Quy định sau thành lập công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam

Ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối thị trường nội địa với quốc tế. Xuất nhập khẩu cũng là một trong những ngành nghề thu hút nhà đầu tư nước ngoài muốn mở rộng thị trường tại Việt Nam. Theo quy định tại pháp luật doanh nghiệp, quy định sau thành lập công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và xây dựng uy tín trên thị trường. Với sự hỗ trợ từ Luật Việt An, doanh nghiệp sẽ được tư vấn chuyên sâu về các thủ tục pháp lý, giúp hành trình kinh doanh xuất nhập khẩu trở nên thuận lợi và đạt được thành công lâu dài.

Công ty xuất nhập khẩu là gì?

Theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005, công ty xuất nhập khẩu là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, chuyên thực hiện các hoạt động mua bán, vận chuyển và trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa Việt Nam và các quốc gia khác.

Theo quy định mới tại Quyết định 36/2025/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, xuất nhập khẩu được xếp vào nhóm ngành nghề VSIC số 8299: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu, và hoạt động theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại năm 2005.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận mã ngành nghề 8299, doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động kinh doanh sau khi hoàn thiện các thủ tục pháp lý sau thành lập, chủ yếu liên quan đến hoạt động quản lý nội bộ và quản lý hành chính nhà nước đối với doanh nghiệp.

Các công ty xuất nhập khẩu đóng vai trò trung gian trong chuỗi cung ứng toàn cầu, chịu trách nhiệm đàm phán hợp đồng thương mại, quản lý logistics, thực hiện thủ tục hải quan và tuân thủ các quy định quốc tế như Incoterms (Nghị định 69/2018/NĐ-CP). Quy định sau thành lập công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện pháp lý nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong mọi giao dịch thương mại quốc tế.

Hoàn thiện thủ tục pháp lý sau thành lập

Đăng ký mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương. Mã số thuế này đồng thời được sử dụng làm mã số xuất nhập khẩu để thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế. Thủ tục bao gồm:

• Nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Lưu ý cập nhật thông tin cơ quan quản lý thuế theo địa giới hành chính mới sau sáp nhập từ 01/07/2025.
• Đăng ký tài khoản giao dịch hải quan điện tử tại Cục Hải quan để thực hiện thủ tục thông quan qua hệ thống VNACCS/VCIS, theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung tại từng thời điểm).
• Lựa chọn phương pháp tính thuế (khấu trừ hoặc trực tiếp) phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại một ngân hàng thương mại để thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế và quản lý dòng tiền. Theo quy định của pháp luật kế toán, tài khoản cá nhân không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh của công ty.

Treo biển hiệu tại trụ sở chính

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Quảng cáo 2012, công ty phải treo biển hiệu tại trụ sở chính, ghi rõ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế để xác nhận sự tồn tại hợp pháp. Việc này giúp tránh các hình phạt hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng nhận diện doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định sau thành lập công ty xuất nhập khẩu

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014 sửa đổi bổ sung năm 2025, và các văn bản hướng dẫn, công ty xuất nhập khẩu phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Khai báo hải quan: Mọi hàng hóa xuất nhập khẩu phải được khai báo qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Hồ sơ bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), và chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần.
• Thuế xuất nhập khẩu: Theo quy định tại Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016, công ty phải nộp thuế theo biểu thuế hiện hành. Doanh nghiệp có thể tận dụng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do (FTA) như EVFTA, CPTPP, theo quy định tại Thông tư 38/2021/TT-BTC.
• Giấy phép xuất nhập khẩu: Căn cứ Nghị định 69/2018/NĐ-CP, một số mặt hàng đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hóa chất yêu cầu giấy phép từ các cơ quan như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, hoặc Bộ Nông nghiệp.
• Lưu trữ hồ sơ: Theo quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP, công ty phải lưu trữ hồ sơ giao dịch xuất nhập khẩu ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Quản lý tài chính và kế toán

Thiết lập hệ thống kế toán

Căn cứ Luật Kế toán 2015, công ty phải thiết lập hệ thống kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Kê khai và nộp thuế

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, công ty phải nộp các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (VAT) theo hình thức khấu trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp, và thuế thu nhập cá nhân (nếu có) theo biểu lũy tiến quy định.

Lập và nộp báo cáo tài chính

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, công ty phải lập và nộp báo cáo tài chính hàng năm, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, và thuyết minh báo cáo tài chính, để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Đăng ký chữ ký số và hoá đơn điện tử

Cũng theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty phải đăng ký chữ ký số để nộp thuế điện tử và phát hành hóa đơn điện tử qua phần mềm được phê duyệt. Việc này giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch với cơ quan thuế.

Quản lý cơ sở vật chất và kho bãi

Căn cứ Luật Bảo vệ môi trường 2020 và Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, công ty xuất nhập khẩu phải:

• Trang bị kho bãi đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ hàng hóa, đặc biệt đối với hàng dễ hỏng hoặc nguy hiểm.
• Đảm bảo an toàn lao động và phòng chống cháy nổ tại khu vực kho bãi.
• Xử lý chất thải như bao bì, vật liệu đóng gói đúng quy định để tránh gây ô nhiễm môi trường.

Quản lý nhân sự

• Công ty cần ký hợp đồng lao động với nhân viên, nêu rõ quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.
• Công ty cần đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên, theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
• Công ty cần đào tạo nhân viên về quy trình xuất nhập khẩu, đặc biệt là thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế.

Tuân thủ quy định ngoại thương

• Hợp đồng thương mại: Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, hợp đồng thương mại phải tuân thủ các điều khoản quốc tế (Incoterms) và pháp luật Việt Nam.
• Thanh toán quốc tế: công ty có thể sử dụng các phương thức thanh toán như thư tín dụng (L/C), chuyển khoản (T/T), hoặc thanh toán sau (D/P, D/A).
• Sở hữu trí tuệ: Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 sửa đổi bổ sung 2009, 2019, 2022, công ty phải đảm bảo hàng hóa không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, đặc biệt khi xuất khẩu sang thị trường quốc tế.

Kiểm tra và giám sát

• Căn cứ Luật Hải quan 2024 và Điều 18 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, công ty phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đáp ứng các đợt kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất từ Cục Hải quan hoặc cơ quan thuế, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, và các chứng từ liên quan.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về quy định sau thành lập công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!