Thành lập công ty xong, doanh nghiệp có thể đặt khắc con dấu theo nhu cầu. Công ty đăng ký và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không bắt buộc khắc dấu tròn và không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Việc đóng dấu trên hợp đồng, giấy ủy quyền hoặc hồ sơ gửi cơ quan nhà nước cần căn cứ vào quy định áp dụng cho từng loại văn bản và thỏa thuận của các bên, nếu có.
Căn cứ pháp lý
- Điều 43 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, đã được sửa đổi, bổ sung. Tham khảo Văn bản hợp nhất số 67/VBHN-VPQH ngày 15/08/2025.
- Điều 117, Điều 119, Điều 142 và Điều 143 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 về điều kiện có hiệu lực, hình thức của giao dịch dân sự và hậu quả pháp lý khi người xác lập, thực hiện giao dịch không có quyền đại diện hoặc vượt quá phạm vi đại diện.
- Điều 23 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và Nghị định số 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 56/2023/NĐ-CP và Nghị định số 58/2026/NĐ-CP.
Dấu pháp nhân của công ty là gì?
“Dấu pháp nhân” là cách gọi thông dụng của con dấu công ty. Điều 43 Luật Doanh nghiệp sử dụng thuật ngữ dấu của doanh nghiệp và ghi nhận hai hình thức gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu và dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của mình, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác thuộc doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp hay đơn vị có dấu ban hành.
Công ty mới thành lập có bắt buộc khắc dấu tròn không?
Công ty có thể đặt khắc dấu khi cần sử dụng trên văn bản giấy. Nếu chọn mẫu dấu tròn, công ty có thể ghi tên và mã số doanh nghiệp để thuận tiện đối chiếu với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Khi nhận dấu, công ty nên kiểm tra thông tin đã khắc, giao dấu cho người phụ trách và quy định rõ ai có quyền yêu cầu đóng dấu, khi nào được mang dấu ra khỏi trụ sở và cách bàn giao khi thay đổi nhân sự. Nếu có nhiều con dấu, công ty nên xác định người giữ và phạm vi sử dụng của từng dấu.
Có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?
Công ty đăng ký và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh khi khắc dấu lần đầu, khắc thêm dấu hoặc thay đổi mẫu dấu. Nguyên tắc này cũng áp dụng đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập tại Việt Nam theo Luật Doanh nghiệp.
Hợp đồng của công ty có bắt buộc đóng dấu không?
Luật Doanh nghiệp không quy định mọi hợp đồng của công ty đều phải đóng dấu. Công ty cần kiểm tra quy định áp dụng cho loại giao dịch và thỏa thuận giữa các bên. Khi xem xét hiệu lực của hợp đồng, cần đối chiếu thêm thẩm quyền của người ký, các điều kiện có hiệu lực của giao dịch và yêu cầu về hình thức theo Bộ luật Dân sự.
Ví dụ, hợp đồng dịch vụ do người đại diện theo pháp luật ký có thể có hiệu lực dù thiếu dấu công ty, nếu giao dịch đáp ứng các điều kiện có hiệu lực và pháp luật hoặc thỏa thuận giữa các bên không yêu cầu đóng dấu. Nếu trưởng phòng ký theo ủy quyền, công ty cần kiểm tra phạm vi và thời hạn ủy quyền. Việc đóng dấu không tự khắc phục việc ký sai thẩm quyền.
Đối với quyết định nội bộ, giấy ủy quyền hoặc hồ sơ gửi cơ quan nhà nước, công ty cần đối chiếu quy định và biểu mẫu áp dụng cho từng loại văn bản.
Khi nào công ty sử dụng chữ ký số?
Công ty có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử hoặc thực hiện các giao dịch điện tử về thuế, hóa đơn, hải quan và bảo hiểm xã hội theo quy định của từng thủ tục.
Theo khoản 3 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu này được đáp ứng khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn của cơ quan, tổ chức đó. Việc chèn hình ảnh con dấu vào tệp PDF không tạo ra chữ ký số.
Khi đăng ký chữ ký số công cộng, công ty nên kiểm tra thông tin trên chứng thư chữ ký số, thời hạn hiệu lực và phân quyền sử dụng cho người phụ trách.
Công ty đổi tên, thay mẫu dấu hoặc mất dấu thì xử lý thế nào?
- Đổi tên công ty. Nếu dấu đang dùng thể hiện tên cũ, công ty nên khắc dấu theo tên đã cập nhật, xác định ngày bắt đầu sử dụng dấu mới và thu hồi dấu cũ trong nội bộ.
- Thay mẫu dấu. Công ty nên ghi nhận thời điểm áp dụng mẫu mới và bàn giao cho người phụ trách. Nếu ngân hàng hoặc đối tác đã lưu mẫu dấu theo hồ sơ giao dịch, công ty nên kiểm tra yêu cầu cập nhật với bên đó.
- Mất con dấu. Công ty nên lập biên bản ghi nhận thời điểm phát hiện mất dấu, thông báo nội bộ và có thể đặt khắc dấu mới. Nếu có dấu hiệu con dấu bị sử dụng trái phép, công ty nên lưu giữ chứng cứ, thông báo cho bên liên quan và xem xét trình báo cơ quan có thẩm quyền.
Chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có phải đăng ký mẫu dấu không?
Chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty thành lập tại Việt Nam theo Luật Doanh nghiệp áp dụng Điều 43 Luật Doanh nghiệp. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được cấp phép hoạt động tại Việt Nam và thuộc phạm vi Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan công an có thẩm quyền trước khi sử dụng. Yêu cầu này áp dụng cả khi mang dấu từ nước ngoài vào Việt Nam và khi làm dấu tại Việt Nam.
Thẩm quyền và hồ sơ đăng ký mẫu dấu thực hiện theo Điều 12 và khoản 10 Điều 13 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung. Các tổ chức thành lập và hoạt động theo pháp luật chuyên ngành, như tổ chức hành nghề luật sư, công chứng hoặc doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, cần đối chiếu quy định riêng về con dấu.
Dịch vụ thành lập công ty của Luật Việt An
Luật Việt An hỗ trợ khách hàng lựa chọn loại hình doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty. Sau khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Luật Việt An tư vấn về quản lý con dấu, đăng ký chữ ký số và phân quyền ký văn bản theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
Quý khách có thể liên hệ Luật Việt An qua (+84) 961 571 818 hoặc info@vietanlaw.com để được tư vấn.
