Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online

Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online là một chủ đề nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà đầu tư trong bối cảnh các cơ quan nhà nước đang đẩy mạnh chuyển đổi số và thực hiện thủ tục hành chính qua mạng. Nếu như trước đây, nhà đầu tư phải mất nhiều thời gian đến tận nơi nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc thành phố, thì hiện nay, Bộ Tài chính đã tiên phong trong việc cải cách, cho phép nộp hồ sơ trực tuyến một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhằm giúp quý khách hàng nắm rõ quy trình từ cách chuẩn bị văn bản, tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cho đến các bước nộp và thanh toán lệ phí, bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hướng dẫn chi tiết và mới nhất.

Những quy định mới nhất khi đăng ký kinh doanh online năm nay

Bắt buộc xác thực VNeID khi tạo tài khoản đăng ký kinh doanh (Từ 01/07/2024)

Căn cứ theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử, toàn bộ hệ thống dịch vụ công quốc gia đã đồng bộ phương thức xác thực danh tính số:

• Sử dụng duy nhất tài khoản VNeID: Kể từ ngày 01/07/2024, Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) chính thức dừng cấp mới tài khoản độc lập và yêu cầu người dùng phải đăng nhập, đăng ký tài khoản thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID do Bộ Công an cấp.
• Yêu cầu mức độ định danh: Cá nhân thực hiện nộp hồ sơ, ký số hoặc ủy quyền thủ tục cần kích hoạt thành công VNeID định danh điện tử Mức độ 2 nhằm đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý tương đương việc xuất trình thẻ Căn cước công dân trực tiếp.
• Đồng bộ dữ liệu tự động: Mọi thông tin nhân thân của người nộp hồ sơ được liên thông trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giúp giảm thiểu tối đa sai lệch thông tin cá nhân khi kê khai.

Lợi ích khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng

Chuyển đổi hoàn toàn sang nộp hồ sơ trực tuyến mang lại nhiều lợi thế rõ rệt cho cá nhân và tổ chức khởi nghiệp:

• Miễn 100% lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Căn cứ quy định hiện hành của Bộ Tài chính, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập qua mạng điện tử được miễn hoàn toàn lệ phí đăng ký doanh nghiệp (tiết kiệm chi phí so với nộp trực tiếp tại Sở Tài chính).
• Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí đi lại: Người thực hiện không cần xếp hàng, chờ đợi tại bộ phận Một cửa. Mọi thao tác từ soạn thảo biểu mẫu, tải tài liệu đính kèm dạng scan, đến ký số xác thực đều được thực hiện 24/7 từ bất kỳ đâu.
• Chủ động tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ: Hệ thống cập nhật trạng thái xử lý (Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Yêu cầu sửa đổi/bổ sung, Đã chấp thuận) theo thời gian thực qua tài khoản và thông báo email tự động, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hồ sơ kịp thời theo đúng thời hạn 03 ngày làm việc của cơ quan đăng ký.

So sánh các phương thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện nay

Hướng dẫn tạo tài khoản đăng ký kinh doanh online xác thực bằng VNeID

Điều kiện tiên quyết cần chuẩn bị:

• Cá nhân đã được cấp tài khoản định danh điện tử VNeID Mức độ 2 (đã ra công an phường/xã để lấy vân tay và chụp ảnh).
• Điện thoại thông minh đã cài đặt ứng dụng VNeID, nhớ mật khẩu đăng nhập và Passcode.

Bước 1: Truy cập hệ thống đăng ký kinh doanh

Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn. Tại màn hình trang chủ, chọn mục Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bước 2: Lựa chọn phương thức đăng nhập/đăng ký

Ở góc trên cùng bên phải màn hình, nhấn vào nút Đăng nhập. Theo quy định mới, thay vì tạo tài khoản bằng thẻ CCCD thông thường, quý khách hàng chọn tab Tài khoản định danh điện tử (VNeID) hoặc click vào biểu tượng VNeID của hệ thống định danh Bộ Công an.

Bước 3: Thực hiện xác thực trên thiết bị

Hệ thống sẽ chuyển hướng sang trang đăng nhập của Cổng dịch vụ công Quốc gia bằng VNeID. Quý khách hàng có hai cách để xác thực:

• Cách 1 (Khuyên dùng – Nhanh nhất): Quét mã QR. Mở ứng dụng VNeID trên điện thoại, đăng nhập vào app. Chọn biểu tượng Quét mã QR trên ứng dụng để quét mã đang hiển thị trên màn hình máy tính.
• Cách 2: Đăng nhập thủ công. Nhập số Căn cước công dân và mật khẩu tài khoản VNeID trực tiếp trên trình duyệt máy tính. Sau đó hệ thống sẽ gửi một mã OTP về số điện thoại đăng ký VNeID để xác nhận.

Bước 4: Chấp thuận chia sẻ dữ liệu

Khi quét QR hoặc nhập mã thành công, ứng dụng VNeID trên điện thoại sẽ hiện thông báo yêu cầu chia sẻ thông tin cá nhân (Họ tên, ngày sinh, số CCCD…) cho hệ thống Đăng ký kinh doanh. Quý khách hàng nhấn Đồng ý/Xác nhận và nhập mã Passcode (gồm 6 chữ số) trên ứng dụng VNeID để hoàn tất.

Bước 5: Bổ sung thông tin và hoàn tất

Hệ thống sẽ tự động chuyển hướng trở lại trang dangkykinhdoanh.gov.vn. Lúc này, các thông tin nhân thân của quý khách hàng đã được điền tự động từ cơ sở dữ liệu dân cư. Quý khách hàng chỉ cần thực hiện bước cuối:

• Kiểm tra lại thông tin.
• Bổ sung các thông tin liên lạc bắt buộc (như Địa chỉ Email, Số điện thoại hiện tại).
• Tích chọn “Tôi đồng ý với các điều khoản…” và nhấn Xác nhận.

Hệ thống sẽ ghi nhận quý khách hàng đã tạo và đăng nhập thành công tài khoản. Kể từ lúc này, tài khoản của quý khách hàng đã có đủ tư cách pháp lý để nộp hồ sơ, tạo hồ sơ mới, hoặc ký số xác thực (bằng tài khoản đăng ký kinh doanh) cho các thủ tục thành lập và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (Định dạng PDF)

Trước khi thao tác trên hệ thống, quý khách hàng cần soạn thảo và ký bản cứng hồ sơ, sau đó scan màu thành các file PDF. Một bộ hồ sơ thành lập cơ bản (ví dụ: Công ty TNHH hoặc Cổ phần) bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Điều lệ công ty (có chữ ký của tất cả thành viên/cổ đông sáng lập).
• Danh sách thành viên / Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần).
• Bản sao hợp lệ Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông.
• Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là Người đại diện theo pháp luật) kèm bản sao CCCD của người được ủy quyền.

Bước 2: Khởi tạo hồ sơ trên hệ thống

• Đăng nhập vào trang dangkykinhdoanh.gov.vn bằng tài khoản VNeID.
• Chọn tab Dịch vụ công > Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Nhấp vào nút Tạo hồ sơ mới.
• Lựa chọn Thành lập mới doanh nghiệp / Đơn vị phụ thuộc > Nhấn Tiếp theo.
• Chọn loại hình doanh nghiệp quý khách hàng muốn thành lập (Công ty TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty Cổ phần…).

Bước 3: Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ và kê khai thông tin

Hệ thống sẽ hỏi phương thức nộp, quý khách hàng nên chọn Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh (phù hợp với cá nhân, miễn phí và không cần mua Token chữ ký số).

Sau đó, giao diện sẽ hiện ra danh sách các khối thông tin (nằm ở cột bên trái). Quý khách hàng cần click vào từng khối và điền chính xác thông tin khớp với hồ sơ bản cứng đã soạn:

• Tên doanh nghiệp: Nhập tên tiếng Việt, tiếng Anh, tên viết tắt. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem tên có bị trùng lặp hay không.
• Địa chỉ trụ sở chính: Điền chi tiết số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, số điện thoại công ty.
• Ngành nghề kinh doanh: Nhập mã ngành nghề cấp 4 (tra cứu theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg). Nhớ tích chọn đâu là ngành nghề kinh doanh chính.
• Vốn điều lệ: Khai báo số vốn và tỷ lệ góp vốn của từng thành viên.
• Người đại diện theo pháp luật: Cập nhật thông tin chi tiết (CCCD, địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại…).
• Thông tin về thuế: Chọn phương pháp tính thuế, năm tài chính, thông tin Kế toán trưởng/Người phụ trách kế toán (nếu có).

Bước 4: Tải lên các văn bản đính kèm

• Tại cột bên trái, chọn mục Văn bản đính kèm.
• Tạo các loại tài liệu tương ứng (Điều lệ, Giấy đề nghị, Bản sao giấy tờ pháp lý…).
• Nhấp vào từng mục tài liệu và Tải lên (Upload) file PDF quý khách hàng đã chuẩn bị ở Bước 1.

Bước 5: Chuẩn bị khối người ký và Kiểm tra thông tin

• Chọn mục Người ký/Người ủy quyền ở cột trái. Nhập email của tài khoản đăng ký kinh doanh đang sử dụng để hệ thống gán quyền ký hồ sơ.
• Sau khi kê khai và tải đủ file, quý khách hàng nhấn nút Kiểm tra thông tin (nằm ở góc dưới hoặc trên cùng).
• Hệ thống sẽ quét tự động. Nếu có cảnh báo lỗi (chữ màu đỏ), quý khách hàng phải quay lại sửa. Nếu hệ thống báo “Hồ sơ đã hợp lệ”, quý khách hàng chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 6: Ký số / Xác thực hồ sơ

• Nhấp vào nút Chuẩn bị để ký và nộp hồ sơ.
• Nhấn nút Ký số / Ký xác thực.
• Hệ thống sẽ yêu cầu quý khách hàng xác nhận lại. Khi quý khách hàng xác nhận, một mã OTP sẽ được gửi về email hoặc thiết bị xác thực của quý khách hàng.
• Nhập mã OTP để hoàn tất việc ký điện tử lên bộ hồ sơ.

Bước 7: Nộp hồ sơ và chờ kết quả

• Sau khi ký thành công, nút Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hiện sáng. Quý khách hàng click vào đó để chính thức gửi hồ sơ.
• Hệ thống sẽ hiển thị Giấy biên nhận có ghi rõ ngày hẹn trả kết quả.
• Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ: Quý khách hàng sẽ nhận được Thông báo chấp thuận. Lúc này, quý khách hàng có thể đăng ký nhận Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp bản cứng qua đường bưu điện (VNPost) hoặc mang Giấy biên nhận ra bộ phận Một cửa để nhận trực tiếp.
  • Nếu hồ sơ cần sửa đổi: Hệ thống sẽ gửi email Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Quý khách hàng đăng nhập lại, sửa theo yêu cầu và tiến hành ký, nộp lại từ đầu.

Lỗi phổ biến khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online bị trả về

• Tên doanh nghiệp gây nhầm lẫn hoặc bị trùng lặp: Chủ doanh nghiệp đặt tên công ty giống hệt hoặc phát âm tương tự, có chứa các thành tố gây nhầm lẫn với một doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc (vi phạm Điều 38, 39, 41 Luật Doanh nghiệp 2020). Lỗi này cũng xảy ra khi tên doanh nghiệp vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc sử dụng tên cơ quan nhà nước.
• File scan bị mờ, thiếu trang hoặc thiếu chữ ký tươi: Quá trình số hóa tài liệu (upload file PDF) gặp vấn đề. Chuyên viên không thể đọc được thông tin do file scan độ phân giải quá thấp, bị cắt lẹm mép giấy. Ngoài ra, việc quên scan mặt sau của CCCD/CMND, thiếu trang trong Bản điều lệ công ty, hoặc sử dụng chữ ký điện tử cắt ghép (photoshop) thay vì chữ ký tươi cũng khiến hồ sơ bị từ chối.
• Ngành nghề kinh doanh khai báo không khớp với mã hệ thống cấp 4: Người nộp hồ sơ tự nghĩ ra tên ngành nghề kinh doanh hoặc chọn mã ngành cấp 1, 2, 3, 5. Theo quy định, khi đăng ký thành lập, doanh nghiệp phải lựa chọn ngành kinh tế cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Lỗi đồng bộ thông tin CCCD và VNeID của người đại diện pháp luật: Hệ thống đăng ký kinh doanh hiện đã liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin kê khai trên Cổng (Họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú) bị gõ sai lệch dù chỉ một ký tự so với dữ liệu trên thẻ CCCD gắn chip hoặc tài khoản VNeID, hệ thống sẽ báo lỗi không đồng bộ và hồ sơ bị treo hoặc trả về.

Một số câu hỏi liên quan

Có bắt buộc phải mua chữ ký số (USB Token) để nộp hồ sơ trực tuyến không?

Không bắt buộc. Quý khách có thể sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh (hiện nay được liên kết xác thực qua ứng dụng VNeID) để ký xác thực hồ sơ hoàn toàn miễn phí và hợp lệ.

Các tài liệu đính kèm khi nộp lên hệ thống cần định dạng như thế nào?

Tất cả các tài liệu bản cứng (Điều lệ, Giấy đề nghị, bản sao CCCD, Giấy ủy quyền…) sau khi ký tên đầy đủ phải được scan màu, đảm bảo nội dung rõ nét và lưu dưới định dạng tệp PDF trước khi tải lên hệ thống.

Thời gian chuyên viên xử lý hồ sơ online là bao lâu?

Thời gian giải quyết quy định là 03 ngày làm việc, tính từ thời điểm Cổng thông tin quốc gia ghi nhận quý khách đã nộp hồ sơ điện tử và thanh toán lệ phí công bố thành công.

Khi hồ sơ online được duyệt hợp lệ, tôi có phải mang bộ hồ sơ giấy lên nộp lại không?

Không. Hiện tại hồ sơ điện tử nộp qua mạng có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Quý khách không cần nộp lại bản cứng mà chỉ cần mang Giấy biên nhận để nhận kết quả trực tiếp hoặc đăng ký nhận qua đường bưu điện (VNPost).

Cần làm gì nếu hồ sơ bị cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung?

Đăng nhập lại vào hệ thống, mở hồ sơ đang ở trạng thái yêu cầu sửa đổi, tiến hành điều chỉnh thông tin các khối dữ liệu hoặc tải lên file PDF mới theo đúng yêu cầu của chuyên viên. Sau khi sửa xong, quý khách thực hiện ký xác thực và nộp lại quy trình như ban đầu.

Quý khách có bất kỳ thắc mắc nào xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được giải đáp!