Cách xử lý khi viết sai hóa đơn VAT

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) ở Việt Nam là thuế dựa trên tiêu dùng với phương pháp sử dụng chủ yếu là khấu trừ, cùng với nguyên tắc đánh thuế GTGT theo nơi đến. Thuế GTGT là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Luật thuế GTGT đã đi vào cuộc sống và có tác động tích cực trên một số khía cạnh như khuyến khích đầu tư, xuất khẩu, phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam hội nhập kinh tế; cải cách thủ tục hành chính và đảm bảo nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Trong bối cảnh ngành Thuế đang tăng cường giám sát hóa đơn điện tử, chống gian lận thuế, kế toán cần lưu ý xác minh kỹ tính minh bạch về hóa đơn để bảo vệ doanh nghiệp trước các vi phạm, tránh gây các thiệt hại về thuế. Tuy nhiên thực tế có không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra trong quá trình xuất hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử. Đại lý thuế Việt An sẽ cung cấp những thông tin tới quý doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Căn cứ theo khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau

Đối với hóa đơn điện tử

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/ thay thế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế (Chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh)
• Trường hợp người bán lập hóa đơn thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh/ thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì trong các lần xử lý tiếp theo, người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu
• Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế
• Trường hợp giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dáu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh
• Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thì thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.

Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

• Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi bảng tổng hợp hóa đơn điện tử bổ sung
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp

Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của Cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

Căn cứ: Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

Quy trình xử lý:

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai.

Căn cứ: Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sot cho người mua và Cơ quan Thuế, không phải lập lại hóa đơn

Quy trình xử lý

• Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hóa đơn mới.
• Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy định, chất lượng,…

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

• Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sai sót. Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua
• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
• Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó gửi cho người mua (Đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho Cơ quan Thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với hóa đơn điện tử có mã).
• Trường hợp người bán và người mau có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.
• Phương án 2: Lập hóa đơn Thay thế. Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua
• Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chưa “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với hóa đơn điện từ không có mã) hoặc gửi cho Cơ quan Thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với hóa đơn điện tử có mã)

Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Căn cứ vào Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập

Quy trình thực hiện

• Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Thông báo tới Cơ quan Thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử.

Căn cứ vào Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Phương án xử lý: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

Quy trình xử lý:

Trường hợp 6: Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy trình xử lý:

• Bước 1: Nhận thông báo rà soát của Cơ quan Thuế
• Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan Thuế
• Bước 3: Hủy/ Thay thế/ Điều chỉnh hóa đơn, chờ Cơ quan Thuế cấp mã và gửi cho người mua

Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót

Căn cứ vào Điểm c Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Quy trình thực hiện: Trong các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu

Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi Cơ quan thuế có sai sót

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Quy trình xử lý

• Trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp
• Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đầy đủ thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT.

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến việc xử lý khi viết sai hóa đơn VAT, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.