Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định. Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn thủ tục Thay đổi đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện.
Nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động theo mẫu giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện quy định tại Phụ lục IV-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, trong đó bao gồm các nội dung:
Tên văn phòng đại diện’
Địa chỉ văn phòng đại diện, số điện thoại, emai, website,..’
Thông tin người đứng đầu: họ tên, ngày tháng năm sinh, giấy tờ pháp lý, địa chỉ,…’
Thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp,…
Các trường hợp phải thực hiện thay đổi đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Căn cứ khoản 2, khoản 3, khoản 5 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi văn phòng đại diện phát sinh các thay đổi sau đây thì phải làm hồ sơ đăng ký thay đổi, bao gồm:
Thay đổi tên văn phòng đại diện (tên viết bằng tiếng việt, tên viết bằng tiếng nước ngoài, tên viết tắt);
Thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện (địa chỉ đặt văn phòng đại diện, số điện thoại, fax, email, website);
Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện;
Thay đổi thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện (cập nhật ngày tháng năm sinh, loại giấy tờ chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu, cập nhật địa chỉ thường trú và địa chỉ liên lạc);
Cập nhật tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp chủ quản trong trường hợp doanh nghiệp chủ quản có thay đổi;
Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Căn cứ khoản 2 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện quy định tại Phụ lục II-9 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:
Trường hợp thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, kèm theo thông báo phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp (trong trường hợp người đại diện không trực tiếp nộp hồ sơ). Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
Lưu ý nơi nộp hồ sơ thay đổi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Lưu ý: Trước đây Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính. Tuy nhiên, theo quy định mới về sáp nhập, nhiều Sở Tài chính đã được sáp nhập vào Sở, ngành khác và tên gọi Phòng Đăng ký kinh doanh cũng có thay đổi, tùy từng địa phương.
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ đặt văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh
Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thay đổi.
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Lưu ý trường hợp chuyển địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh
Trường hợp chuyển địa chỉ nơi đặt văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt văn phòng đại diện đã đăng ký, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến.
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Một số lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện
Mức phí, lệ phí khi tiến hành thủ tục
Theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký doanh nghiệp, trong đó có lệ phí thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 50.000 đồng/lần. Ngoài ra các đối tượng được miễn lệ phí như sau:
Bổ sung, thay đổi thông tin do thay đổi địa giới hành chính được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục qua qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Sử dụng chữ ký số điện tử khi nộp hồ sơ trực tuyến
Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
Đăng ký bổ sung ngành nghề cho văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Vì vậy, không thể đăng ký hay bổ sung ngành nghề kinh doanh cho văn phòng đại diện.
Thời hạn phải đăng ký thay đổi nội dung hoạt động khi phát sinh thay đổi
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Xử phạt khi không tiến hành đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mà không tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi, có thể bị phạt như sau:
Quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày: phạt cảnh cáo
Quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày: phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
Quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày: phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên: phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Hành vi không đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Ngoài ra, còn phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả là buộc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trên đây là tư vấn thay đổi đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện. Quý khách có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện hay cần tư vấn, hỗ trợ về mặt thủ tục, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 01010266/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 23/10/2007 tại Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội.
