Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần những tài liệu gì?

Việc đăng ký nhãn hiệu không chỉ giúp bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ mà còn nâng cao giá trị thương hiệu và tạo niềm tin cho khách hàng. Tuy nhiên, để hoàn tất thủ tục này, khách hàng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác. Vậy, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần những tài liệu gì? Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ tư vấn giải đáp thắc mắc cho quý khách hàng.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần những tài liệu gì?

Thông tư 23/2023/TT-BKHCN hướng dẫn Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 65/2023/NĐ-CP có hiệu lực từ 30/11/2023 đã thay thế mẫu hồ sơ đăng ký nhãn hiệu quy định tại Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN (sửa đổi bởi Thông tư số 16/2016/TT-BKHCN) trước đó.

Theo Điều 100 Luật SHTT, Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN và hướng dẫn của Cục SHTT, thì hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm:

Tài liệu tối thiểu

• Tờ khai đăng ký nhãn hiệu, đánh máy theo mẫu số 08 Phụ lục I Nghị định 65/2023/NĐ-CP:
• Mẫu nhãn hiệu kèm theo;
• Chứng từ nộp phí, lệ phí.

Lưu ý, trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu là nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận, ngoài các tài liệu tối thiểu nêu trên, đơn đăng ký cần phải có thêm các tài liệu sau:

• Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận;
• Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương);
• Bản đồ khu vực địa lý (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm, hoặc nhãn hiệu chứa địa danh hoặc dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).
• Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép sử dụng địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương để đăng ký nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).

Các tài liệu bổ sung khác (nếu có)

• Giấy ủy quyền, nếu nộp đơn đăng ký qua dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp;
• Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (nếu nhãn hiệu yêu cầu bảo hộ có chứa các biểu tượng, cờ, huy hiệu của cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế…);
• Tài liệu chứng minh quyền đăng ký, nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đó của người khác: Hợp đồng ủy quyền, hợp đồng chuyển nhượng, …
• Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên;

Lưu ý những yêu cầu đối với đơn đăng ký nhãn hiệu

Theo Điều 105 Luật SHTT và Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, đơn đăng ký nhãn hiệu cần lưu ý những điều kiện sau:

Tài liệu, mẫu vật, mẫu nhãn hiệu

Tài liệu, mẫu vật, thông tin xác định nhãn hiệu cần bảo hộ trong đơn đăng ký nhãn hiệu bao gồm:

• Mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu;
• Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.

Ngoài ra, mẫu nhãn hiệu phải được mô tả để làm rõ các yếu tố cấu thành của nhãn hiệu và ý nghĩa tổng thể của nhãn hiệu (nếu có); nếu nhãn hiệu có từ, ngữ thuộc ngôn ngữ tượng hình thì từ, ngữ đó phải được phiên âm; nếu nhãn hiệu có từ, ngữ bằng ngôn ngữ khác tiếng Việt thì phải được dịch ra tiếng Việt; nếu nhãn hiệu là âm thanh thì mẫu nhãn hiệu phải là tệp âm thanh và bản thể hiện dưới dạng đồ họa của âm thanh đó.

Phân loại nhãn hiệu

Hàng hóa, dịch vụ nêu trong đơn đăng ký nhãn hiệu phải được xếp vào các nhóm phù hợp với bảng phân loại theo Thoả ước Ni-xơ về phân loại quốc tế về hàng hóa và dịch vụ nhằm mục đích đăng ký nhãn hiệu, do cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp công bố.

Tính thống nhất của đơn đăng ký

Đơn phải bảo đảm tính thống nhất quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 101 của Luật Sở hữu trí tuệ, cụ thể:

• Mỗi đơn đăng ký nhãn hiệu chỉ được yêu cầu cấp một văn bằng bảo hộ cho một đối tượng nhãn hiệu duy nhất, trừ trường hợp mỗi đơn đăng ký có thể yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho một nhãn hiệu dùng cho một hoặc nhiều hàng hoá, dịch vụ khác nhau.
• Mỗi đơn chỉ được yêu cầu đăng ký một nhãn hiệu dùng cho một hoặc nhiều hàng hóa, dịch vụ

Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể và quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận

Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể và quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận phải có các nội dung tương ứng quy định tại khoản 4 và 5 Điều 105 của Luật Sở hữu trí tuệ. Người nộp đơn có trách nhiệm bảo đảm các thông tin nêu trong quy chế phù hợp với quy định của pháp luật liên quan. Cụ thể:

Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

• Tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu nhãn hiệu;
• Điều kiện để được sử dụng nhãn hiệu;
• Các đặc tính của hàng hóa, dịch vụ được chứng nhận bởi nhãn hiệu;
• Phương pháp đánh giá các đặc tính của hàng hóa, dịch vụ và phương pháp kiểm soát việc sử dụng nhãn hiệu;
• Chi phí mà người sử dụng nhãn hiệu phải trả cho việc chứng nhận, bảo vệ nhãn hiệu, nếu có.

Trường hợp nghi ngờ về tính xác thực của các thông tin trong đơn đăng ký nhãn hiệu, người nộp đơn cần cung cấp thêm tài liệu nào?

Theo Khoản 2 Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, trường hợp có cơ sở (thông tin, chứng cứ) để nghi ngờ về tính xác thực của các thông tin nêu trong đơn hoặc thông tin nêu trong đơn không rõ ràng, Cục Sở hữu trí tuệ thông báo để người nộp đơn nộp các tài liệu nhằm xác minh hoặc làm rõ các thông tin đó trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo.

Tài liệu nêu trên có thể là các tài liệu sau đây:

Tài liệu chứng minh tư cách người nộp đơn

• Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng hoặc tài liệu khác xác nhận hoạt động sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ của người nộp đơn
• Thỏa thuận, văn bản xác nhận người sản xuất không sử dụng nhãn hiệu và không phản đối việc đăng ký nhãn hiệu của người tiến hành hoạt động thương mại sản phẩm của người sản xuất
• Quyết định hoặc giấy phép thành lập, điều lệ tổ chức xác nhận chức năng, thẩm quyền quản lý nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận chất lượng, nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý hàng hóa, dịch vụ
• Thỏa thuận, giấy đăng ký kinh doanh, tài liệu liên quan đến việc đăng ký nhãn hiệu của các đồng chủ sở hữu
• Tài liệu xác nhận người nộp đơn thụ hưởng quyền đăng ký nhãn hiệu từ người khác
• Thỏa thuận, văn bản đồng ý của chủ sở hữu nhãn hiệu xác nhận quyền đăng ký nhãn hiệu của người đại diện, đại lý

Tài liệu chứng minh tư cách đại diện của người nộp đơn

• Văn bản ủy quyền gốc của người nộp đơn; giấy tờ xác nhận đại diện của người nộp đơn là người đại diện theo pháp luật của tổ chức đăng ký nhãn hiệu hoặc là người được người đó ủy quyền;
• Giấy tờ xác nhận người được ủy quyền của người nộp đơn đáp ứng các yêu cầu để đứng tên đại diện của người nộp đơn

Tài liệu khác

• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hoặc đăng ký nhãn hiệu chứa các dấu hiệu đặc biệt
• Tài liệu chứng minh việc sử dụng trên nhãn hiệu chỉ dẫn thương mại, chỉ dẫn xuất xứ, giải thưởng, huy chương hoặc ký hiệu đặc trưng của một loại sản phẩm nhất định không làm cho người tiêu dùng hiểu sai lệch, nhầm lẫn hoặc có tính chất lừa dối người tiêu dùng;
• Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên;
• Tài liệu để chứng minh về chức năng kiểm soát, chứng nhận của tổ chức đăng ký nhãn hiệu chứng nhận;
• Thông tin cần thiết để làm rõ hoặc khẳng định các nội dung nêu trong quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận hoặc trong các tài liệu đơn khác;
• Tài liệu khác thích hợp để làm rõ tính xác thực của thông tin trong đơn.

Việc cung cấp những tài liệu chứng từ này là cơ sở để Cục SHTT xác thực, thẩm định hồ sơ một cách hợp pháp. Từ đó, đưa ra kết quả thẩm định về đơn hợp lệ hay không lệ trong quá trình giải quyết hồ sơ đăng ký nhãn hiệu.

Hướng dẫn cách điền tờ khai đơn đăng ký nhãn hiệu

Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết về cách điền tờ khai đăng ký nhãn hiệu bao gồm như sau:

Mục nhãn hiệu

Ở phần này của tờ khai đăng ký nhãn hiệu được chia thành ba phần nhỏ, cách điền các phần cụ thể như sau:

• Ô mẫu nhãn hiệu: Chủ sở hữu sẽ dán mẫu nhãn hiệu dự định bảo hộ sao cho kích thước không vượt quá khổ 80mm x 80mm, phải trình bày đúng màu sắc cần bảo hộ hoặc trình bày dưới dạng màu đen trắng.
• Ở phần loại nhãn hiệu: Tại mục loại nhãn hiệu, chủ sở hữu đánh dấu “x” vào ô tương ứng với loại nhãn hiệu dự định bảo hộ, sẽ có 3 loại hình chính trong tờ khai gồm: nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu liên kết, nhãn hiệu chứng nhận.
• Ở phần mô tả nhãn hiệu: Chủ đơn cần trình bày rõ các yếu tố cấu thành và mô tả ý nghĩa tổng thể của nhãn hiệu; Phiên dịch ra tiếng Việt nếu nhãn hiệu chứa từ ngữ nước ngoài; Mô tả rõ hình họa của từ ngữ nếu đó là yếu tố phân biệt; Trình bày cụ thể vị trí của nhãn hiệu trên sản phẩm hoặc bao bì hàng hóa.

Mục “Chủ đơn”

Đối với mục chủ đơn, cần kê khai đầy đủ thông tin về tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu. Các thông tin cần điền bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, email, số điện thoại và số fax.

• Tên đầy đủ: Tên của cá nhân hoặc tổ chức nộp đơn giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ: Địa chỉ mà tổ chức hoặc cá nhân nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sử dụng, theo thông tin ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Điện thoại, fax, email điền đầy đủ các thông tin liên hệ

Nếu vẫn còn chủ đơn khác, bạn đánh dấu “x” vào ô vuông “Ngoài chủ đơn khai tại mục này còn có những chủ đơn khác khai tại trang bổ sung.”

Mục đại diện của chủ đơn

Tại mục số 3 – đại diện của chủ đơn, người làm đơn đánh dấu “x” vào ô vuông tương ứng với loại đối tượng đại diện của chủ đơn cụ thể như sau:

• Là người đại diện theo pháp luật của chủ đơn: Người đứng đầu trong tổ chức hoặc người giám hộ của người vị thành niên.
• Là tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được ủy quyền của chủ đơn.
• Là người khác được ủy quyền của chủ đơn: Cá nhân được ủy quyền, người thuộc tổ chức được người đứng đầu ủy quyền, người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện tại Việt Nam của Tổ chức nước ngoài.

Đồng thời khai rõ họ tên và các thông tin liên hệ của tổ chức được ủy quyền theo yêu cầu.

Trong trường hợp chủ đơn tự điền và nộp tờ khai đăng ký nhãn hiệu có thể bỏ qua mục này.

Mục yêu cầu hưởng quyền ưu tiên

Đánh dấu “x” vào ô tương ứng nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên, đồng thời điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu tại cột bên như: số đơn, ngày nộp đơn, nước nộp đơn.

Nếu không có nhu cầu hưởng quyền ưu tiên, người làm đơn có thể bỏ qua mục này.

Mục phí, lệ phí

Đánh dấu “x” vào ô tương ứng với các khoản phí, lệ phí đã nộp. Đồng thời, cần xác định chính xác số lượng nhóm hàng hóa, dịch vụ và số tiền nộp sau đó kê khai vào 2 cột bên cạnh. Trên thực tế, người làm đơn thường chỉ cần điền vào cột tổng chi phí.

Mục tài liệu có trong đơn

Đánh dấu “x” vào các ô tương ứng với những giấy tờ, tài liệu nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ và điền thông tin theo yêu cầu.

Mục danh mục và phân nhóm hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu

• Liệt kê các danh mục hàng hóa, dịch vụ cần đăng ký trên cơ sở phân loại theo Bảng phân loại quốc tế Thỏa ước Ni-xơ về hàng hóa, dịch vụ được Cục Sở hữu trí tuệ công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp và trang thông tin điện tử.
• Đối với trường hợp phân loại không chính xác hoặc không phân loại hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ thực hiện và người làm đơn cần thanh toán phí dịch vụ theo quy định.

Mục cam kết của chủ đơn

• Nếu chủ sở hữu nhãn hiệu là cá nhân, chủ đơn hoặc đối tượng được ủy quyền ký và ghi rõ họ tên khi làm tờ khai đăng ký nhãn hiệu.
• Đối với trường hợp chủ sở hữu là tổ chức, chủ đơn hoặc đối tượng được ủy quyền phải khai rõ chức vụ và có dấu xác nhận của tổ chức.

Lưu ý rằng: Chủ sở hữu cần ký đủ cuối mỗi trang của đơn đăng ký nhãn hiệu. Đối với trang cuối, nếu chủ sở hữu là đối tượng tổ chức cần ký, ghi rõ chức và và đóng dấu của tổ chức. Sau khi nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, doanh nghiệp cần theo dõi đơn đăng ký nhằm phản hồi, làm rõ các yêu cầu của Cục Sở hữu trí tuệ trong quá trình thẩm định đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.

Lưu ý pháp lý của tờ khai đăng ký nhãn hiệu

• Mọi tài liệu của tờ khai đăng ký nhãn hiệu đều phải được làm bằng tiếng Việt. Đối với các tài liệu được làm bằng ngôn ngữ khác phải được dịch ra tiếng Việt;
• Tài liệu phải được đánh máy hoặc in bằng loại mực khó phai mờ, một cách rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xoá, không sửa chữa; trường hợp phát hiện có sai sót không đáng kể thuộc về lỗi chính tả trong tài liệu đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ thì người nộp đơn có thể sửa chữa các lỗi đó,nhưng tại chỗ bị sửa chữa phải có chữ ký xác nhận (và đóng dấu, nếu có) của người nộp đơn;
• Thuật ngữ dùng trong tờ khai đăng ký nhãn hiệu phải là thuật ngữ phổ thông (không dùng tiếng địa phương, từ hiếm, từ tự tạo). Ký hiệu, đơn vị đo lường, phông chữ điện tử, quy tắc chính tả dùng trong đơn phải theo tiêu chuẩn Việt Nam;

Trên đây là giải đáp của Luật Việt An về câu hỏi: Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần những tài liệu gì? Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về đăng ký nhãn hiệu xin vui lòng liên hệ công ty luật Việt An để được trợ giúp nhanh nhất.