Pháp luật về hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là một loại hóa đơn được sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là chứng từ do người bán lập ra, ghi nhận chi tiết giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ và thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà người mua phải trả. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế đầu ra (bên bán) và khấu trừ thuế đầu vào (bên mua) nhằm phục vụ quá trình kê khai thuế và hạch toán tài chính theo quy định của pháp luật. Do vậy, nếu không nắm rõ quy định về Pháp luật về hóa đơn giá trị gia tăng rất dễ dẫn đến các khoản phạt hành chính, thậm chí là hình phạt không đáng có cho doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ tư vấn những vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý nhằm tuân thủ quy định về hóa đơn VAT hiện hành.

Hình thức hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT phải ở dạng điện tử

Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ bắt đầu có hiệu lực từ 01/07/2022, 100 % doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử nhằm mục đích khấu trừ VAT.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung.

Các trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ không cần hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC), phải lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Đối với hóa đơn đầu ra

• Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng.
• Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.

Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra

• Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);
• Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;

Một số lưu ý đặc biệt

Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

Đối với hóa đơn đầu vào

Để hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ VAT và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành, doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng VAT đầu vào của doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên

Điều 6.1 của Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định: Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế VAT. Do vậy doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trong trường hợp giao dịch hóa đơn trên 20 triệu như sau:

Một là trường hợp hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần

Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

Hai là đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày

Trường hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày cần rà soát tránh trường hợp số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.

Ba là những lưu ý khi chuyển tiền qua ngân hàng

Phải đảm bảo tuân thủ giao dịch được chuyển từ:

TK Ngân hàng công ty người mua 🡪 TK Ngân hàng công ty người bán (nhà cung cấp)

Do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Hiện nay theo quy định của pháp luật doanh nghiệp và pháp luật thuế, tài khoản chuyển khoản thanh toán của công ty không còn bắt buộc phải đăng ký với cơ quan thuế, công ty có quyền mở nhiều tài khoản thanh toán cùng lúc.

Bốn là thời điểm thanh toán

Đến thời điểm cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế nếu hợp đồng quy định thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này không được khấu trừ.

Lưu ý khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào

Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì cần yêu cầu nhà cung cấp gửi lại bản mềm hóa đơn điện tử hoặc tự tra cứu thông tin hóa đơn theo thông tin được lưu.

Tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác

Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng, doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 

Trong mọi trường hợp doanh nghiệp không được mua bán hoá đơn, nếu vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Tìm hiểu kỹ lưỡng pháp luật về hóa đơn giá trị gia tăng và nắm được lưu ý quan trọng sẽ giúp ích rất nhiều trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp kinh doanh. Luật Việt An luôn sẵn sàng hỗ trợ  tư vấn và giải đáp các thắc mắc từ phía doanh nghiệp.