Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp áp dụng từ 01/07/2025

Từ ngày 01/07/2025, việc kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (Ultimate Beneficial Owner – UBO) trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam, theo quy định mới. Việc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp, mà còn là bước quan trọng nhằm đáp ứng các cam kết quốc tế về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố. Bài viết sau của Luật Việt An sẽ trình bày chi tiết các quy định mới, thành phần hồ sơ, cách kê khai, thời điểm nộp và lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng và kịp thời.

Quy định chung về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp từ 01/07/2025

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là ai?

Căn cứ Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm d khoản 1 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15), quy định về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp như sau:

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân (sau đây gọi là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp) là cá nhân có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối đối với doanh nghiệp đó, trừ trường hợp người đại diện chủ sở hữu trực tiếp tại doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và người đại diện phần vốn nhà nước tại công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo quy định của pháp luật về quản lý và đầu tư vốn nhà nước tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nào phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi?

Theo Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 quy định đối với doanh nghiệp được đăng ký thành lập trước thời điểm 01/07/2025 thì việc bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có), thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) được thực hiện đồng thời tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, trừ trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu bổ sung thông tin sớm hơn.

Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp từ 01/07/2025

Căn cứ Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, nếu cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí sau đây sẽ được xem là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp:

• Cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
• Cá nhân sở hữu gián tiếp là cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp thông qua tổ chức khác.
• Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau:
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên;
• Người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp;
• Sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
• Tổ chức lại, giải thể công ty.

Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp áp dụng từ 01/07/2025

Theo khoản 5 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020 (được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15) doanh nghiệp có nghĩa vụ thu thập, cập nhật, lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp; cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp khi được yêu cầu.

Theo Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định, doanh nghiệp thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp như sau:

• Cá nhân là cổ đông sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.
• Cá nhân là thành viên sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên của công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Cá nhân là chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp tự xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau:

• Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên;
• Người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp;
• Sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp;
• Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
• Tổ chức lại, giải thể công ty và kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (nếu có).

Người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông tin cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.

Thông tin của cổ đông là tổ chức bao gồm: Tên tổ chức, mã số doanh nghiệp/số quyết định thành lập, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ trụ sở chính, tỷ lệ sở hữu tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Theo Điều 19 Nghị định 168/2025/NĐ-CP Doanh nghiệp lưu giữ Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp đã kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định tại Nghị định này dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Trên đây là cập nhật mới nhất của Luật Việt về hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp áp dụng từ 01/07/2025. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!