Điều kiện thực hiện xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Theo pháp luật Việt Nam, bước đầu tiên khi tiến hành bất cứ hội nghị, hội thảo nào đều cần phải có sự chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền. Đặc biệt là việc tổ chức các sự kiện này có liên quan đến yếu tố nước ngoài. Vậy quy trình, điều kiện để doanh nghiệp thực hiện xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế tại Việt Nam như thế nào? Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin về vấn đề này theo quy định hiện hành.

Tổ chức hội nghị quốc tế tại Việt Nam có cần xin giấy phép không?

Hội nghị quốc tế là hội nghị của các tổ chức, cá nhân hoặc đại diện chỉnh thức của hai hay nhiều quốc gia trên thế giới. Đây là sự kiện có quy mô lớn, với số lượng người tham gia đông đảo gồm cả người Việt Nam và đông đảo bạn bè quốc tế. Kèm theo đó, nội dung truyền tải dễ ảnh hưởng đến quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề của người nghe về vấn đề đang được thảo luận.

Do vậy, khi tổ chức hội nghị mang tính quốc tế doanh nghiệp cần phải có sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền. Để kiểm soát và hạn chế những tình trạng như truyền đặt những tư tưởng phi pháp như mê tín dị đoan hay những nội dung bóp méo tư tưởng, sai lệch với quy chuẩn pháp luật.

Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế tại Việt Nam

Hiện pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về điều kiện xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế, tuy nhiên, căn cứ theo các quy định pháp luật về định nghĩa, đối tượng áp dụng tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thì doanh nghiệp tổ chức hội nghị quốc tế cần đảm bảo các điều kiện:

• Đây phải là hội nghị, hội thảo quốc tế, có thể tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến nhưng phải được tổ chức tại Việt Nam hoặc có 1 đầu câu thuộc lãnh thổ Việt Nam;
• Hội nghị phải có sự tham gia hoặc được nhận tài trợ của nước ngoài hoặc do các tổ chức nước ngoài tổ chức;
• Hội nghị không phải là một dạng họp bảo quốc tế hoặc có tính chất như một buổi họp báo quốc tế.

Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế tại Việt Nam

Căn cứ Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg nêu rõ thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam là Thủ tướng Chính phủ và Người có thẩm quyền cấp phép tại địa phương, cụ thể:

Thủ tướng Chính phủ

Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

• Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
• Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Người có thẩm quyền cấp phép tại địa phương

Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với những trường hợp không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng chính phủ, gồm:

• Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền.
• Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp tại điểm c khoản 2 Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
• Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, Doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị quốc tế cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Công văn xin phép tổ chức;
• Đề án tổ chức theo Mẫu 01kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg;
• Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
• Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đã chuẩn bị đến cơ quan có thẩm quyền tổ chức:

• Ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ
• Ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Cách thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền
• Nộp qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng thực hiện phương thức này
• Nộp trực tuyến nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng phương thức này

Bước 3: Xem xét, giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền gửi văn bản thông báo cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ được biết để điều chỉnh, bổ sung.
• Trường hợp hồ sơ đã hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức hội thảo, thẩm định, kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức… và thực hiện cấp Giấy phép tổ chức hội thảo. Trường hợp không cấp Giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Trả kết quả

Doanh nghiệp tổ chức hội nghị quốc tế đến nhận kết quả giải quyết theo phiếu hẹn tại nơi nộp hồ sơ.

Thời gian giải quyết

Căn cứ Điều 5 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, quy định thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế như sau:

• Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan cấp phép sẽ phát văn bản hỏi ý kiến của các cơ quan chuyên ngành, địa phương. Trong 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản hỏi, các cơ quan chuyên ngành, địa phương sẽ có văn bản phản hồi.
• Trong 02 ngày làm việc, cơ quan cấp phép thẩm định và trả lời bằng văn bản khi nhận được ý kiến từ các cơ quan chuyên ngành, địa phương.
• Thời gian thực tế khoảng: 15 ngày làm việc

Lưu ý sau khi được cấp giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

Sau khi được cấp giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;
• Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;
• Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo theo mẫu số 02 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg sau khi kết thúc.

Mức phạt tổ chức hội nghị quốc tế không có giấy phép

Căn cứ điểm b khoản 3 Điều 50 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về mứ phạt đối với hành vi vi phạm quy định về quản lý hợp tác quốc tế về pháp luật, cụ thể:

“3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

1. b) Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế mà chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.”

Như vậy, doanh nghiệp tổ chức hội nghị quốc tế mà không có giấy phép thì sẽ chịu mức phạt hành chính từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng.

Trên đây là toàn bộ thông tin quy định về Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế tại Việt Nam. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý về giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!