Thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu là quy trình bắt buộc thực hiện khi đơn đăng ký nhãn hiệu được nộp. Thẩm định hình thức đơn nhằm mục đích kiểm tra việc tuân thủ các quy định về hình thức đối với đơn, từ đó đưa ra kết luận đơn có được coi là hợp lệ hay không để Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định chấp nhận đơn hợp lệ hay từ chối chấp nhận đơn. Sau đây, Luật Việt An xin cung cấp cho quý khách hàng các thông tin liên quan đến thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu.
Thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu là gì?
Theo khoản 1 Điều 71 Thông tư số 10/2026/TT-BKHCN, thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu là việc kiểm tra sự tuân thủ các quy định về hình thức đối với đơn, từ đó đưa ra kết luận đơn có được coi là hợp lệ hay không.
Việc thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu chứng nhận, nhãn hiệu tập thể không bao gồm:
- Việc đánh giá các đặc tính cụ thể của hàng hóa, dịch vụ được chứng nhận bởi nhãn hiệu;
- Phương pháp đánh giá các đặc tính của hàng hóa, dịch vụ;
- phương pháp kiểm soát việc sử dụng nhãn hiệu, chi phí mà người sử dụng nhãn hiệu phải trả cho việc chứng nhận, bảo vệ nhãn hiệu (nếu có);
- Điều kiện để sử dụng nhãn hiệu;
- Biện pháp xử lý hành vi vi phạm quy chế sử dụng nhãn hiệu được nêu trong quy chế sử dụng các nhãn hiệu đó.
Thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu trong thời hạn bao lâu?
Theo khoản 1 Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, đơn đăng ký nhãn hiệu được thẩm định hình thức trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.
Đối với thẩm định nội dung, từ 01/4/2026, khoản 44 Điều 1 Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2025 đã sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ, theo đó, thời gian thẩm định đơn đăng ký nhãn hiệu rút ngắn từ 9 tháng còn 5 tháng, tính kể từ ngày công bố đơn.
Quá trình thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu
Kiểm tra số lượng các tài liệu bắt buộc phải có trong đơn
Theo Điều 68 Thông tư số 10/2026/TT-BKHCN, các tài liệu bắt buộc cần có trong đơn đăng ký nhãn hiệu bao gồm:
- Mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo Mẫu số 04 tại Phụ lục I của Thông tư số 10/2026/TT-BKHCN:
- Mẫu nhãn hiệu kèm theo (nộp kèm 05 mẫu nhãn hiệu đối với trường hợp nộp đơn dạng giấy).
- Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận đối với nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận.
- Văn bản ủy quyền (nếu đơn nộp thông qua đại diện).
- Tài liệu chứng minh quyền đăng ký nhãn hiệu nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đăng ký của người khác.
- Tài liệu chứng minh việc cho phép đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý đặc sản địa phương của Việt Nam theo quy định tại khoản 3 và 4 Điều 87 của Luật Sở hữu trí tuệ.
- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên;
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hình ảnh của cá nhân để đăng ký nhãn hiệu;
- Tài liệu khác bổ trợ cho đơn (nếu có).
Kiểm tra hình thức các tài liệu trong đơn đăng ký
Tài liệu trong đơn đăng ký nhãn hiệu phải đáp ứng các điều kiện theo Điều 69 Thông tư số 10/2026/TT-BKHCN, trong đó bao gồm:
Yêu cầu chung đối với hình thức
- Đúng quy cách trình bày: Tài liệu được trình bày trên giấy khổ A4 (một số trường hợp được sử dụng khổ A3), theo phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 trở lên; nếu có nhiều trang phải đánh số thứ tự.
- Rõ ràng, đầy đủ: Tài liệu phải được đánh máy hoặc in rõ nét, không tẩy xóa, sửa chữa; trường hợp có nhiều trang phải ký xác nhận hoặc đóng dấu giáp lai theo quy định.
- Đúng định dạng khi nộp trực tuyến: Hồ sơ điện tử phải ở định dạng PDF, đặt đúng tên tài liệu và có chữ ký số hoặc bản quét hợp lệ theo quy định.
- Thống nhất về ngôn ngữ: Sử dụng thuật ngữ phổ thông, đúng quy tắc chính tả và tiêu chuẩn quốc gia; hồ sơ, tài liệu giao dịch với Cục Sở hữu trí tuệ phải bằng tiếng Việt, trừ một số tài liệu được phép sử dụng ngôn ngữ khác.
- Đầy đủ thông tin: Tờ khai và các tài liệu trong đơn phải có đầy đủ nội dung bắt buộc và thống nhất với nhau.
Tính thống nhất của đơn đăng ký
Theo khoản 3 và khoản 6 Điều 100 của Luật Sở hữu trí tuệ, đơn đăng ký nhãn hiệu phải:
- Mỗi đơn đăng ký sở hữu công nghiệp chỉ được yêu cầu cấp một văn bằng bảo hộ cho một đối tượng sở hữu công nghiệp duy nhất;
- Mỗi đơn đăng ký có thể yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho một nhãn hiệu dùng cho một hoặc nhiều hàng hóa, dịch vụ khác nhau.
Yêu cầu đối với Tờ khai đăng ký nhãn hiệu
Tờ khai đăng ký nhãn hiệu phải được điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu vào những chỗ thích hợp trong Tờ khai và đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Kê khai đúng loại nhãn hiệu: Đánh dấu tương ứng nếu đăng ký nhãn hiệu âm thanh hoặc nhãn hiệu ba chiều.
- Mẫu và mô tả nhãn hiệu: Đính kèm mẫu nhãn hiệu theo quy định và mô tả đầy đủ các yếu tố cấu thành, ý nghĩa của nhãn hiệu; trường hợp có từ ngữ nước ngoài, chữ số đặc biệt, yếu tố hình, màu sắc hoặc âm thanh phải mô tả, phiên âm hoặc dịch theo yêu cầu.
- Yếu tố loại trừ (nếu có): Người nộp đơn có thể tự xác định các yếu tố không yêu cầu bảo hộ riêng trong nhãn hiệu.
- Thông tin người nộp đơn: Cá nhân, tổ chức nước ngoài phải ghi tên và địa chỉ bằng chữ cái La-tinh theo tên gốc quốc tế.
- Phân loại hàng hóa, dịch vụ: Danh mục hàng hóa, dịch vụ phải được phân loại theo Bảng phân loại Nice. Trường hợp phân loại không chính xác, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ phân loại lại và người nộp đơn phải nộp phí phân loại theo quy định.
Yêu cầu đối với mẫu nhãn hiệu
- Kích thước: Mẫu nhãn hiệu phải rõ ràng, được trình bày trong khung 80 mm × 80 mm; mỗi thành phần của nhãn hiệu có kích thước từ 8 mm đến 80 mm.
- Nhãn hiệu ba chiều: Phải kèm theo ảnh chụp hoặc hình vẽ thể hiện hình phối cảnh, có thể bổ sung hình chiếu mô tả.
- Nhãn hiệu màu: Nếu yêu cầu bảo hộ màu sắc thì mẫu phải thể hiện đúng màu; nếu không yêu cầu bảo hộ màu thì trình bày dưới dạng đen trắng.
- Nhãn hiệu âm thanh: Phải nộp tệp âm thanh định dạng MP3 (không quá 5 MB) và bản thể hiện bằng khuông nhạc 5 dòng kẻ, thống nhất với nội dung của tệp âm thanh.
Kiểm tra nội dung các tài liệu
- Kiểm tra tính thống nhất của hồ sơ: Đối chiếu thông tin giữa tờ khai, mẫu và mô tả nhãn hiệu, danh mục hàng hóa, dịch vụ, giấy ủy quyền (nếu có) và các tài liệu liên quan.
- Kiểm tra quyền đăng ký: Xác minh người nộp đơn có quyền đăng ký; trường hợp nhận chuyển giao quyền đăng ký phải có tài liệu chứng minh hợp lệ.
- Kiểm tra tài liệu đặc thù: Đối với nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận, nhãn hiệu chứa địa danh, hình ảnh cá nhân hoặc yêu cầu hưởng quyền ưu tiên phải có đầy đủ tài liệu theo quy định.
- Kiểm tra đối tượng đăng ký: Xác định nhãn hiệu có thuộc phạm vi được tiếp nhận bảo hộ hay không; trường hợp không thuộc đối tượng bảo hộ hoặc đơn được nộp trái quy định thì có thể bị từ chối ngay từ giai đoạn thẩm định hình thức.
Cần lưu ý rằng việc kiểm tra nội dung tài liệu trong giai đoạn thẩm định hình thức chỉ mang tính kiểm tra điều kiện tiếp nhận đơn, không phải là hoạt động đánh giá khả năng bảo hộ của nhãn hiệu như thẩm định nội dung đơn, cũng không tiến hành tra cứu, so sánh với các nhãn hiệu đã đăng ký hoặc đã nộp đơn trước để đánh giá khả năng gây nhầm lẫn.
Tiếp nhận hoặc từ chối đơn
Trường hợp đơn không hợp lệ
Đơn đăng ký nhãn hiệu được coi là không hợp lệ, bao gồm:
- Có cơ sở để khẳng định rằng người nộp đơn không có quyền đăng ký;
- Đơn được nộp trái với quy định;
- Có cơ sở để khẳng định ràng, rõ ràng đối tượng nêu trong đơn là đối tượng không được Nhà nước bảo hộ.
- Người nộp đơn không nộp đủ phí và lệ phí theo quy định;
- Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức;
- Không có văn bản ủy quyền hợp lệ (nếu đơn nộp thông qua đại diện).
Nếu đơn được coi là không hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ gửi cho người nộp đơn thông báo kết quả thẩm định hình thức, trong đó nêu rõ dự định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, lý do từ chối hoặc thiếu sót của đơn (bao gồm yêu cầu hưởng quyền ưu tiên) và ấn định thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn có ý kiến hoặc sửa chữa thiếu sót.
Nếu kết thúc thời hạn này mà người nộp đơn không sửa chữa thiếu sót hoặc sửa chữa không đạt yêu cầu hoặc không có ý kiến phản đối hoặc có ý kiến phản đối nhưng không xác đáng, trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn nêu trên, Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu và gửi cho người nộp đơn.
Trường hợp đơn hợp lệ
- Nếu đơn không thuộc một trong các trường hợp đơn không hợp lệ hoặc người nộp đơn sửa chữa thiếu sót đạt yêu cầu hoặc ý kiến giải trình xác đáng, đơn được xác định là đơn hợp lệ và được công bố, thẩm định nội dung theo quy định.
- Trường hợp yêu cầu hưởng quyền ưu tiên không được chấp nhận thì đơn vẫn được coi là hợp lệ và được chuyển công bố theo quy định.
Một số câu hỏi liên quan
Đơn đăng ký nhãn hiệu bị từ chối vì không hợp lệ về hình thức thì có được hưởng quyền ưu tiên không?
Đơn đăng ký nhãn hiệu bị từ chối cấp văn bằng bảo hộ vì không hợp lệ về hình thức bị coi là không được nộp nhưng được dùng làm căn cứ để yêu cầu hưởng quyền ưu tiên.
Ngày ưu tiên của đơn đăng ký nhãn hiệu được xác định như sau:
- Nếu đơn không có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên hoặc mặc dù đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên nhưng không được Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận, thì đơn được coi là không có ngày ưu tiên;
- Nếu đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên, ngày ưu tiên (hoặc các ngày ưu tiên) là ngày nêu trong yêu cầu nêu trên và được Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận;
Ngày nộp đơn đăng ký nhãn hiệu được tính như thế nào?
Ngày nộp đơn đăng ký nhãn hiệu là ngày đơn được Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận. Đơn được Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận, xác nhận ngày nộp đơn, số đơn đối với đơn đó và trả cho người nộp đơn Giấy tiếp nhận đơn, trong đó có thông tin về ngày nộp đơn, số đơn và kết quả kiểm tra danh mục tài liệu đơn, có ghi rõ họ tên, chữ ký của cán bộ nhận đơn.
Trường hợp đơn được nộp qua hệ thống nộp đơn điện tử sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết theo quy định, ngày nộp đơn theo quy định tại khoản này là ngày làm việc tiếp theo.
Đơn không đáp ứng yêu cầu về hình thức có được sửa chữa lại không?
Nếu đơn được coi là không hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ gửi cho người nộp đơn thông báo kết quả thẩm định hình thức, trong đó nêu rõ dự định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, lý do từ chối hoặc thiếu sót của đơn (bao gồm yêu cầu hưởng quyền ưu tiên) và ấn định thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn có ý kiến hoặc sửa chữa thiếu sót.
Trên đây là các thông tin liên quan đến thẩm định hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu. Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh nhất. Xin cảm ơn!
