ giúp doanh nghiệp
• Trong vòng một ngày, hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được gửi cho khách hàng để ký và đóng dấu

Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố việc thành lập

• Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh hoặc thành phố nơi văn phòng định đặt trụ sở
• Thanh toán lệ phí và công bố thông tin văn phòng trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp

Bước 4: Nhận giấy phép hoạt động

• Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ
• Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung

Bước 5: Khắc con dấu (tùy chọn)

Văn phòng đại diện cần khắc con dấu chính thức của mình và tiến hành hoạt động. 

Một số công việc cụ thể của thư ký văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Soạn thảo các văn bản liên quan đến tiến độ góp vốn

Tiến độ góp vốn của cổ đông/ thành viên trong doanh nghiệp (như Chứng nhận góp vốn/ sở hữu cổ phần) sau khi thành lập hoặc khi có thay đổi về vốn. 

Thư ký cuộc họp

Thực hiện các công tác chuẩn bị (như thông báo và gửi thông báo cuộc họp, soạn thảo chương trình họp, nội dung cuộc họp) và tham gia cuộc họp với tư cách thư ký để soạn thảo biên bản họp, nghị quyết trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hồi đồng thành viên, Ban Giám đốc theo yêu cầu của doanh nghiệp

Báo cáo

Tham gia soạn thảo/ hoàn thiện và nộp báo cáo định kỳ bắt buộc của doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp nước ngoài được thành lập theo Luật Doanh nghiệp) cho cơ quan Nhà nước, bao gồm: báo cáo liên quan đến đầu tư (trong nước hoặc ra nước ngoài), báo cáo liên quan đến lao động nước ngoài; theo dõi và gửi thông báo nhắc nhở đến doanh nghiệp khi đến thời hạn nộp các báo cáo

Dịch thuật, công chứng tài liệu

Dịch thuật các văn bản từ tiếng việt sang tiếng anh và ngược lại; thực hiện sao y, công chứng các tài liệu hành chính của doanh nghiệp tại các cơ quan có thẩm quyền

Lưu giữ và quản lý tài liệu nội bộ của doanh nghiệp

Bao gồm tài liệu pháp lý của doanh nghiệp, công ty con, đơn vị thành viên hoặc liên kết, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, con dấu, điều lệ, quy chế quản lý nội bộ, biên bản họp, nghị quyết, sổ đăng ký cổ đông (sổ đăng ký thành viên), các văn bằng, giấy chứng nhận, giấy phép, bản cáo bạch (đối với công ty chứng khoán), báo cáo của ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán, sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, thư tín và các tài liệu hành chính khác của doanh nghiệp

Sắp xếp và lập kế hoạch làm việc

Báo cáo chi tiết cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp theo yêu cầu; theo dõi và gửi thông báo nhắc nhở ban lãnh đạo về lịch họp, lịch làm việc

Cung cấp văn bản luật

Hỗ trợ tìm kiếm các thông tin, văn bản pháp luật và cập nhật văn bản pháp luật theo lĩnh vực cụ thể hoặc tổng quát. 

Các công việc khác

• Hỗ trợ tìm kiếm và thuê các địa điểm và quản lý các địa điểm đã được đăng ký của khách hàng
• Các công việc hành chính khác, theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến dịch vụ kế toán thuế cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.