Thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài

Sau khi triển khai dự án, nhà thầu nước ngoài có trách nhiệm tiến hành thủ tục thành lập văn phòng điều hành nhà thầu theo quy định pháp luật. Vậy thành lập như thế nào? Để giải đáp thắc mắc của quý khách hàng, công ty Luật Việt An đưa ra bài viết về thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài dưới đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật Đầu tư 2020;
• Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2020;
• Luật Đấu thầu 2023;
• Nghị định 15/2021/NĐ-CP quy định về quản lý dự án đầu tư xây dựng;
• Thông tư 03/2021/TT-BKHCN quy định về mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư.

Văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài là gì?

Văn phòng điều hành được thành lập theo Luật Đầu tư 2020 là đơn vị phụ thuộc của chủ đầu tư hoặc nhà thầu trong một hợp đồng BCC, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng điều hành có chức năng là được tiến hành các hoạt động kinh doanh trong phạm vi quyền và nghĩa vụ quy định tại hợp đồng BCC và Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng điều hành.

Phân biệt văn phòng điều hành và văn phòng đại diện

Văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài khác văn phòng đại diện những điểm sau đây:

Hồ sơ thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài cần các tài liệu sau đây:

• Văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành gồm: tên và địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu có) của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC; tên, địa chỉ văn phòng điều hành; nội dung, thời hạn, phạm vi hoạt động của văn phòng điều hành; họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng điều hành;
• Quyết định của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC về việc thành lập văn phòng điều hành;
• Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng điều hành;
• Bản sao hợp đồng BCC.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Quy trình thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài

Thủ tục thành lập văn phòng điều hành nhà thầu nước ngoài được tiến hành theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp và tiếp nhận hồ sơ

Nhà đầu tư nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng điều hành tại Sở kế hoạch và đầu tư nơi dự kiến đặt văn phòng điều hành.

Hình thức thực hiện: Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu đện.

Sở Kế hoạch và Đầu tư tiếp nhận hồ sơ, trả giấy phép nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

Phòng chuyên môn thụ lý, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, trình lãnh đạo Sở phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ (Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành/ Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết)

Thời gian thực hiện: trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Trả kết quả

Sau thời hạn 15 ngày, cá nhân, tổ chức nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Kết quả nhận được có thể là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành, hoặc Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết.

Lưu ý: Khi nộp hồ sơ và nhận kết quả, người làm thủ tục phải mang các giấy tờ sau:

• Giấy tiếp nhận hồ sơ và giấy hẹn trả kết quả;
• Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân khác.
• Trường hợp nhà đầu tư, doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác nộp hồ sơ và nhận kết quả, thì người làm thủ tục phải xuất trình Giấy CMND hoặc hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác và một trong các giấy tờ sau: (i) Hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ nộp hồ sơ, nhận kết quả và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân thực hiện nộp hồ sơ, nhận kết quả; (ii) Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện nộp hồ sơ, nhận kết quả theo quy định của pháp luật..

Câu hỏi liên quan đến thành lập văn phòng điều hành

Thời hạn giải quyết, cơ quan thực hiện hồ sơ thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài?

Tối đa 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Cơ quan nào có thẩm quyền quyết định cho phép thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài?

Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: Sở Xây dựng.

Nhà thầu nước ngoài có được chỉ định thầu tại Việt Nam có cần tư cách pháp nhân (có trụ sở, chi nhánh, đại diện) ở Việt Nam hay không?

Nhà thầu nước ngoài được chỉ định thầu cần có đăng ký thành lập, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu đang hoạt động cấp mà không cần có pháp nhân tại Việt Nam, không cần có trụ sở, chi nhánh hoặc đại lý tại Việt Nam nhưng phải liên danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước, trừ trường hợp nhà thầu phụ trong nước không đủ năng lực tham gia vào bất kỳ phần công việc nào của gói thầu. Nếu nhà thầu trong nước không có đủ năng lực tham gia vào một phần công việc của gói thầu thì nhà thầu nước ngoài không cần liên danh hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước (căn cứ tại Điểm h Khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu).

Khi ký kết hợp đồng với nhà thầu nước ngoài không có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam thì Chủ đầu tư vấn lưu ý về các điều khoản để ràng buộc trách nhiệm của nhà thầu trong việc thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng.

Như vậy, căn cứ theo những quy định này thì văn phòng đại diện của pháp nhân không có tài sản độc lập và không tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó, về bản chất văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, do đó văn phòng đại diện không đủ tư cách để tham dự đấu thầu.

Văn phòng điều hành có cần con dấu riêng không?

Đối với nhà thầu nước ngoài khi hoạt động xây dựng tại Việt Nam, sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động, lập văn phòng điều hành, nhà thầu có quyền đăng kí mẫu con dấu phục vụ hoạt động của mình. Theo quy định tại Nghị định 15/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng, nhà thầu nước ngoài có nghĩa vụ đăng ký, hủy mẫu con dấu, nộp lại con dấu khi kết thúc hợp đồng theo quy định của pháp luật. Nhà thầu nước ngoài chỉ sử dụng con dấu này trong công việc phục vụ thực hiện hợp đồng tại Việt Nam theo quy định tại giấy phép hoạt động xây dựng.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài, giấy phép cho nhà thầu nước ngoài xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.