Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các doanh nghiệp luôn cần thích nghi với tình hình thị trường và điều kiện kinh doanh thực tế để tối ưu hóa lợi thế cạnh tranh. Điều này thường dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty mới thành lập, ban đầu không có đủ kinh phí để thuê một vị trí đắc địa. Trong quá trình phát triển, khi tiềm lực tài chính cho phép hoặc nhu cầu kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp sẽ cần chuyển đổi trụ sở để phù hợp hơn với chiến lược và mục tiêu phát triển. Chính vì lý do này, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là một hiện tượng rất phổ biến và là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cho khách hàng những tư vấn pháp lý khái quát về nội dung đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp từ 01/07/2025.

Các trường hợp bắt buộc phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

• Thay đổi tên công ty (bao gồm: thay đổi tên bằng tiếng Việt, thay đổi tên tiếng nước ngoài, thay đổi tên viết tắt).
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp của công ty (bao gồm: Thay đổi từ TNHH một thành viên sang TNHH hai thành viên trở lên; thay đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần, thay đổi từ công ty cổ phần thành công ty TNHH, thay đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty).
• Thay đổi trụ sở chính của công ty.
• Thay đổi thông tin số điện thoại, số fax; email, website công ty.
• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh của công ty.
• Thay đổi vốn điều lệ công ty (bao gồm: Thay đổi tăng vốn điều lệ công ty hoặc thay đổi giảm vốn điều lệ công ty).
• Thay đổi cơ cấu vốn của các thành viên công ty.
• Thay đổi thông tin cổ đông là người nước ngoài: Thay đổi cổ đông là người nước ngoài; thay đổi tỷ lệ góp vốn của cổ đông nước ngoài; thay đổi thông tin về Hộ chiếu, Hộ khẩu của cổ đông là người nước ngoài.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty.
• Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty (bao gồm: thay đổi chức danh của người đại diện theo pháp luật; thay đổi chứng minh thư/thẻ căn cước/số hộ chiếu; thay đổi hộ khẩu, chỗ ở hiện tại của người đại diện theo pháp luật).
• Thay đổi thông tin của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên: bao gồm chuyển nhượng chủ sở hữu, thay đổi giấy phép kinh doanh của chủ sở hữu (nếu là pháp nhân), thay đổi thông tin cá nhân của chủ sở hữu (nếu là cá nhân).
• Thay đổi thông tin đăng ký thuế: người phụ trách kế toán; thông tin địa chỉ nhận thông báo thuế.

Các trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp từ 01/07/2025

Địa chỉ trụ sở chính của công ty là nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì vậy khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở tức là thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty trong các trường hợp sau:

• Chủ động thay đổi: Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Người đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.

Khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, có thể xảy ra hai trường hợp sau:

• Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế;
• Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế;

Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp từ 01/07/2025

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Khi sử dụng dịch vụ của Luật Việt An, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng soạn thảo hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Theo đó, quý khách hàng cần cung cấp các hồ sơ, tài liệu sau:

• Thông tin soạn thảo Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 03 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC):
• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế;
• Địa chỉ trụ sở chính sau khi thay đổi:
• Số nhà/phòng, ngách/hẻm, ngõ kiệt, đường/phố đại lộ, tổ xóm/ấp/thôn;
• Xã/Phường/Đặc khu;
• Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương;
• Thông tin liên hệ:
• Điện thoại;
• Số fax (nếu có);
• Thư điện tử (nếu có);
• Website (nếu có).
• Đánh dấu nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế tương ứng với địa chỉ trụ sở chính.
• Đánh dấu tương ứng với khu công nghệ cao nếu nộp hồ sơ tới Ban quản lý khu công nghệ cao
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có);
• Bản chính văn bản ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục.

Lưu ý: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, quý khách hàng trực tiếp hoặc thông qua sử dụng dịch vụ của Luật Việt An nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo các phương thức:

• Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính;
• Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính

• Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ.
• Các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế.
• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Chỉ sau khi hoàn tất thủ tục này, doanh nghiệp mới được đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính thì doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ chuyển thuế từ cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ tới cơ quan quản lý thuế mới tại quận/huyện/thành phố mới. Sau đó mới tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lưu ý khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp từ 01/07/2025

Theo Điều 3, Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 quy định đối với doanh nghiệp được đăng ký thành lập trước thời điểm 01/7/2025 thì việc bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có), thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) được thực hiện đồng thời tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, trừ trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu bổ sung thông tin sớm hơn. Do đó, khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ 01/07/2025, doanh nghiệp cần tiến hành bổ sung kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.

Trên đây là phân tích về nội dung đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp từ 01/07/2025. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn các quy định của pháp luật, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!