Quy định về thời điểm xuất hóa đơn VAT

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) không chỉ là chứng từ quan trọng phục vụ công tác kế toán, thuế mà còn là căn cứ pháp lý để xác định nghĩa vụ tài chính với Nhà nước. Một trong những nội dung then chốt mà doanh nghiệp cần tuân thủ chính là quy định về thời điểm xuất hóa đơn VAT. Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về thuế, mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình giao dịch thương mại. Bài viết này của Đại lý thuế Việt An sẽ giúp quý khách hàng tìm hiểu cụ thể các quy định pháp lý hiện hành về thời điểm lập hóa đơn, cũng như các tình huống thực tế doanh nghiệp thường gặp phải.

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bổi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng thuộc diện dự trự quốc gia) được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, bất kể người bán đã thu được tiền hay chưa.

Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán chủ động xác định. Tuy nhiên, thời điểm này không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan, theo quy định của pháp luật hải quan.

Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ

Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020 (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025), thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ – bao gồm cả trường hợp cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài mà không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với các khoản thu như tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ chuyên môn như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.

Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được giao, bàn giao nhiều lần, theo từng hạng mục hoặc công đoạn, thì mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị thực tế được thực hiện.

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

• Đối với các trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ thường xuyên, khối lượng lớn, cần thời gian đối soát dữ liệu. Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất là ngày 01 của tháng tiếp theo tháng phát sinh hoặc 07 ngày sau khi kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước được xác định theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua để tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấpÁp dụng với các lĩnh vực như:
• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, cung cấp điện
• Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, đường thủy; dịch vụ truyền hình, quảng cáo truyền hình; thương mại điện tử; bưu chính, chuyển phát (gồm đại lý, thu hộ, chi hộ); viễn thông (bao gồm cả viễn thông giá trị gia tăng).
• Dịch vụ logistics, công nghệ thông tin bán theo kỳ nhất định; dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), chuyển tiền quốc tế, dịch vụ chứng khoán, xổ số điện toán; thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và đơn vị thu phí.
• Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin có kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ. Áp dụng cho dịch vụ viễn thông (gồm cả giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (gồm cả trung gian thanh toán trên nền tảng công nghệ). Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất đối soát cước dịch vụ theo hợp đồng giữa các cơ sở kinh doanh, nhưng không muộn hơn 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước kết nối.
• Bán dịch vụ viễn thông trả trước, thu cước hòa mạng. Nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thoog tin (tên, địa chỉ, mã số thuế). Cơ sở kinh doanh lập hóa đơn GTGT tổng hợp cuối mỗi ngày hoặc theo định kỳ trong tháng, ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng loại dịch vụ.
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt. Thời điểm lập hóa đơn là khi nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
• Kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng, xây nhà để bán hoặc chuyển nhượng.
  
• Cơ sở bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình chuỗi cửa hàng hạch toán tại trụ sở chính: Cuối mỗi ngày, căn cứ phiếu tính tiền, lập hóa đơn điện tử tổng hợp các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ trong ngày. Nếu khách hàng có yêu cầu, cơ sở phải lập và giao hóa đơn điện tử riêng lẻ.
• Bán điện của công ty phát điện:
  • Lập hóa đơn điện tử dựa trên thời điểm đối soát thanh toán giữa đơn vị vận hàng hệ thống điện, thị trường điện, đơn vị phát và mua điện. Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
  • Nếu có cam kết bảo lãnh của Chính phủ, thì thời điểm lập hóa đơn theo nội dung bảo lãnh, hướng dẫn của Bộ Công thương và hợp đồng mua bán điện đã ký.
• Bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngay khi kết thúc mỗi lần bán hàng. Người bán có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với khách hàng là cá nhân kinh doanh và không kinh doanh, đồng thời đảm bảo khả năng tra cứu khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Cung cấp dịch vụ qua đại lý: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không muộn hơn ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ.
• Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng:
  • Thời điểm lập hóa đơn: Là khi thu được tiền lãi vay từ khách hàng theo kỳ hạn trong hợp đồng tín dụng.
  • Nếu khách hàng trả lãi trước hạn, hóa đơn được lập tại thời điểm nhận tiền lãi trước hạn
  • Trường hợp đến kỳ nhưng không thu được lãi và khoản vay được theo dõi ngoại bảng thì không lập hóa đơn tại thời điểm đó.
• Giao dịch ngoại tệ của tổ chức tín dụng: Lập hóa đơn tại thời điểm thực hiện giao dịch đổi ngoại tệ hoặc hoàn thành dịch vụ chi trả.
• Kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi: Với xe taxi sử dụng phần mềm tính tiền, hóa đơn điện tử được lập ngay khi kết thúc chuyến đi và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
• Cơ sở khám chữa bệnh sử dụng phần mềm quản lý:
  
• Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ (ETC):
  • Với từng lượt xe: Hóa đơn lập vào ngày xe qua trạm thu phí
  • Nếu khách hàng có nhiều phương tiện sử dụng nhiều lần trong tháng, hóa đơn có thể lập theo định kỳ, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ. Hóa đơn phải liệt kê chi tiết từng lượt gồm: thời gian xe qua trạm, mức phí từng lượt.
• Kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm lập hóa đơn là khighi nhận doanh thu bảo hiểm, phù hợp với quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
• Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay: Sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết, và trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn GTGT điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng đại lý (tổ chức, cá nhân) đã bán vé trong kỳ.
• Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Hóa đơn điện tử được lập chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu.

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến quy định về thời điểm xuất hóa đơn VAT, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.