Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần

Kể từ ngày 01/7/2025, hệ thống pháp luật về đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam có nhiều điểm đổi mới quan trọng với việc Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025 chính thức có hiệu lực. Đồng thời, Chính phủ đã ban hành Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp và Thông tư 68/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn sử dụng các biểu mẫu trong quá trình đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Theo quy định mới tại Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, trong đó có công ty cổ phần được quy định cụ thể và chặt chẽ hơn, đảm bảo sự liên thông giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần năm 2025.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi năm 2025.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ 01/07/2025;
• Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh, có hiệu lực từ 01/07/2025;

Quy định về địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần

• Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Một số trường hợp công ty cổ phần không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp
• Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên quy định tại Bộ luật Tố tụng hình sự;
• Doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.

Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần năm 2025

Bước 1: Thực hiện thủ tục thuế (nếu có thay đổi cơ quan thuế quản lý)

Theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, công ty phải thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ (bao gồm: báo cáo thuế, quyết toán thuế, xác nhận không nợ thuế) trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ với Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới (đối với cả hai trường hợp trên), bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu 12 – phụ lục I – Thông tư 68/2025/TT-BTC);
• Bản sao hoặc bản chính Nghị quyết/Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (áp dụng đối với hồ sơ thay đổi doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025);
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật).

Lưu ý: địa chỉ ghi trong hồ sơ cần cập nhật theo địa giới hành chính mới áp dụng từ 01/07/2025.

Bước 3: Nộp hồ sơ và xử lý

Sau khi nộp hồ sơ, trình tự xử lý được thực hiện như sau:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả;
• Thông tin thay đổi địa chỉ được chuyển cho cơ quan thuế;
• Trong vòng 01 ngày làm việc, Cơ quan thuế gửi ý kiến xác nhận về việc doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế (trong trường hợp phải chốt thuế);
• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận địa chỉ trụ sở chính đã thay đổi. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Lưu ý về các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần

Quyền và nghĩa vụ doanh nghiệp sau khi thay đổi

Theo quy định tại khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của công ty cổ phần. Mọi quyền, nghĩa vụ, tài sản, hợp đồng, con dấu, mã số thuế vẫn giữ nguyên và được kế thừa tại địa chỉ mới.

Trường hợp thay đổi địa giới hành chính

Trường hợp địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần thay đổi do thay đổi địa giới hành chính (ví dụ sáp nhập phường, đổi tên quận), doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi. Thay vào đó, công ty có thể gửi thông báo cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh khi:

• Có nhu cầu được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi địa chỉ cập nhật mới, hoặc;
• Khi thực hiện đăng ký thay đổi các nội dung khác của doanh nghiệp.

Lưu ý: Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần nộp thông báo, không cần làm thủ tục như thay đổi trụ sở thông thường.

Về con dấu công ty

Trường hợp con dấu của công ty cổ phần còn thông tin địa chỉ cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

Về hóa đơn công ty

Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy

Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện, công ty cổ phần có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên cơ quan thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử

• Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế.
• Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp / thông báo thay đổi thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi

• Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai lại thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 52 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ gửi kèm theo Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
• Trường hợp công ty cổ phần có sự thay đổi cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc thay đổi tỷ lệ sở hữu từ ngưỡng này, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin theo khoản 2 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ gửi kèm theo Mẫu số 11 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
• Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025, nếu chưa kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp phải bổ sung thông tin theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đồng thời thực hiện nghĩa vụ theo khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/6/2025 (Luật Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung một số điều). Hồ sơ kê khai theo Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư.
• Đối với công ty cổ phần thành lập trước ngày 01/7/2025, nếu thuộc trường hợp xác định được chủ sở hữu hưởng lợi theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thì phải kê khai thông tin tương ứng theo khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 (Luật Doanh nghiệp sửa đổi). Hồ sơ gửi kèm theo Mẫu số 11 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

Dịch vụ của Luật Việt An về thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty năm 2025

• Tư vấn, các điều kiện và các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thay đổi trụ sở công ty.
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Tư vấn các thủ tục sau thay đổi trụ sở công ty
• Hướng dẫn khách hàng viết hóa đơn, thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.

Mọi vướng mắc trong thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty công ty cổ phần năm 2025 Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn chi tiết.