Cho thuê văn phòng ảo thành lập công ty

Trụ sở chính của công ty

• Doanh nghiệplà tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
• Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Trụ sở công ty không được sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể.

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp không có quy định nào cấm các doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.

Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này.

Văn phòng ảo là gì?

• Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh dạng, phục vụ cho nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệo bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế…
• Văn phòng ảo là không gian chung cho tất cả mọi người ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
• Về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp.

Đặc điểm của việc thuê văn phòng ảo thành lập công ty

• Doanh nghiệp phải trả phí cho dịch vụ cho thuê văn phòng theo định kỳ; ngoài ra phát sinh thêm nhiều chi phí sử dụng các loại tiện ích khác;
• Không gian là chung cho tất cả mọi người ở nhiều lĩnh vực khác nhau nên chật hẹp, thậm chí là không có không gian để làm việc.
• Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp mọi dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp;
• Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, họ làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác.

Đối tượng thuê văn phòng ảo thành lập công ty

• Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ;
• Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;
• Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;
• Các nhóm hoặc cá nhân đang nhận các dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi;
• Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

Lợi ích của việc thuê văn phòng ảo thành lập công ty

• Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…
• Tiết kiệm thời gian và chi phí mua đất, xây dựng văn phòng, thuê trọn vẹn một toà nhà để làm văn phòng, mua trang thiết bị văn phòng vì thường các đơn vị cung cấp dịch vụ này đều trang bị sẵn các thiết bị (máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước…). Dễ dàng đặt biển hiệu công ty tại các vị trí đắc địa, cao cấp mà không tốn quá nhiều chi phí.
• Việc thuê văn phòng ảotại quận nội thành giúp doanh nghiệp chọn lựa được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển, lân cận trung tâm thủ đô, giúp các cuộc giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, dịch vụ này còn cung cấp thêm dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng độ tin tưởng cho doanh nghiệp.
• Bên cho thuê văn phòng ảo thường sẽ có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của doanh nghiệp thuê.
• Giúp giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc: Hệ thống thông tin của các văn phòng này thường xử lý thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Điều đó giúp cho việc giao tiếp của doanh nghiệp với đối tác diễn ra thuận lợi mặc dù doanh nghiệp không phải bỏ ra nhiều chi phí.
• Giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới. Bởi vì mỗi văn phòng ảo như vậy có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê, cả doanh nghiệp Việt Bắc và doanh nghiệp nước ngoài, cho nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, sự kiện đặc thù khác để thu hút đầu tư, cơ hội gặp gỡ, giao tiếp và hợp tác phát sinh ở văn phòng ảo có thể cao hơn các văn phòng thông thường.
• Giảm áp lựcvề thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực… vào các hoạt động kinh doanh.

Những bất cập trong việc thuê văn phòng ảo thành lập công ty

• Không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: Do nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp. Ngoài ra, khi sử dụng các tiện ích, dịch vụ cũng cần phải đặt lịch hẹn trước;
• Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hành, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty;
• Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi.

Quý khách hàng có nhu cầu thành lập công ty, thuê văn phòng ảo để thành lập công ty tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ cụ thể!