Trong quá trình hoạt động, con dấu doanh nghiệp là một thành phần quan trọng, thường được sử dụng để đóng dấu vào các văn bản nội bộ của doanh nghiệp, hợp đồng kinh tế,…Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ các quy định của pháp luật về con dấu. Nhận thấy nhu cầu tìm hiểu về con dấu doanh nghiệp ngày càng tăng, Luật Việt An xin giới thiệu các quy định của pháp luật về dấu pháp nhân trong công ty khi được thành lập trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
Luật Doanh nghiệp 2020;
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Con dấu pháp nhân của doanh nghiệp là gì?
Hiện nay, pháp luật nước ta chưa có quy định cụ thể để định nghĩa về con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản rằng doanh nghiệp thường sử dụng con dấu pháp nhân của doanh nghiệp để đóng trên văn bản, giấy tờ,… và có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận.
Khái quát về dấu pháp nhân trong công ty khi được thành lập
Khi sử dụng con dấu pháp nhân, doanh nghiệp cần đảm bảo theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau:
Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình dáng sau: hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi,… Con dấu pháp nhân có thể có màu đỏ, xanh, tím,.. Ngoài tên doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu pháp nhân các nội dung khác, như: mã số doanh nghiệp, khẩu hiệu, địa chỉ,… của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tự đi khắc con dấu pháp nhân tại cơ sở khắc dấu.
Con dấu dưới hình thức chữ ký số
Đây là một trong những quy định mới được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Có thể hiểu một cách đơn giản rằng chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử đã được mã hóa dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Tổ chức cung cấp chữ ký số
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được sử dụng chữ ký số do một trong các tổ chức sau đây cung cấp:
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Sử dụng con dấu pháp nhân của doanh nghiệp trong trường hợp nào?
Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc sử dụng con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Việc sử dụng con dấu phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và được đóng vào các loại giấy tờ, văn bản theo đúng quy định của pháp luật, có thể kể đến như: các hợp đồng, giao dịch, thông báo, quyết định, hóa đơn, chứng từ,…
Không được đóng dấu trên bất kỳ văn bản nào mà không có chữ ký của Chủ sở hữu của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Mọi văn bản, chứng từ có đóng dấu nhưng không có chữ ký hoặc chữ ký trực tiếp của những người nêu trên đều không có giá trị pháp lý mà chỉ có giá trị tham khảo.
Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu không?
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 đã hủy bỏ quy định thông báo mẫu dấu trước khi doanh nghiệp đưa vào sử dụng. Do đó, các doanh nghiệp có thể tự do sử dụng con dấu pháp nhân của mình mà không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu tới các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu, mất con dấu phải xử lý như thế nào?
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu đang sử dụng hoặc bị mất con dấu pháp nhân, doanh nghiệp có thể tự làm hoặc đặt con dấu mới tại cơ sở khắc dấu mà không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý với con dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của pháp nhân nước ngoài
Tổ chức nước ngoài được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng. Trước tiên, các tổ chức này cần tuân thủ các quy định về con dấu của chính quốc gia đó. Và cần phải đáp ứng điều kiện khi sử dụng con dấu tại Việt Nam đối với văn phòng đại diện, chi nhánh của pháp nhân nước ngoài: mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Khác với việc sử dụng con dấu của pháp nhân Việt Nam, trước khi sử dụng con dấu, văn phòng đại diện, chi nhánh của pháp nhân nước ngoài phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Một số cơ sở khắc dấu tại Hà Nội
Công ty TNHH Khắc dấu Nam Việt
Công ty TNHH Khắc dấu Nam Việt đã có kinh nghiệp lâu năm trong lĩnh vực sản xuất con dấu. Hiện chúng tôi cung cấp cán dấu, nguyên vật liệu sản xuất con dấu và con dấu hoàn chỉnh cho Hà Nội và khắp các tỉnh thành phố. Công ty có mã số doanh nghiệp 0107511335 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Địa chỉ: Ô số 76 Công ty kinh doanh dụng cụ chỉnh hình, Phường Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Hotline: 0763 465 555
Công ty TNHH Khắc Dấu 368
Công ty TNHH Khắc Dấu 368 là xưởng sản xuất con dấu cũng như cung cấp vật tư ngành dấu, đồ dùng văn phòng phẩm. Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất con dấu, cung cấp vật tư ngành dấu, Công ty TNHH Khắc Dấu 368 ý thức được vai trò quan trọng và sự ảnh hưởng của sản phẩm đến người sử dụng. Công ty có mã số doanh nghiệp 0110337006 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Địa chỉ: Số 210 đường Mỹ Đình, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 0248371405
Công Ty Khắc Dấu Nhanh 247
Công Ty Khắc Dấu Nhanh 247 là công ty khắc dấu uy tín với nhiều năm kinh nghiệm, sở hữu đầy đủ trang thiết bị công nghệ hiện đại, có khả năng đáp ứng nhu cầu làm con dấu của quý khách tại TP. Hồ Chí Minh và toàn quốc. Công ty có mã số doanh nghiệp 0313499877 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh.
Địa chỉ: 8B Đường Số 8, Phường 11, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0982 139 381
Công ty TNHH Khắc Dấu Thủ Đô
Công ty TNHH Khắc Dấu Thủ Đô là công ty tiên phong trong lĩnh vực sản xuất con dấu bằng công nghệ Laser hàng đầu của USA. Với phương châm : UY TÍN – CHUYÊN NGHIỆP – HỢP TÁC, Khắc dấu Thủ Đô cam kết cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý. Công ty có mã số doanh nghiệp 0104588876 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Địa chỉ: Số 16, ngõ 132 Khương Trung, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Hotline: 0964858555
Công ty TNHH Khắc Dấu & Quảng Cáo Lê Quyền
Công ty TNHH Khắc Dấu & Quảng Cáo Lê Quyền là một địa chỉ tin cậy cho mọi nhu cầu về dịch vụ khắc dấu chất lượng và uy tín. Với phương châm “Chất lượng là uy tín”, chúng tôi cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Công ty có mã số doanh nghiệp 0401203550 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng.
Địa chỉ: 137 Lê Đình Dương, Phường Nam Dương, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
Điện thoại: 05113582121
Một số tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số
VNPT-CA
VNPT trở thành đơn vị đầu tiên được cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng bao gồm: Chứng thư số dành cho tổ chức, cá nhân (dành cho cơ quan, tổ chức, cá nhân): ký số, bảo vệ email, xác thực người dùng. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT có giấy phép hoạt động số 576/GP-BTTTT được cấp bởi Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
Địa chỉ: Tòa nhà VNPT, số 57 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
Website: http://www.vnpt-ca.vn
Điện thoại: 1800 1260 – 1800 1166
CA2 NACENCOMM
Công ty cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực chữ ký số. Được thành lập năm 1996, Nacencomm với trách nhiệm, uy tín, và tận tâm mang đến sứ mệnh trở thành đơn vị cung cấp nền tảng doanh nghiệp số hàng đầu. Công ty có giấy phép hoạt động số 375/GP-BTTTT được cấp bởi Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
Địa chỉ: Số 2 Chùa Bộc, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Chữ ký số BkavCA là dịch vụ chữ ký số tốt nhất do Hiệp hội an toàn thông tin Việt Nam (VNISA) bình chọn. Sử dụng chữ ký số BkavCA, doanh nghiệp có thể dễ dàng dàng nộp tờ khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử. Ngoài ra chữ ký số BkavCA có thể ký hóa đơn điện tử, email, văn bản, ngân hàng, chứng khoán điện tử qua mạng internet một cách nhanh chóng và an toàn đúng theo quy định. Giấy phép hoạt động số 57/GP-BTTTT được cấp bởi Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
Địa chỉ: Tầng 2, Toà nhà HH1, Khu đô thị Yên Hoà, phường Yên Hoà, Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Ngày 15/10/2010 Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép cho Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo giấy phép số 785/GP-BTTTT và lấy tên thương hiệu là Viettel-CA – chữ ký số Viettel.
Địa chỉ: Tòa nhà Viettel, Số 1 Giang Văn Minh, Ba Đình, TP Hà Nội
Website cung cấp dịch vụ: http://www.viettel-ca.vn/
Điện thoại hỗ trợ: 1800 8000 (Nhánh 1)
FPT-CA
Nhà mạng cung cấp chữ ký số FPT CA hệ thống viễn thông công nghệ 30 năm lĩnh vực phần mềm, 25 năm ngành thuế hàng đầu Việt Nam. FPT CA triển khai đắng ký cung cấp chữ ký số FPT cho các doanh nghiệp trên toàn quốc trong cả nước 63 tỉnh thành Việt Nam. Giấy phép hoạt động số 563/GP-BTTTT được cấp bởi Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
Địa chỉ: tầng 22, tòa nhà Keangnam Landmark 72, Lô E6, Phạm Hùng, Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
Tư vấn lựa chọn địa chỉ trụ sở, vốn, ngành nghề kinh doanh, mở tài khoản chuyển vốn, thời hạn góp vốn;
Tư vấn điều kiện, hướng dẫn chuẩn bị tài liệu cần thiết để thành lập công ty;
Tư vấn, soạn thảo hồ sơ thành lập công ty;
Đại diện khách hàng làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình thành lập doanh nghiệp;
Tư vấn toàn diện các hoạt động phát sinh trong quá trình thực hiện kinh doanh cho khách hàng.
Trên đây là phần tư vấn của Luật Việt An, cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi. Mọi thắc mắc xin quý khách hàng liên hệ tới Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh nhất. Xin cảm ơn!
Skype Chat
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 01010266/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 23/10/2007 tại Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội.
