Dịch vụ cấp Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và tăng cường giao lưu kết nối, hiện nay ở Việt Nam đã và đang diễn ra nhiều hội thảo, hội nghị quốc tế. Tuy nhiên, nếu không có sự quản lý nhà nước trong lĩnh vực này, có nguy cơ ảnh hưởng đến an ninh, trật tự và có thể dẫn đến việc tổ chức những hội thảo trái pháp luật. Vì vậy, pháp luật Việt Nam đã có những quy định yêu cầu về xin phép khi tổ chức hội thảo quốc tế. Sau đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin cho khách hàng về giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế.

Khái quát chung về Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

Căn cứ pháp lý

• Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ ban hành;
• Công văn 825/BNG-CNV năm 2020 về đính chính Quyết định 06/2020/QĐ-TTg do Bộ Ngoại giao ban hành.

Hội thảo đặc biệt thuộc quản lý thủ tướng Chính phủ

• Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
• Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Hội thảo quốc tế là gì?

Căn cứ Khoản 1 Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, có thể hiểu: Hội thảo quốc tế là hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam.

Hội thảo quốc tế bao gồm:

• Hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;
• Hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.

Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

Theo Khoản 1, Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo quốc tế bao gồm:

Thủ tướng Chính phủ

Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội thảo quốc tế sau:

• Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
• Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức không phải là Thủ tướng Chính Phủ

Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính Phủ:

• Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;
• Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động;
• Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Thông tin khách hàng cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục cấp Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

• Tên hội nghị, hội thảo: (ghi rõ, chính xác tên hội nghị, hội thảo thực hiện)
• Địa điểm tổ chức: (thông tin tên địa điểm, địa chỉ địa điểm tổ chức
• Thời gian tổ chức: Ghi rõ giờ, ngày tháng năm diễn ra hội nghị, hội thảo.
• Thành phần tham gia tổ chức: nêu rõ cơ quan phía Việt Nam, phía nước ngoài (thông tin chi tiết kèm giấy tờ pháp lý)
• Người chủ trì: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác (có danh sách cụ thể người chủ trì đính kèm).
• Số lượng, thành phần tham dự: Dự kiến số lượng khách, trong đó: số lượng đại biểu trong đó: số lượng đại biểu có quốc tịch nước ngoài, số lượng đại biểu là khách người Việt Nam. Số lượng người tham gia trong đó nêu rõ cơ cấu khách (doanh nghiệp, khách mời, …)
• Các hoạt động bên lể Hội nghị (ví dụ: tặng quà, quyên góp từ thiện) (nếu có):
• Báo cáo viên: Họ tên, chức vụ, cơ quan công tác, dự kiến nội dung báo cáo tại hội nghị, hội thảo.
• Nguồn kinh phí tổ chức: Các nhà tài trợ (nếu có): Nếu có các nhà tài trợ, điền thông tin theo danh sách sau: tên nhà tài trợ, quốc tịch, logo nhà tài trợ.
• Hình thức tổ chức: Trực tiếp hay online.

Tài liệu khách hàng cần cung cấp để thực hiện thủ tục cấp Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

• GCN đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có) của nhà tổ chức;
• Profile (lý lịch trích ngang + trình độ chuyên môn) của báo cáo viên người nước ngoài: file mềm và kèm ảnh chân dung của báo cáo viên.
• Hộ chiếu (mặt trang thông tin nhân thân) của báo cáo viên người nước ngoài (bản scan);
• Tóm tắt nội dung tham luận của các báo cáo viên nước ngoài (file mềm).

Lưu ý về chuẩn bị hồ sơ

• Tài liệu bằng tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt hoặc song ngữ.
• Vui lòng cung cấp bản scan cho Việt An để kiểm tra trước khi gửi bản cứng.
• Sau khi được cung cấp các tài liệu, thông tin nêu trên, Việt An sẽ soạn thảo hồ sơ và gửi lại cho khách hàng bộ hồ sơ cần ký, đóng dấu.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

Theo Khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, hồ sơ xin phép bao gồm:

Thủ tục xin Giấy phép

Theo Điều 4, Điều 5 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg và đính chính tại Công văn 825/BNG-CNV, trình tự thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế được tiến hành như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo quốc tế.

Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền.

Thời hạn nộp hồ sơ:

• Ít nhất 40 ngày đối với hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
• Ít nhất là 30 ngày đối với hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Cách thức nộp hồ sơ:

• Trực tiếp;
• Trực tuyến;
• Dịch vụ bưu chính.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và lấy ý kiến cơ quan có liên quan.

Sau khi nhận được hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương có liên quan. Cụ thể:

Đối với hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ:

• Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
• Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan, người có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định cho phép tổ chức hội thảo quốc tế.

Đối với các hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ:

• Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan.
• Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền trả lời cho đơn vị tổ chức và gửi cho các cơ quan liên quan

Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan, người có thẩm quyền:

• Đối với hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ: Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
• Đối với các hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ: Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép tổ chức hội thảo quốc tế.

Lưu ý

• Phí xin phép tổ chức hội thảo quốc tế: Không.
• Thời hạn giải quyết hồ sơ: 15 hoặc 40 ngày (tùy thuộc cơ quan của người có thẩm quyền nào nhận được hồ sơ, văn bản).
• Họp báo quốc tế không được coi là tổ chức hội thảo quốc tế.
• Đơn vị tổ chức hội thảo quốc tế có trách nhiệm báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội thảo quốc tế. Đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp.

Một số hội thảo quốc tế được tổ chức gần đây

• Hội thảo khoa học quốc tế về Biển Đông lần thứ 14 với chủ đề “Biển hòa bình – Phục hồi bền vững”, do Học viện Ngoại giao phối hợp cùng các đơn vị tổ chức tổ chức vào tháng 11/2022;
• Hội thảo quốc tế ngành nước: “Thúc đẩy gắn kết nhu cầu thực tiễn trong quản trị nước thông minh” do Informa Markets Việt Nam phối hợp với Mạng lưới Mạng lưới Khoa học nước, Môi Trường và Khoa học trái đất Đông Nam Á và Tổ chức nước ngầm cho phát triển bền vững Quốc tế tổ chức vào tháng 10/2023;
• Hội thảo Khoa học quốc tế “Việt Nam trong mối quan hệ đối tác với các quốc gia lớn: cơ hội và thách thức” (Vietnam in partnership with giants: opportunities and challenges) tổ chức tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân tháng 12/2023;
• Hội thảo quốc tế với chủ đề “Quan hệ Việt Nam – Nhật Bản: 50 năm nhìn lại và tầm nhìn, định hướng phát triển mới” Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh phối hợp với Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam tổ chức vào tháng 1/2024;…

Dịch vụ xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Công ty luật Việt An

• Tư vấn về điều kiện, hồ sơ, thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế;
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản, tư vấn bộ hồ sơ xin giấy phép;
• Đại diện cho khách hàng tiến hành thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn cho đơn vị trong quá trình tổ chức hội thảo quốc tế và báo cáo sau khi kết thúc hội thảo;

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý về giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!