Lưu ý khi thương thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Thương thảo có thể hiểu là một sự trao đổi và nhất trí giữa hai hoặc nhiều bên về một hoặc nhiều vấn đề nào đó mà các bên cùng quan tâm, qua đó các bên sẽ đạt được kết quả mà mình mong muốn. Vậy, quá trình thương thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một sự trao đổi và nhất trí giữa hai hoặc nhiều bên muốn ký kết hợp đồng với nhau, về những vấn đề có liên quan đến hợp đồng, qua đó, mỗi bên sẽ đạt được lợi ích. Ví dụ như bên bán sẽ muốn bán được nhiều hàng với giá cao, còn bên mua sẽ muốn mua được hàng hóa với giá thấp. Chính vì mỗi bên tham gia thương thảo có những lợi ích và mong muốn khác biệt, thậm chí đối kháng, nên việc thương thảo không hề là một công việc dễ dàng, thậm chí là tương đối khó khăn và mất nhiều thời gian để có thể tiến tới ký kết hợp đồng.

Thương thảo là bước đệm để một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được hình thành và thường diễn ra dưới hai dạng: thương thảo trực tiếp và thương thảo gián tiếp. Thương thảo trực tiếp là khi hai hoặc nhiều bên cùng gặp mặt tại một địa điểm nhất định để cùng bàn bạc, thống nhất về các nội dung trong hợp đồng. Thương thảo gián tiếp là khi hai hoặc nhiều bên trao đổi thông qua văn bản giấy, văn bản điện tử hoặc các cuộc gọi, các cuộc hội thoại… Nhìn chung, thương thảo trực tiếp có lợi hơn do tiết kiệm thời gian, các bên có thể trực tiếp bày tỏ ý chí và được các bên còn lại phản hồi ngay, tuy nhiên, hình thức này cũng làm phát sinh nhiều chi phí do phải tổ chức, chuẩn bị cho buổi gặp mặt. Thương thảo gián tiếp tuy gây mất thời gian hơn, nhưng các bên có lợi thế là sẽ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị trước khi trả lời một vấn đề nào đó. Ngoài ra các vấn đề như chênh lệch múi giờ giữa các quốc gia, ngày nghỉ lễ, nghỉ cuối tuần hoặc lỗi kỹ thuật cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình thương thảo gián tiếp. Tùy theo khả năng và mong muốn mà các bên có thể lựa chọn hình thức thương thảo phù hợp với tổ chức của mình.

Trong quá trình thương thảo trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên thường tập trung bàn bạc và thống nhất về các nội dung chính yếu nhất của hợp đồng như:

• Xác định hàng hóa (tên, chủng loại, đặc điểm, yêu cầu bảo quản, tính phù hợp của hàng hóa).
• Xác định số lượng hàng hóa.
• Xác định giá cả.
• Vận chuyển: điều kiện giao hàng, bên vận chuyển, cảng đi – cảng đến.
• Luật áp dụng.
• Các trường hợp miễn trách nhiệm, điều khoản bất khả kháng.
• Cơ quan giải quyết tranh chấp.

Trên đây là những vấn đề quan trọng trong hợp đồng. Tuy nhiên, việc thương thảo thường không dễ dàng do tác động của hai yếu tố: pháp lý và thực tiễn kinh doanh; hai yếu tố này vừa hỗ trợ, vừa đối nghịch nhau. Yếu tố pháp lý yêu cầu phải tuân theo các chuẩn mực và khuôn mẫu, đòi hỏi một sự nghiên cứu sâu rộng và nắm vững các kiến thức pháp lý, còn yếu tố thực tiễn kinh doanh thì liên quan đến vị thế của các bên, thực tiễn trong ngành nghề, đặc trưng văn hóa kinh doanh và thị trường của hai bên. Bên cạnh đó, việc một bên có vị thế cao hơn và kinh nghiệm nhiều hơn thường dễ dẫn đến việc cán cân lợi ích bị nghiêng về một bên. Vì vậy, có thể nói thương thảo một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một công việc không hề dễ dàng và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm.

Một số lưu ý khi đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế:

Về việc xác định hàng hóa:

• Đối tượng hàng hoá: Các bên cần xác định rõ ràng hàng hóa được mua bán là hàng hóa gì, xuất xứ, sử dụng vào mục đích gì, những điều cần đảm bảo trong việc vận chuyển và bảo quản hàng hóa.

  Ví dụ: Đối tượng của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là tôm đông lạnh thì các bên nên cụ thể hóa như sau:

  “Hàng hóa: Tôm đông lạnh

  Xuất xứ: Tỉnh Cà Mau

• Mục đích sử dụng: Phân phối cho hệ thống bán lẻ cho người tiêu dùng
• Yêu cầu bảo quản: bảo quản lạnh ở nhiệt độ 2°C – 4°C”

  Giả sử bên mua không yêu cầu về điều kiện bảo quản thì nếu bên bán giao hàng không đúng chất lượng hoặc đã hư hỏng, bên bán có thể viện lý do không có quy định cụ thể về bảo quản hàng hóa. Hoặc nếu mục đích sử dụng không được xác định rõ, thì bên bán có thể giao tôm loại dùng cho chế biến thực phẩm thay vì loại tôm dùng để phân phối trực tiếp cho hệ thống bán lẻ tới người tiêu dùng. Tùy theo kinh nghiệm mà các bên nên xác định điều khoản này thật cụ thể, để tránh tranh chấp về sau.

Về việc xác định số lượng hàng hóa:

Các bên cần xác định rõ đơn vị tính (kg, tấn hay container).

Về việc xác định giá cả:

• Trong thực tiễn mua bán hàng hóa quốc tế, các bên thường xác định rõ giá cả. Tuy nhiên, theo Điều 14 Công ước Viên 1980 thì các bên cũng có thể qui định “thể thức xác định” giá cả, ví dụ như: “giá cả sẽ được xác định theo giá thị trường tại thời điểm giao hàng” hoặc “giá cả sẽ được xác định theo giá thị trường tại thời điểm nhận hàng”. Tuy nhiên, các bên cũng cần lưu ý giá trị trường là theo thị trường nào: bên bán, bên mua hay bên thứ ba. Nếu không quy định rõ thì khi xảy ra tranh chấp, các bên thường lập luận theo hướng có lợi cho mình hơn.
• Nếu hai bên khi thương thảo không xác định giá cả trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc quy định thể thức xác định giá cả thì theo Điều 55 Công ước Viên 1980, giá cả sẽ được xác định theo hướng “các bên, trừ phi có quy định trái ngược, đã có ngụ ý dựa vào giá đã được ấn định cho loại hàng hóa như vậy khi hàng hóa này được đem bán trong những điều kiện tương tự của ngành buôn bán hữu quan”. Điều này sẽ dẫn đến bất lợi nếu đối tượng của hợp đồng là loại hàng hóa nhạy cảm với biến động thị trường như: dầu thô, nông sản…
• Các loại thuế liên quan đến quan hệ mua bán hàng hoá giữa các bên đã bao gồm trong giá của hang hoá hay không?

Về vấn đề vận chuyển:

• Thông thường, các điều kiện giao hàng theo tập quán Incoterms thường được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, mỗi điều kiện lại có một đặc điểm khác nhau. Trong xuất nhập khẩu, điều kiện FOB và CIF được sử dụng nhiều nhất. Ví dụ như điều kiện FOB, tức là bên mua sẽ chịu rủi ro về hàng hóa khi hàng được xếp qua lan can tàu. Với những doanh nghiệp có đối tác vận chuyển tin cậy thì việc nhập khẩu theo điều kiện FOB sẽ đảm bảo an toàn hơn. Nếu bên mua chọn điều khoản CIF, thì có thể lợi ích trước mắt là bên bán sẽ giảm giá tiền hàng, nhưng lại tăng giá vận chuyển do bên bán sẽ có trách nhiệm thuê tàu. Thậm chí có trường hợp bên bán thuê tàu cũ, kém chất lượng, trong khi thời điểm chuyển rủi ro sang bên mua là lúc hàng được xếp qua lan can tàu.
• Cảng đi – cảng đến cũng cần được ghi chính xác và đồng bộ trong cả hợp đồng lẫn các chứng từ liên quan. Nếu có sai biệt trong hợp đồng với vận đơn thuê tàu hoặc L/C thì có khả năng ngân hàng sẽ không thanh toán tiền hàng.

Về vấn đề luật áp dụng:

• Theo các quy tắc của tư pháp quốc tế, các bên trong hợp đồng có thể thỏa thuận chọn luật áp dụng và luật được chọn phải là luật thực chất của một quốc gia. Tuy nhiên, Công ước Viên 1980, với 84 thành viên tính tới tháng 12 năm 2015, có khả năng được áp dụng mặc nhiên cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa các thương nhân đến từ các quốc gia thành viên hoặc khi quy tắc quốc tế dẫn chiếu đến việc áp dụng pháp luật của một quốc gia thành viên, cũng đóng vai trò quan trọng trong nguồn luật điều chỉnh hợp đồng. Nếu các bên không muốn áp dụng Công ước này, thì cần thống nhất với nhau về điều khoản loại trừ sự điều chỉnh của Công ước.
• Thực tiễn cũng có trường hợp các bên thống nhất chọn một hệ thống pháp luật của nước thứ ba để điều chỉnh, thì mỗi bên cũng cần tự cân nhắc năng lực pháp lý của mình, tránh trường hợp một bên có sức mạnh đàm phán cao hơn sẽ gây bất lợi cho bên còn lại.
• Các trường hợp miễn trách nhiệm, điều khoản bất khả kháng:
• Tùy theo luật mà các bên chọn hoặc theo Công ước Viên 1980, thì mỗi văn bản pháp luật sẽ quy định cụ thể các trường hợp được coi là sự kiện bất khả kháng hoặc các điều kiện để xác định một bên có được miễn trách nhiệm hay không. Tuy nhiên, các bên vẫn có quyền thỏa thuận và thống nhất xây dựng điều khoản này trong hợp đồng. Nếu có tranh chấp xảy ra, cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ áp dụng nội dung mà các bên thỏa thuận.
• Về cơ quan giải quyết tranh chấp:
• Các bên cần thương thảo và nhất trí sẽ chọn Tòa án hay Trọng tài để giải quyết tranh chấp, cũng như xác định rõ Tòa án tại quốc gia nào hoặc Trung tâm trọng tài nào, tránh trường hợp quy định không rõ thì sẽ gây mất hiệu lực điều khoản này.
  Ví dụ: Các bên ghi rõ: “Cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này là Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam – VIAC” thay vì quy định chung chung như: “Trung tâm trọng tài tại Việt Nam”. Quy định không rõ ràng có thể khiến điều khoản trọng tài vô hiệu, từ đó một bên sẽ đưa tranh chấp ra tòa án, gây mất thời gian và chi phí.

Về văn hoá ứng xử:

• Khi thương thảo đàm phán hợp đồng vì nhiều lý do và đôi khi cũng vì quan hệ bạn hàng mà các bên thường dễ tính đến thiếu chuyên nghiệp nhằm đơn giản để nhanh chóng có thể ký kết hợp đồng. Do đó, khi xảy ra bất đồng giữa các bên thì các điều khoản quy định của hợp đồng lại quá sơ sài và không có chế tài cưỡng chế rõ ràng nên một trong các bên sẽ dễ dàng xâm phạm lợi ích của bên còn lại.
• Đặc biệt nhiều doanh nghiệp trong nước khi thương thảo, đàm phán, soạn thảo hợp đồng thường có tâm lý là hợp đồng nên đơn giản, không cần quá chi tiết, nhiều điều khoản (ngay cả nhiều luật sư cũng tư vấn cho doanh nghiệp đơn giản nội dung hợp đồng giữa các bên vì đã có các điều khoản tuỳ nghi của pháp luật điều chỉnh những nội dung hợp đồng không quy định). Tuy nhiên, thực tế là nhiều quy đinh của pháp luật về nội dung các bên bất đồng lại có hướng xử lý khác nhau nên khi xảy ra tranh chấp rất khó cho các bên đưa ra căn cứ giải quyết cụ thể cho trườn hợp của giao dịch.
  Vì vậy, trong quá trình thương thảo đàm phán hợp đồng các bên nên thận trọng và đàm phán chi tiết, nhất là các nội dung còn e ngại đối với phía bên còn lại của hợp đồng, đặc biệt xây dựng thói quen sử dụng ý kiến pháp lý của nhân viên pháp chế hoặc luật sư để đảm bảo đúng pháp luật trong đàm phán cũng

Thương thảo hợp đồng không bao giờ là một việc dễ dàng, nhất là đối với các doanh nghiệp Việt Nam, chưa có nhiều kinh nghiệm pháp lý lẫn kinh doanh quốc tế. Bên yếu thế thường bị bên mạnh hơn gây sức ép hoặc yêu cầu tuân theo hợp đồng mẫu. Khi có tranh chấp xảy ra, bên yếu thế thường chịu bất lợi nhiều hơn hẳn. Vì vậy, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định của pháp luật cũng như cụ thể hóa càng nhiều càng tốt các điều khoản trong hợp đồng sẽ giúp các bên nâng cao sự cân bằng trong thương thảo hợp đồng. Ngoài ra, văn hóa kinh doanh cũng có vai trò quan trọng, giúp việc thương thảo và duy trì mối quan hệ làm ăn tốt đẹp hơn. Ta thường thấy bên bán sẽ chiết khấu cho bên mua một tỷ lệ nhất định, cũng như khi tranh chấp xảy ra, các bên nên thương thảo lại một lần nữa về cách thức điều chỉnh hợp đồng và giải quyết hậu quả sao cho hợp tình hợp lý. Việc đưa tranh chấp ra giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài thường là bước cuối cùng và không bên nào mong muốn.

Mọi khó khăn vướng mắc liên quan đến hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn chi tiết.