Hướng dẫn đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng

Trong xu thế hội nhập và phát triển của nền kinh tế số, việc thành lập doanh nghiệp đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng là một dịch vụ công trực tuyến, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Bài viết sau của Luật Việt An sẽ Hướng dẫn đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng giúp quý khách hàng nắm vững các kiến thức cơ bản để thành lập doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Các hình thức đăng ký công ty cổ phần qua mạng

Theo khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc đăng ký công ty cổ phần qua mạng được thực hiện như sau:

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Như vậy, nhà đầu tư có thể lựa chọn một trong 02 cách sau để thực hiện đăng ký kinh doanh qua mạng:

• Đăng ký công ty cổ phần bằng tài khoản đăng ký kinh doanh:
• Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp.
• Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký.
• Đăng ký công ty cổ phần bằng chữ ký số:
• Chữ ký số là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử dùng để thay thế chữ ký thông thường, mẫu dấu trong các văn bản của cơ quan, tổ chức.
• Khi đăng ký doanh nghiệp theo hình thức này, công ty cổ phần phải nộp hồ sơ là các văn bản điện tử (định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp thay vì nộp bản giấy.

Điều kiện đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng

Theo khoản 3 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:

• Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử;
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy;
• Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng  “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”.
• Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
• Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng

Theo đó, Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng đối với công ty cổ phần bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần).
• Bản sao các giấy tờ:
• Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông tổ chức đầu tư nước ngoài và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Hướng dẫn đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng

Trường hợp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh đăng ký

Theo quy định tại Điều 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trình tự và thủ tục đăng ký công ty cổ phần thông qua mạng điện tử bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh được thực hiện như sau:

Bước 1: Kê khai hồ sơ

Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để nhập thông tin, tải lên các văn bản điện tử cần thiết, ký xác thực hồ sơ qua mạng và thanh toán các khoản phí, lệ phí liên quan theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu thủ tục này được thực hiện thông qua ủy quyền, văn bản ủy quyền phải ghi rõ thông tin liên hệ của người ủy quyền để đảm bảo việc xác thực hồ sơ.

Bước 2: Nhận giấy biên nhận

Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

• Hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp.
• Hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng điện tử, nêu rõ yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung để hoàn thiện hồ sơ.

Lưu ý: Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử quy định nêu trên áp dụng đối với việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Trưởng hợp sử dụng chữ ký số đăng ký

Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện như sau:

Bước 1: Kê khai hồ sơ

Người nộp hồ sơ tiến hành kê khai thông tin, tải các tài liệu điện tử cần thiết, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thanh toán các khoản phí, lệ phí theo quy trình quy định trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nhận giấy biên nhận

Sau khi nộp hồ sơ thành công, người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bước 3: Xem xét hồ sơ

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc hoàn tất thủ tục.
• Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng điện tử, yêu cầu người nộp hồ sơ sửa đổi hoặc bổ sung các tài liệu cần thiết.

Lưu ý khi đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng

Tại Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử như sau:

• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
• Tài khoản đăng ký kinh doanh quy định tại khoản 4 Điều 26 Luật Doanh nghiệp là tài khoản được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số.
• Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
• Cá nhân truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai thông tin và tạo Tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Các thông tin cá nhân được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trên giấy tờ pháp lý của cá nhân và phải tuân thủ mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân.
• Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh và việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Phòng Đăng ký kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về chủ đề Hướng dẫn đăng ký thành lập công ty cổ phần qua mạng. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!