Quy định về sai phạm hóa đơn

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động thương mại và quản lý tài chính của doanh nghiệp cũng như cá nhân kinh doanh. Việc phát hành, sử dụng và lưu trữ hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp trong các giao dịch kinh tế. Tuy nhiên, trong thực tế, sai phạm về hóa đơn vẫn thường xuyên xảy ra, gây ra những ảnh hưởng tiêu cực không chỉ đối với hoạt động kinh doanh mà còn đối với việc quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Bài viết này của Đại lý thuế Việt An sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật liên quan đến sai phạm hóa đơn, các loại vi phạm phổ biến cũng như hậu quả pháp lý mà các tổ chức, cá nhân có thể phải chịu khi vi phạm.

Xử lý hóa đơn sai sót năm 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), quy định chi tiết về quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót năm 2025 như sau:

“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.”

Như vậy, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong năm 2025 được thực hiện cụ thể như sau:

Trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, nếu hóa đơn chỉ sai về tên hoặc địa chỉ của người mua, trong khi mã số thuế và các thông tin khác vẫn chính xác, thì:

• Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót;
• Đồng thời gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không cần lập lại hóa đơn mới.

Trường hợp sai sót ảnh hưởng đến nội dung chính của hóa đơn, bao gồm các lỗi như sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất hoặc tiền thuế, hoặc hàng hóa – dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng. Trong trường hợp này, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nhưng phải tuân thủ quy định cụ thể như sau:

• Đối với người mua là tổ chức, doanh nghiệp:
  
• Đối với người mua là cá nhân:

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP theo từng trường hợp cụ thể

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo từng trường hợp như sau:

Hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua thì phát hiện sai sót

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng người bán chưa gửi cho người mua mà đã phát hiện sai sót, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai. Hóa đơn thay thế này phải được lập đầy đủ, chính xác về nội dung và ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” để xác định mối liên hệ với hóa đơn sai ban đầu. Sau đó, hóa đơn thay thế được gửi đến người mua và đồng thời truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng quy định.

Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó mới phát hiện sai sót

Nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua và sau đó phát hiện có sai sót, thì cách xử lý sẽ tùy thuộc vào tính chất lỗi:

• Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế: Trường hợp này được xem là sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về nội dung sai, không cần lập lại hóa đơn mới. Tuy nhiên, người bán phải gửi thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế hoặc sai hàng hóa, quy cách, chất lượng: Với những sai sót ảnh hưởng đến giá trị giao dịch hoặc nghĩa vụ thuế, người bán và người mua (nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Tùy theo mức độ và nội dung sai lệch, người bán có thể lựa chọn một trong hai hình thức:
  • Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm giá trị, thuế suất, số lượng, v.v.).
  • Lập hóa đơn điện tử thay thế, ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” nếu cần hủy toàn bộ hóa đơn gốc.

Trong cả hai trường hợp, người bán phải ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu về cơ quan thuế.

Trường hợp chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh khối lượng công trình

Đối với các khoản chiết khấu, khuyến mại, hoặc điều chỉnh khối lượng công trình, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới trong kỳ phát sinh, thể hiện phần chênh lệch tăng/giảm (±) so với giá trị đã lập trên hóa đơn gốc. Hóa đơn này được coi là hóa đơn điều chỉnh cho giao dịch ban đầu.

Trường hợp hàng hóa trả lại hoặc giảm giá sau khi đã lập hóa đơn

Khi người mua trả lại hàng hoặc được giảm giá sau khi hóa đơn đã được phát hành, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức thay thế hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh phải nêu rõ nội dung giảm giá, hàng hóa trả lại và thông tin liên quan đến hóa đơn gốc.

Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng

Nếu trong cùng một tháng, người bán phát hiện nhiều hóa đơn có sai sót cho cùng một người mua, thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh duy nhất hoặc một hóa đơn thay thế duy nhất cho toàn bộ các hóa đơn sai đó. Kèm theo hóa đơn này, người bán cần lập bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc đã phát sinh sai sót để làm căn cứ điều chỉnh.

Trường hợp thiếu ghi chú “điều chỉnh” hoặc “thay thế” trên hóa đơn

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu không ghi rõ nội dung “điều chỉnh cho…” hoặc “thay thế cho…” theo đúng quy định thì sẽ bị xem là hóa đơn không hợp lệ. Trong trường hợp này, người bán cần lập lại hóa đơn đúng theo mẫu chuẩn và gửi lại cho người mua, đồng thời thông báo với cơ quan thuế để điều chỉnh dữ liệu.

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến quy định về sai phạm hóa đơn, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.