Quy định về thời hạn lưu giữ sổ sách kế toán của công ty

Thời gian lưu giữ sổ sách kế toán của công ty là một trong những kiến thức quan trọng và cần thiết của người theo nghề kế toán. Hãy cùng đại lý thuế Việt An đi tìm hiểu về thời gian lưu giữ sổ sách kế toán của công ty cũng như các lưu ý quan trọng trong quá trình lưu trữ nhé.

Những loại chứng từ kế toán cần lưu trữ

Các loại chứng từ kế toán cần lưu trữ đó là:

• Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
• Bộ báo cáo tài chính theo thông tư 133 hoặc thông tư 200, báo cáo quyết toán ngân sách đối với các đơn vị sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguồn ngân sách nhà nước.
• Các hồ sơ khác kèm theo như: Các loại hợp đồng, các báo cáo quản trị theo yêu cầu từ nhà quản lý, báo cáo quyết toán dự án công trình đã hoàn thành, báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá tài sản tại đơn vị, các tài liệu liên quan đến thanh kiểm tra, quyết toán, biên bản hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận và các quy định phân phối các quỹ từ lợi nhuận sản xuất kinh doanh, các tài liệu liên quan đến hoạt động giải thể, chia tách, sát nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, các tài liệu liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí đối với nhà nước.

Sổ sách kế toán của công ty được lưu trữ trong thời gian bao lâu

Các loại tài liệu kế toán có thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm

Theo quy định, các tài liệu kế toán dưới đây cần có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm:

• Chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính khi kết thúc năm: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ nghiệp vụ khác.
• Tài liệu kế toán được sử dụng cho mục đích điều hành, quản lý của nhà quản trị và không được ghi sổ kế toán cũng như làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 10 năm

• Các loại chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp trong việc ghi sổ kế toán và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính, các bảng kê thuế GTGT, bảng kể tổng hợp chi tiết của các tài khoản, báo cáo tài chinh theo niên độ quý, năm của đơn vị, các báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra công tác kế toán của đơn vị nếu có bộ phận kiểm toán nội bộ, các biên bản hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
• Tài liệu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các báo cáo kiểm tra và đánh giá giá trị tài sản tại đơn vị.
• Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư bao gồm tài liệu liên quan tới kỳ kế toán năm và các số liệu kế toán làm căn cứ lập báo cáo quyết toán dự án khối lượng công trình hoàn thành thuộc nhóm B, C.
• Tài liệu liên quan đến hoạt động chia tách, sát nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu vốn, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp,.
• Các tài liệu liên quan đến hoạt động thanh kiểm tra, quyết toán của đơn vị có thẩm quyền như các tổ chức kiểm toán độc lập, kiểm toán Nhà nước (nếu đơn vị sử dụng nguồn ngân sách Nhà nước cấp).

Các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

• Đối với các đơn vị kế toán khu vực công, các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: Báo cáo tổng quyết toán Ngân sách nhà nước năm được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán các dự án, công trình hoàn thành thuộc nhóm A, các dự án trọng điểm quốc gia cùng các tài liệu kế toán mang tính lịch sử, có ý nghĩa quan trọng đối với kinh tế, quốc phòng và an ninh.
• Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, các tài liệu kế toán được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, đóng góp ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Lưu ý: Thời hạn lưu trữ hồ sơ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ tài liệu trên 10 năm và cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy do yếu tố tự nhiên.

Quy định xử phạt về vi phạm quy định lưu giữ sổ sách kế toán của công ty

Hành vi không lưu giữ hồ sơ sổ sách tại đơn vị

Doanh nghiệp không thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán tại trụ sở chính hoặc các địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 triệu – 50.000.000 triệu.

Vi phạm trong quá trình lưu trữ hồ sơ sổ sách kế toán

• Phạt cảnh cáo đối với các hành vi:
• Đưa các chứng từ kế toán lưu trữ chậm 12 tháng trở lên so với quy định
• Không sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán theo mốc thời gian phát sinh
• Mức phạt từ 5.000.000 triệu đến 10.000.000 triệu đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
• Lưu trữ sổ sách kế toán của công ty không đúng và đủ theo quy định.
• Không đảm bảo sự an toàn nguyên vẹn của các hồ sơ kế toán, gây hư hỏng, mất mát hồ sơ trong thời gian lưu trữ.
• Sử dụng các loại hồ sơ, sổ sách kế toán trong thời gian lưu trữ sai quy định.
• Không tiến hành kiểm kê và có biện pháp khôi phục chứng từ bị mất mát.
• Mức phạt từ 10.000.000 triệu đến 20.000.000 triệu đối với các hành vi
• Tự ý hủy bỏ các tài liệu kế toán khi chưa hết thời gian lưu trữ, tuy nhiên chưa đến mức độ phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Không thực hiện thủ tục tiêu hủy chứng từ kế toán đúng quy định.

Trên đây là một số quy định về thời hạn lưu giữ sổ sách kế toán của công ty mà đại lý thuế Việt An muốn chia sẻ đến các bạn đọc. Hi vọng bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp ích cho các bạn trong nghề kế toán!