Giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Những năm qua, Việt Nam đã đăng cai tổ chức nhiều hội thảo, hội nghị quốc tế lớn. Việt Nam đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu trong công tác đăng cai tổ chức các sự kiện lớn. Thành công đó được minh chứng qua những kết quả đạt được và sự ghi nhận, đánh giá cao từ bạn bè quốc tế. Vậy khi tổ chức hội nghị quốc tế, cần phải tiến hành xin giấy phép không? Sau đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin cho khách hàng về giấy phép tiến hành tổ chức hội nghị quốc tế.

Hội nghị quốc tế được tổ chức dưới hình thức nào?

Hội nghị quốc tế là hội nghị có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam.

Hội nghị quốc tế tại Việt Nam hiện nay được điều chỉnh bởi Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

Căn cứ vào chủ thể tổ chức, hội nghị quốc tế được phân thành 2 loại bao gồm:

Trong đó:

• Cơ quan, tổ chức Việt Nam bao gồm các cơ quan, tổ chức thành lập theo pháp luật Việt Nam thuộc thẩm quyền quản lý của Chính phủ, cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và chính quyền địa phương.
• Tổ chức nước ngoài bao gồm các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị quốc tế hiện hành

Khi tiến hành tổ chức hội nghị quốc tế, đơn vị tổ chức cần tiến hành xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo Khoản 1 Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị quốc tế bao gồm:

Thủ tướng Chính phủ

Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội thảo quốc tế sau:

• Hội nghị quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
• Hội nghị quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức không phải là Thủ tướng Chính Phủ

Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị quốc tế đối với trường hợp không thuộc thẩm quyền Chính phủ, bao gồm:

• Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;
• Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động;
• Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Lưu ý, người có thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị quốc tế trên đây bao gồm:

• Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ;
• Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thời điểm xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền trước khi tiến hành tổ chức hội nghị quốc tế, cụ thể thời điểm như sau:

Lưu ý: Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có đề án tổ chức hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền, đơn vị tổ chức cũng cần tiến hành xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế trước khi tổ chức hội nghị quốc tế.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Tài liệu khách hàng cần cung cấp

• Danh sách dự kiến thành phần và số lượng tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài
• Thông tin về báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài: về lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn.
• Thông tin về nội dung, chương trình hội nghị.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
• Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.
• Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Mẫu đề án tổ chức hội nghị quốc tế

Theo Khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, đề án tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam theo mẫu 01 tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg:

Thủ tục xin Giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế

Bước 1: Nộp hồ sơ

Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền tho hồ sơ như đã nêu ở trên.

Cách thức nộp hồ sơ:

• Trực tiếp;
• Trực tuyến;
• Dịch vụ bưu chính.

Bước 2: Lấy ý kiến cơ quan có liên quan.

Sau khi nhận được hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương có liên quan. Cụ thể:

• Thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ: Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan.
• Thẩm quyền còn lại: Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền trả kết quả

Đối với hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, sau khi có đầy đủ ý kiến, người có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định cho phép tổ chức hội thảo quốc tế.

Đối với trường hợp còn lại, cơ quan tiếp nhận trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

Bước 4: Tiến hành tổ chức hội nghị quốc tế.

Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm tiến hành hội nghị quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành.

Đồng thời, chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 5: Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị quốc tế

Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị quốc tế.

Đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp theo Mẫu số 02:

Một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ cấp Giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế tại Việt Nam

• Không mất phí xin phép tổ chức hội nghị quốc tế, nếu cần hỗ trợ dịch vụ trả phí dịch vụ cho Công ty luật.
• Nếu đơn vị tổ chức cần xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị quốc tế, đơn vị tổ chức và cơ quan của người có thẩm quyền thực hiện việc xin chủ trương đăng cai. Sau khi được người có thẩm quyền cho phép về chủ trương, đơn vị tổ chức có trách nhiệm xây dựng Đề án tổ chức và xin phép người có thẩm quyền về việc tổ chức hội nghị quốc tế.

Một số hội nghị quốc tế tiêu biểu đã được tổ chức tại Việt Nam

Hội nghị cấp cao APEC 2017

APEC Việt Nam 2017 là loạt hội nghị trong khuôn khổ Diễn đàn Hợp tác Kinh tế Châu Á – Thái Bình Dương (APEC) diễn ra từ đầu tháng 12 năm 2016 đến tháng 11 năm 2017 tại Đà Nẵng, Việt Nam và các thành phố lớn khác như Hà Nội, Nha Trang, Vinh, Ninh Bình, Hạ Long (Quảng Ninh), Huế, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh, Hội An (Quảng Nam) với chủ đề: “Tạo động lực mới, cùng vun đắp tương lai chung”.

Đỉnh điểm của sự kiện này là Hội nghị các nhà lãnh đạo kinh tế hay Hội nghị Cấp cao APEC, diễn ra trong hai ngày 10 và 11 tháng 11 ở Đà Nẵng. Đây là lần thứ hai Việt Nam là chủ nhà APEC và tổ chức Hội nghị này, lần đầu vào 2006 tại Hà Nội.

Hội nghị Diễn đàn Kinh tế thế giới về ASEAN 2018

Được xác định là sự kiện ngoại giao quan trọng nhất trong năm 2018, Hội nghị Diễn đàn Kinh tế thế giới về ASEAN 2018 (WEF ASEAN 2018) được tổ chức tại Việt Nam đã đạt được những kết quả quan trọng.

Các tiểu ban đã hoạt động, phối hợp nhịp nhàng, trách nhiệm, quyết liệt và sáng tạo. Mặc dù có những phương án thay đổi phút chót về công tác lễ tân, văn nghệ chào mừng, nhưng các bộ phận đã nêu cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm để hướng tới giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các trường hợp đột xuất.

Hội nghị khoa học quốc tế với chủ đề “Khoa học với sự phát triển thể lực, tầm vóc con người Việt Nam”

Hội nghị khoa học quốc tế với chủ đề “Khoa học với sự phát triển thể lực, tầm vóc con người Việt Nam” được tổ chức tại Thủ đô Hà Nội ngày 21/20/2023. Hội nghị được tổ chức nhằm thảo luận, báo cáo các giải pháp thực thi Đề án 641 của Chính phủ Việt Nam và tăng cường mở rộng các hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu phát triển Khoa học, Công nghệ và Thể dục thể thao.

Hội nghị với sự tham gia báo cáo thuyết trình và tham dự các phiên thảo luận của các chuyên gia, nhà khoa học Việt Nam, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan Trung Quốc, Campuchia…

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý và cung cấp dịch vụ cấp giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất với chi phí phù hợp nhất!