Thủ tục xin cập nhật mã quản lý kho ngoại quan trên hệ thống Vasscm

Hoạt động logistics và quản lý kho ngoại quan hiện nay đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng hàng hóa xuất nhập khẩu. Để nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch, hệ thống VASSCM (Vietnam Automated System for Seaport Customs Management) đã được Cục Hải quan triển khai như một công cụ hiện đại hóa hải quan. Việc cập nhật mã quản lý kho ngoại quan trên hệ thống VASSCM là một thủ tục quan trọng, nhằm đảm bảo kho được nhận diện và kết nối đúng với hệ thống quản lý của hải quan. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục này do thiếu thông tin hoặc chưa nắm rõ quy trình. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ trình bày về Thủ tục xin cập nhật mã quản lý kho ngoại quan trên hệ thống VASSCM, giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình khai báo và vận hành kho.

Quy định cập nhật mã quản lý kho ngoại quan trên hệ thống Vasscm

Chi cục Hải quan khu vực yêu cầu doanh nghiệp thực hiện kết nối phần mềm quản lý của doanh nghiệp với hệ thống VASSCM theo đúng quy định tại Nghị định 68/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 67/2020/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp nào không đáp ứng điều kiện thì báo cáo Cục Hải quan để chấm dứt hoạt động.

• Theo quy định, kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.
• Hàng hóa từ kho ngoại quan đưa ra nước ngoài hoặc đưa vào nội địa hoặc các khu phi thuế quan, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy quyền phải kê khai thông tin hàng hóa xuất kho ngoại quan với Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan.
• Đồng thời, hàng hóa gửi kho ngoại quan chỉ được lưu giữ trong thời gian không quá 12 tháng kể từ ngày được gửi vào kho; trường hợp có lý do chính đáng thì được Cục trưởng Cục Hải quan đang quản lý kho ngoại quan gia hạn một lần không quá 12 tháng.

Cũng theo quy định, sau khi hết thời hạn lưu giữ tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện tái xuất/nhập khẩu vào nội địa hoặc tiêu hủy.

Nhận diện thủ đoạn buôn lậu, gian lận thương mại qua loại hình hàng hóa gửi kho ngoại quan, trước đây, Cục Hải quan cũng từng gửi nhiều công văn đề nghị rà soát hoạt động kho ngoại quan nhằm tăng cường việc kiểm tra, kiểm soát đối với loại hình hàng hóa gửi kho ngoại quan, chống buôn lậu và gian lận thương mại.

Hồ sơ đề nghị cập nhật mã kho ngoại quan trên VASSCM

Theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, Hồ sơ đề nghị cập nhật mã kho ngoại quan trên VASSCM bao gồm:

• Văn bản đề nghị cập nhật thông tin mã quản lý kho ngoại quan (theo mẫu của Cục Hải quan).
• Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh kho ngoại quan do cơ quan hải quan cấp.
• Sơ đồ kho ngoại quan thể hiện rõ vị trí, diện tích, cấu trúc các khu vực lưu giữ hàng hóa.
• Thông tin kỹ thuật phục vụ kết nối hệ thống phần mềm với VASSCM (IP, port, định dạng dữ liệu… nếu có).
• Mẫu hàng hóa dự kiến xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có).
• Cơ quan hải quan tiếp nhận và xử lý mẫu hàng hóa dự kiến xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 14/2015/TT-BTCngày 30 tháng 01 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về phân loại hàng hóa, phân tích để phân loại hàng hóa, phân tích để kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn thực phẩm đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Thủ tục xin cập nhật mã quản lý kho ngoại quan trên hệ thống Vasscm

Bước 1. Nộp hồ sơ:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan (nộp trực tiếp hoặc qua email nếu có hướng dẫn).
• Trong trường hợp kho mới được cấp phép hoặc chuyển đổi mục đích sử dụng, doanh nghiệp cần làm đồng thời thủ tục đăng ký/điều chỉnh với cơ quan hải quan.

Bước 2. Kiểm tra hồ sơ:

• Cán bộ hải quan tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, Chi cục Hải quan sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung.

Bước 3. Gửi đề nghị cấp mã:

• Sau khi hồ sơ hợp lệ, Chi cục Hải quan tổng hợp thông tin và gửi văn bản đề nghị cấp/cập nhật mã kho lên Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan.

Bước 4. Cấp mã trên hệ thống:

• Ban CNTT thực hiện cập nhật mã kho trên hệ thống VASSCM.
• Sau khi hoàn tất, mã kho sẽ được gửi về cho Chi cục Hải quan và thông báo lại cho doanh nghiệp.

Bước 5. Kết nối hệ thống phần mềm:

• Doanh nghiệp phối hợp với đơn vị phần mềm để cấu hình hệ thống, đảm bảo truyền/nhận dữ liệu với VASSCM đúng định dạng XML theo yêu cầu kỹ thuật.
• Tiến hành kiểm thử kết nối nếu cần thiết trước khi đưa vào vận hành chính thức.

Thời gian xử lý

• Thời gian xử lý hồ sơ tại Chi cục Hải quan khu vực: 2–3 ngày làm việc (sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ).
• Thời gian xử lý tại Ban CNTT: 2–3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận yêu cầu từ Chi cục.
• Tổng thời gian dự kiến: 5–7 ngày làm việc (tùy theo tình trạng hồ sơ và tốc độ phản hồi).

Một số lưu ý quan trọng

• Chỉ những kho đã được cấp phép hoạt động kho ngoại quan hợp pháp mới được xem xét cập nhật mã VASSCM.
• Hệ thống phần mềm kho phải đáp ứng tiêu chuẩn truyền dữ liệu XML theo cấu trúc mà Cục Hải quan ban hành.
• Mọi thay đổi liên quan đến thông tin kỹ thuật hoặc sơ đồ kho đều phải được cập nhật và thông báo lại với cơ quan hải quan.
• Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra tình trạng kết nối hệ thống để tránh gián đoạn quá trình truyền nhận dữ liệu.

Công tác quản lý, giám sát hàng hóa đưa vào, lưu giữ, đưa ra kho ngoại quan thông qua Hệ thống VASSCM

Căn cứ theo Điều 2 Công văn Số 4182/TCHQ-GSQL quy định về công tác quản lý, giám sát hàng hóa đưa vào, lưu giữ, đưa ra kho ngoại quan thông qua Hệ thống VASSCM như sau:

Cục Hải quan chỉ đạo Chi cục Hải quan khu vực quản lý kho ngoại quan trực thuộc tăng cường thực hiện nội dung sau:

• Tăng cường công tác kiểm tra nội bộ đối với cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ giám sát hàng hóa gửi kho ngoại quan và định kỳ hàng tháng kiểm tra việc thực hiện theo dõi, giám sát hàng hóa đưa vào, lưu giữ, đưa ra kho/bãi ngoại quan đối với doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan.
• Chỉ đạo công chức được giao nhiệm vụ giám sát hàng ngày phối hợp với doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan rà soát, đối chiếu thông tin nhằm kiểm soát, nắm bắt đầy đủ, chính xác thông tin thực tế hàng hóa đưa vào (getin), đưa ra (getout) kho/bãi ngoại quan với thông tin do doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan cập nhật, gửi đến hệ thống VASSCM xem có phù hợp, đúng quy định hay không.
• Trường hợp phát hiện sai phạm thì xử lý vi phạm hành chính theo quy định (nếu có) hoặc áp dụng biện pháp ngăn chặn theo quy định của pháp luật.
• Hướng dẫn, yêu cầu doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan phải cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin hàng hóa getin, getout kho/bãi ngoại quan và gửi đến Hệ thống VASSCM theo đúng quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTCngày 25/3/2015 (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018) của Bộ Tài Chính, Quyết định số 2501/QĐ-TCHQ ngày 22/8/2018 của Cục Hải quan và cần lưu ý doanh nghiệp thực hiện nội dung sau:
• Cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa getin kho/bãi ngoại quan đến Hệ thống VASSCM ngay sau khi hoàn thành việc xếp dỡ hàng hóa tại kho/bãi ngoại quan.
• Cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa getout kho/bãi ngoại quan đến Hệ thống VASSCM chậm nhất 15 phút kể từ khi hàng hóa đưa ra khỏi kho/bãi ngoại quan. Đồng thời cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin “biển số phương tiện vận chuyển/biển kiểm soát ô tô” vận chuyển hàng hóa ra khỏi kho/ bãi ngoại quan.
• Trường hợp phát hiện doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan không thực hiện đầy đủ các trách nhiệm có liên quan theo quy định dẫn đến sơ hở để doanh nghiệp lợi dụng buôn lậu, gian lận thương mại thì tiến hành kiểm tra, xác minh, đánh giá và có văn bản báo cáo, đề xuất chấm dứt hoạt động kho ngoại quan có vi phạm và gửi về Cục Hải quan.

Các trường hợp Cục Hải quan có văn bản từ chối xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan gửi tổ chức, cá nhân

• Không đủ điều kiện, hồ sơ xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan;
• Hàng hóa nêu tại đơn đề nghị xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan đang chờ kết quả xử lý của cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm:
• Hàng hóa nêu tại đơn đề nghị xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan, thuộc vụ việc đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo về việc đang điều tra, thanh tra, kiểm tra;
• Hàng hóa nêu tại đơn đề nghị xác định trước mã số đã được Cục Hải quan tiếp nhận và chờ kết quả xử lý.
• Hàng hóa nêu tại đơn đề nghị xác định trước mã số đã có văn bản hướng dẫn về mã số của cơ quan quản lý nhà nước.

Trên đây là cập nhật mới nhất của Luật Việt An về thủ tục xin cập nhật mã quản lý kho ngoại quan trên hệ thống Vasscm. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!