Thủ tục thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, việc các doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là điều hết sức phổ biến. Dù là thay đổi địa chỉ trụ sở, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi người đại diện theo pháp luật hay cập nhật vốn điều lệ, mỗi thay đổi này đều yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo thông tin trên Giấy chứng nhận luôn chính xác và phù hợp với thực tế hoạt động. Mọi thay đổi đều phải thực hiện thủ tục pháp lý trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về các thủ tục cần thiết để thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giúp doanh nghiệp thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả.

Điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC) thay đổi

Công ty chỉ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đã đăng ký số điện thoại liên hệ với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Có đủ thông tin về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Ngành nghề được đăng ký đúng Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, có ngành nghề kinh doanh chính.
• Nộp đủ lệ phí công bố thông tin.

Các trường hợp doanh nghiệp không được thực hiện đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh

• Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
• Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc cơ quan công an.

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân;
• Thông báo thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên;
• Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như: cập nhật thông tin người đại diện, số điện thoại, email, website.. của doanh nghiệp;
• Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên khi thay đổi vốn của thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với thay đổi cổ đông/ thành viên là tổ chức vốn đầu tư nước ngoài;
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên;
• Điều lệ trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên;
• Giấy tờ chứng thực cá nhân công chứng đối với thành viên mới, cổ đông nước ngoài, thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Thẩm quyền giải quyết thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

• Ban quản lý khu công nghệ cao: xử lý nếu doanh nghiệp đặt trụ sở trong Khu công nghệ cao.
• Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính: xử lý đối với các doanh nghiệp còn lại trên địa bàn.

Các bước thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ ngày 01/7/2025

Bước 1. Soạn hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ phù hợp với nội dung thay đổi. Có thể ủy quyền Luật Việt An để hỗ trợ soạn thảo và nộp.

Bước 2. Nộp hồ sơ

• Chỉ nộp trực tuyến qua: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn.
• Không nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký.
• Lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp nộp qua chuyển khoản.

Bước 3. Xử lý hồ sơ

• Trong vòng 03 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp:
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) mới, hoặc
• Giấy xác nhận thay đổi thông tin.
• Nếu chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký gửi thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung.

Bước 4. Khắc lại con dấu (nếu cần)

Chỉ thực hiện khi có thay đổi tên, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ khác tỉnh, hoặc thay đổi quận (nếu con dấu có thông tin quận).

Một số lưu ý và thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

• Cập nhật thông tin với ngân hàng, cơ quan thuế, BHXH, đối tác.
• Điều chỉnh biển hiệu, chữ ký số, hóa đơn điện tử nếu thay đổi tên hoặc địa chỉ.
• Treo biển hiệu đúng quy định.
• Người đại diện pháp luật phải đăng ký/thông báo thay đổi trong 10 ngày kể từ khi có thay đổi.
• Đăng ký doanh nghiệp (ERC) từ 01/7/2025 chỉ được cấp bản điện tử, không còn bản giấy.

Một số cau hỏi cụ thể khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở có cần làm thủ tục không?
Có. Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ thay đổi tại Cổng thông tin quốc gia. Nếu chuyển khác tỉnh, cần làm thêm thủ tục với cơ quan thuế.

Khi nào phải khắc lại con dấu doanh nghiệp?
Khi thay đổi tên, loại hình công ty, chuyển địa chỉ khác tỉnh, hoặc khác quận (nếu dấu cũ có ghi địa chỉ quận).

Thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới là bao lâu?
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ.

Có thể nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh trực tiếp không?

Không. Theo Luật Doanh nghiệp 2025, tất cả hồ sơ thay đổi phải nộp trực tuyến.

ERC mới được cấp dưới hình thức nào?

Từ 01/7/2025, cơ quan đăng ký chỉ cấp ERC điện tử; không còn bản giấy như trước đây.

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh và thông qua dịch vụ của Công ty Luật Việt An, Quý khách hàng chỉ cần chuẩn bị các tài liệu để Công ty Luật Việt An soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ, mọi công việc còn lại sẽ do Luật Việt An thực hiện toàn bộ. Quý khách hàng vui lòng liên hệ tới Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!