Hướng dẫn hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì hiện nay, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có một hoặc nhiều người đại diện. Trong đó, quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện được quy định cụ thể trong điều lệ công ty. Và Luật doanh nghiệp 2014 đã bỏ quy định Giám đốc, Tổng giám đốc của công ty không được đồng thời là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác để phù hợp với nhu cầu thuê giám đốc, tổng giám đốc của các doanh nghiệp hiện nay.

Trong doanh nghiệp, những người đại diện theo pháp luật thường là:

• Chủ tịch hội đồng thành viên
• Chủ tịch công ty;
• Chủ tịch hội đồng quản trị;
• Giám đốc/ Tổng giám đốc.

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khi có thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục với nội dung hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu tại Phụ lục II-2 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT);
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);

Hoặc Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Hoặc Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

Hoặc Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp;

• Văn bản ủy quyền (nếu có).

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty (Ví dụ: trong công ty cổ phần, trường hợp thay đổi người đại diện và đồng thời làm thay đổi chức danh người đại diện đó thì sẽ làm thay đổi nội dung Điều lệ).

Doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra mã số thuế của người đại diện theo pháp luật cũ và người đại diện theo pháp luật mới xem có đang bị treo hay không. Người đại diện mới đang bị treo mã số thuế, chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế sẽ không được là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Và người đại diện mới cần đáp ứng điều kiện là không thuộc trường hợp bị pháp luật cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp (Điều 18 Luật doanh nghiệp 2014).

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục pháp lý sau để đảo bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường:

• Đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Thông báo cho các đối tác, bạn hàng về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Một số trường hợp doanh nghiệp phải đổi các giấy phép con có thông tin của người đại diện như: Giấy phép phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, Giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép hoạt động giáo dục,…
• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.