Nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ xử lý như thế nào?

Trong quá trình đăng ký nhãn hiệu, nhiều cá nhân và doanh nghiệp gặp phải tình huống nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ bởi cơ quan sở hữu trí tuệ. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như nhãn hiệu trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã đăng ký trước, không đáp ứng điều kiện bảo hộ hoặc hồ sơ đăng ký chưa phù hợp. Khi nhận được thông báo từ chối, chủ đơn cần hiểu rõ nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời. Vậy nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ xử lý như thế nào?

Nhãn hiệu bị từ chối – Tóm tắt nhanh

• Thường xảy ra ở giai đoạn thẩm định nội dung
• Nguyên nhân chính: trùng/tương tự nhãn hiệu đã đăng ký
• Thời gian phản hồi: 2–3 tháng
• Có thể xử lý bằng: giải trình, sửa đổi hoặc khiếu nại.

Checklist xử lý khi nhãn hiệu bị từ chối

Bước	Việc cần làm
1	Xác định lý do từ chối
2	Kiểm tra trùng/tương tự
3	Chuẩn bị giải trình
4	Sửa đổi phạm vi đăng ký
5	Khiếu nại (nếu cần)

Các giai đoạn thẩm định đơn đăng ký nhãn hiệu

Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi 2009, 2019, 2022, 2025 (sau đây gọi tắt là Luật SHTT), quá trình thẩm định đơn đăng ký nhãn hiệu như sau:

Thẩm định hình thức

Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được thẩm định hình thức trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn (khoản 1 Điều 119).

Đơn đăng ký nhãn hiệu được thẩm định hình thức để đánh giá tính hợp lệ của đơn.

Công bố đơn

Đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.

Đơn đăng ký nhãn hiệu được công bố trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày đơn được chấp nhận là đơn hợp lệ (khoản 2 Điều 110).

Thẩm định nội dung

Trong thời hạn 05 tháng kể từ ngày công bố đơn, đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ tiếp tục được thẩm định về nội dung (điểm b khoản 2 Điều 119).

Đây là quy định mới tại Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi năm 2025, có hiệu lực từ 01/04/2026. Trước đây, thời hạn thẩm định nội dung nhãn hiệu là 06 tháng.

Kết quả của giai đoạn thẩm định là trả lời câu hỏi nhãn hiệu đăng ký có được bảo hộ hay không.

Cấp Giấy Chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Đơn đăng ký nhãn hiệu không thuộc trường hợp từ chối cấp văn bằng bảo hộ hoặc người nộp đơn có ý kiến xác đáng phản đối về dự định từ chối thì Cục SHTT thực hiện các công việc sau đây:

• Thông báo kết quả thẩm định nội dung: Trong đó nêu rõ dự định cấp văn bằng bảo hộ đối với toàn bộ hoặc phần đáp ứng điều kiện bảo hộ và ấn định thời hạn để người nộp đơn nộp phí, lệ phí hoặc có ý kiến phản đối về kết quả thẩm định nội dung;
• Quyết định cấp văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp: Nếu người nộp đơn nộp phí, lệ phí.

Nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ trong các trường hợp nào?

Từ chối tại giai đoạn nộp đơn

Theo khoản 2 Điều 116 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, trường hợp đơn thiếu một trong các tài liệu tối thiểu quy định thì cán bộ nhận đơn:

• Từ chối tiếp nhận đơn; hoặc
• Gửi thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ từ chối tiếp nhận đơn cho người nộp đơn (nếu đơn nộp qua dịch vụ bưu chính, đơn điện tử nộp qua hệ thống nộp đơn trực tuyến).

Người nộp đơn có thể khiếu nại đối với thông báo trên.

Đối với đơn nộp qua dịch vụ bưu chính bị từ chối tiếp nhận, Cục Sở hữu trí tuệ không phải gửi trả lại cho người nộp đơn các tài liệu đơn trừ bản gốc được nộp để đối chiếu.

Từ chối tại giai đoạn thẩm định hình thức đơn

Theo khoản 2 Điều 109 Luật SHTT được hướng dẫn bởi Điều 71 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, đơn đăng ký sở hữu công nghiệp bị coi là không hợp lệ trong các trường hợp sau đây:

• Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức;
• Đối tượng nêu trong đơn là đối tượng không được bảo hộ;
• Người nộp đơn không có quyền đăng ký, kể cả trường hợp quyền đăng ký cùng thuộc nhiều tổ chức, cá nhân nhưng một hoặc một số người trong số đó không đồng ý thực hiện việc nộp đơn;
• Đơn được nộp trái với quy định về cách thức nộp đơn;
• Người nộp đơn không nộp phí và lệ phí.

Nếu đơn thuộc một trong các trường hợp trên, Cục Sở hữu trí tuệ gửi cho người nộp đơn thông báo kết quả thẩm định hình thức, với dự định từ chối chấp nhận đơn vì đơn không hợp lệ.

Trong thông báo gồm:

• Tên, địa chỉ người nộp đơn;
• Tên người được ủy quyền (nếu có);
• Tên đối tượng nêu trong đơn;
• Ngày nộp đơn và số đơn;
• Các lý do, thiếu sót khiến cho đơn có thể bị từ chối chấp nhận;

Đồng thời, thông báo sẽ ấn định thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn có ý kiến hoặc sửa chữa thiếu sót.

Từ chối tại giai đoạn thẩm định nội dung đơn

Theo khoản 1 Điều 117 Luật SHTT, đơn đăng ký nhãn hiệu bị từ chối cấp văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

• Có cơ sở để khẳng định rằng đối tượng nêu trong đơn không đáp ứng đầy đủ các điều kiện bảo hộ;
• Có cơ sở để khẳng định rằng người nộp đơn không có quyền đăng ký nhãn hiệu hoặc đăng ký nhãn hiệu với dụng ý xấu;
• Đơn đáp ứng các điều kiện để được cấp văn bằng bảo hộ nhưng không phải là đơn có ngày ưu tiên hoặc ngày nộp đơn sớm nhất;
• Đơn thuộc trường hợp có nhiều đơn đăng ký cùng đáp ứng các điều kiện để được cấp văn bằng bảo hộ và cùng có ngày ưu tiên hoặc ngày nộp đơn sớm nhất mà không được sự thống nhất của tất cả những người nộp đơn;
• Việc sửa đổi, bổ sung đơn làm mở rộng phạm vi đối tượng đã bộc lộ hoặc nêu trong đơn hoặc làm thay đổi bản chất của đối tượng yêu cầu đăng ký nêu trong đơn.
• Đơn bị coi là không hợp lệ tương tự như trong thẩm định hình thức.

Theo đó, Điều 80 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN quy định việc từ chối như sau:

• Nếu đối tượng yêu cầu bảo hộ nêu trong đơn không đáp ứng điều kiện bảo hộ hoặc đáp ứng điều kiện bảo hộ nhưng đơn còn có thiếu sót: Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo kết quả thẩm định nội dung, trong đó nêu rõ dự định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, lý do từ chối hoặc thiếu sót của đơn và ấn định thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn có ý kiến;
• Nếu người nộp đơn không sửa chữa thiếu sót hoặc sửa chữa không đạt yêu cầu, không có ý kiến phản đối hoặc có ý kiến phản đối nhưng không xác đáng trong thời hạn quy định: Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn.

Nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ xử lý như thế nào?

Xử lý khi nhãn hiệu bị từ chối tại giai đoạn nộp đơn

Trong trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu bị từ chối tiếp nhận ngay khi nộp đơn, nguyên nhân thường xuất phát từ việc hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tối thiểu, chẳng hạn như thiếu tờ khai đăng ký nhãn hiệu, thiếu mẫu nhãn hiệu, thiếu chứng từ nộp phí hoặc các tài liệu bắt buộc khác theo quy định.

Khi xảy ra tình huống này, người nộp đơn cần xử lý theo các hướng sau:

• Rà soát lại toàn bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu để xác định chính xác tài liệu còn thiếu hoặc chưa đúng quy định.
• Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu tối thiểu theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận đơn.
• Tiến hành nộp lại đơn đăng ký nhãn hiệu với hồ sơ đã được hoàn thiện.

Việc khắc phục ở giai đoạn này tương đối đơn giản vì cơ quan có thẩm quyền mới chỉ từ chối tiếp nhận đơn, chưa tiến hành thẩm định nội dung đối tượng đăng ký.

Xử lý khi nhãn hiệu bị từ chối tại giai đoạn thẩm định hình thức

Ở giai đoạn thẩm định hình thức, đơn đăng ký nhãn hiệu có thể bị dự định từ chối nếu không đáp ứng các yêu cầu về hình thức hoặc điều kiện nộp đơn theo quy định của pháp luật.

Khi nhận được thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn, người nộp đơn có thời hạn 02 tháng để thực hiện các biện pháp xử lý sau:

Sửa chữa thiếu sót của đơn

Người nộp đơn cần kiểm tra các lỗi được nêu trong thông báo và tiến hành sửa đổi, bổ sung hồ sơ, ví dụ:

• Điều chỉnh thông tin của người nộp đơn hoặc người đại diện;
• Bổ sung tài liệu còn thiếu;
• Chỉnh sửa mẫu nhãn hiệu hoặc danh mục hàng hóa, dịch vụ;
• Nộp bổ sung phí, lệ phí theo quy định.

Sau khi sửa chữa đầy đủ và đúng yêu cầu, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiếp tục xem xét đơn để quyết định chấp nhận đơn hợp lệ.

Giải trình hoặc phản đối dự định từ chối

Trong trường hợp người nộp đơn cho rằng đơn của mình đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hình thức, có thể gửi văn bản giải trình để chứng minh tính hợp lệ của đơn. Nếu lập luận hợp lý và có căn cứ pháp lý, cơ quan thẩm định có thể chấp nhận đơn và tiếp tục đưa đơn sang giai đoạn công bố.

Xử lý khi nhãn hiệu bị từ chối tại giai đoạn thẩm định nội dung

Đây là giai đoạn quan trọng nhất vì cơ quan thẩm định sẽ đánh giá khả năng bảo hộ của nhãn hiệu. Khi nhận được thông báo dự định từ chối cấp văn bằng bảo hộ, người nộp đơn có thời hạn 02 tháng để phản hồi.

Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp đơn có thể lựa chọn một trong các phương án sau:

Giải trình để chứng minh khả năng bảo hộ của nhãn hiệu

Nếu nhãn hiệu bị từ chối do bị cho là trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký trước, người nộp đơn có thể:

• Phân tích sự khác biệt giữa hai nhãn hiệu về cấu trúc, cách phát âm, ý nghĩa hoặc hình thức thể hiện;
• Chứng minh nhãn hiệu của mình không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng
• Chứng minh nhãn hiệu đã được sử dụng rộng rãi và có khả năng phân biệt trên thị trường.

Việc giải trình cần kèm theo lập luận pháp lý và tài liệu chứng minh để tăng khả năng được chấp nhận.

Sửa đổi phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu

Trong một số trường hợp, nhãn hiệu bị từ chối vì danh mục hàng hóa, dịch vụ quá rộng hoặc trùng với nhãn hiệu khác. Khi đó, người nộp đơn có thể:

• Thu hẹp danh mục hàng hóa, dịch vụ đăng ký;
• Loại bỏ những nhóm sản phẩm có nguy cơ gây xung đột với nhãn hiệu đã tồn tại.

Cách xử lý này thường giúp giảm nguy cơ bị từ chối toàn bộ đơn đăng ký.

Chứng minh quyền đăng ký nhãn hiệu

Nếu đơn bị từ chối do người nộp đơn không có quyền đăng ký, người nộp đơn có thể:

• Bổ sung tài liệu chứng minh quyền đăng ký;
• Nộp văn bản chuyển giao quyền đăng ký hoặc văn bản đồng ý của chủ thể có quyền.

Khiếu nại quyết định từ chối

Trong trường hợp Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, người nộp đơn vẫn có quyền khiếu nại quyết định này theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và khiếu nại hành chính.

Việc khiếu nại cần kèm theo các tài liệu và lập luận chứng minh rằng quyết định từ chối là không phù hợp với quy định pháp luật hoặc chưa đánh giá đầy đủ các yếu tố liên quan.

Tóm lại, khi nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ, người nộp đơn không nên vội từ bỏ đơn đăng ký mà cần xác định rõ giai đoạn bị từ chối và nguyên nhân cụ thể. Trên cơ sở đó, có thể lựa chọn các biện pháp như sửa chữa thiếu sót của đơn, giải trình với cơ quan thẩm định, điều chỉnh phạm vi đăng ký hoặc thực hiện khiếu nại để bảo vệ quyền lợi của mình và tăng khả năng được cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.

Thực tế xử lý nhãn hiệu bị từ chối tại Việt Nam

Trong thực tế, hơn 70% đơn nhãn hiệu bị từ chối do:

• Tra cứu nhãn hiệu không kỹ trước khi nộp
• Nhãn hiệu tương tự nhưng không nhận ra
• Danh mục sản phẩm đăng ký quá rộng.
• Bị phản đối đơn đăng ký nhãn hiệu.
• Việc xử lý sai có thể khiến đơn bị từ chối hoàn toàn.

Một số lưu ý khi nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ

Khi nhận được thông báo dự định từ chối hoặc quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu từ Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, người nộp đơn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau để bảo đảm quyền lợi của mình và tăng khả năng được cấp văn bằng bảo hộ:

Cần xác định rõ nguyên nhân bị từ chối

Thông báo của cơ quan thẩm định thường nêu rõ lý do từ chối hoặc các thiếu sót của đơn. Người nộp đơn cần đọc kỹ nội dung này để xác định chính xác nhãn hiệu bị từ chối do:

• Không đáp ứng điều kiện bảo hộ theo quy định của Luật SHTT;
• Nhãn hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký trước;
• Thiếu sót về hình thức hoặc hồ sơ đăng ký;
• Người nộp đơn không có quyền đăng ký nhãn hiệu.
• ….

Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp, tránh mất thời gian và chi phí.

Tuân thủ đúng thời hạn phản hồi

Khi nhận được thông báo dự định từ chối, người nộp đơn cần chú ý thời hạn phản hồi theo quy định của pháp luật. Thông thường:

• Thời hạn sửa chữa thiếu sót trong thẩm định hình thức là 02 tháng;
• Thời hạn phản hồi thông báo kết quả thẩm định nội dung là 02 tháng theo luật mới từ 1/4/2026.

Nếu quá thời hạn này mà người nộp đơn không có ý kiến phản hồi hoặc không sửa chữa thiếu sót, cơ quan thẩm định có thể ra quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ.

Chuẩn bị lập luận và tài liệu chứng minh đầy đủ

Trong trường hợp lựa chọn phương án giải trình hoặc phản đối dự định từ chối, người nộp đơn cần chuẩn bị:

• Lập luận pháp lý rõ ràng dựa trên các quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ;
• Tài liệu chứng minh sự khác biệt của nhãn hiệu so với nhãn hiệu đối chứng;
• Tài liệu chứng minh quá trình sử dụng nhãn hiệu trên thực tế (nếu có).

Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu và lập luận sẽ giúp tăng khả năng thuyết phục cơ quan thẩm định xem xét lại quyết định.

Tham khảo ý kiến chuyên gia sở hữu trí tuệ

Quy trình thẩm định nhãn hiệu thường liên quan đến nhiều quy định pháp lý và tiêu chí đánh giá chuyên môn. Vì vậy, khi nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ, người nộp đơn nên cân nhắc tham khảo ý kiến của luật sư hoặc tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp để được tư vấn phương án xử lý hiệu quả.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về vấn đề: Nhãn hiệu bị từ chối bảo hộ xử lý như thế nào? Nếu Quý khách hàng còn vướng mắc hoặc cần hỗ trợ về thủ tục đăng ký, xử lý từ chối đơn nhãn hiệu, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.