Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, việc bảo vệ tài sản trí tuệ là bước đi mang tính chiến lược sống còn của mọi doanh nghiệp. Để khởi động quá trình thiết lập quyền sở hữu, mẫu đơn tờ khai đăng ký nhãn hiệu đóng vai trò là văn bản pháp lý nền tảng và bắt buộc. Việc kê khai thiếu chính xác không chỉ làm kéo dài thời gian thẩm định mà còn có thể dẫn đến rủi ro bị từ chối đơn hợp lệ. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp và hướng dẫn chi tiết cách ghi tờ khai đăng ký nhãn hiệu mới nhất theo đúng chuẩn mực pháp lý hiện hành.
Mẫu đơn tờ khai đăng ký nhãn hiệu
Hiện nay, mẫu đơn tờ khai đăng ký nhãn hiệu chuẩn pháp lý đang được áp dụng là Mẫu số 04 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN. Đây là biểu mẫu thống nhất trên toàn quốc dùng để các tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
Người nộp đơn cần tải chính xác mẫu 04 đăng ký nhãn hiệu bản mới nhất này, tuyệt đối không sử dụng các biểu mẫu cũ đã hết hiệu lực để tránh việc hồ sơ bị trả lại ngay từ khâu tiếp nhận.
Hướng dẫn điền tờ khai đăng ký nhãn hiệu chi tiết
Việc điền thông tin vào mẫu đơn cần tuân thủ sự thống nhất, chính xác và bám sát các quy định pháp luật. Dưới đây là phân tích chi tiết cách khai các mục trọng tâm:
Cách ghi thông tin chủ thể đăng ký
Thứ nhất, kê khai tên và địa chỉ:
Tổ chức, cá nhân cần ghi rõ ràng, đầy đủ tên và địa chỉ trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy tờ tùy thân.
Đặc biệt, đối với cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài, tên và địa chỉ phải được thể hiện bằng chữ cái La-tinh theo dạng quốc tế của tên gốc, tuyệt đối không dịch hoặc phiên âm sang tiếng Việt theo quy định tại điểm đ khoản 3 Điều 69 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
Thứ hai, khai báo đại diện (nếu có):
Nếu nộp thông qua Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, cần tích vào ô tương ứng và ghi rõ Mã số đại diện.
Trình bày mẫu nhãn hiệu và phần mô tả
- Kích thước mẫu: Trình bày sắc nét, kích thước của mỗi thành phần không được lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8mm, tổng thể nằm trọn trong khuôn mẫu 80mm x 80mm in trên tờ khai căn cứ theo điểm a khoản 4 Điều 69 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
- Yêu cầu bảo hộ màu sắc:
- Nếu yêu cầu bảo hộ màu, mẫu nhãn hiệu phải in đúng màu sắc đó.
- Nếu không yêu cầu bảo hộ màu, mẫu phải trình bày dưới dạng đen trắng.
- Mô tả ý nghĩa:
- Cần chỉ rõ từng yếu tố cấu thành và ý nghĩa tổng thể.
- Nếu có từ ngữ ngôn ngữ khác tiếng Việt, bắt buộc phải phiên âm cách đọc và dịch nghĩa ra tiếng Việt theo điểm c1 khoản 3 Điều 69 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
- Nhãn hiệu âm thanh/ba chiều:
- Nếu là nhãn hiệu âm thanh, mẫu nhãn hiệu dán trên tờ khai là bản thể hiện dưới dạng đồ họa (khuông nhạc 5 dòng kẻ) và phải nộp kèm tệp âm thanh MP3 dung lượng không quá 5MB theo điểm d khoản 4 Điều 69 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
- Nếu là hình ba chiều, phải kèm ảnh chụp hoặc hình vẽ thể hiện hình phối cảnh.
- Yếu tố loại trừ: Người khai đơn có quyền tự loại trừ một hoặc một số yếu tố không yêu cầu bảo hộ riêng rẽ bằng cách ghi rõ tại mục “Yếu tố loại trừ” trong tờ khai.
Phân loại danh mục hàng hóa, dịch vụ
- Hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu phải được kê khai và phân nhóm phù hợp với Bảng phân loại quốc tế Ni-xơ (Nice) đang được áp dụng tại điểm e khoản 3 Điều 69 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
- Các sản phẩm/dịch vụ cần được mô tả rõ ràng bản chất. Việc phân loại sai nhóm sẽ dẫn đến việc cơ quan nhà nước tự phân loại lại và người nộp đơn sẽ phải nộp bổ sung phí phân loại theo quy định.
Bảng so sánh điểm khác biệt khi khai báo các loại nhãn hiệu đặc thù
Khi khai mẫu đơn tờ khai đăng ký nhãn hiệu, tùy thuộc vào hình thức nhãn hiệu mà người nộp đơn phải đánh dấu và cung cấp các tài liệu đính kèm khác nhau.
| Tiêu chí | Nhãn hiệu thông thường | Nhãn hiệu tập thể | Nhãn hiệu chứng nhận |
| Đánh dấu loại nhãn hiệu trên tờ khai | Đánh dấu vào ô “Nhãn hiệu thông thường” | Đánh dấu vào ô “Nhãn hiệu tập thể” | Đánh dấu vào ô “Nhãn hiệu chứng nhận” |
| Tài liệu kê khai đính kèm bắt buộc | Không yêu cầu | Phải đính kèm Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể. | Phải đính kèm Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận. |
| Trường hợp có chứa địa danh, đặc sản địa phương | Không áp dụng | Cần kê khai đính kèm văn bản cho phép của UBND tỉnh/thành phố và bản đồ khu vực địa lý. | Cần kê khai đính kèm văn bản cho phép của UBND tỉnh/thành phố và bản đồ khu vực địa lý. |
Những lưu ý quan trọng về hình thức khi trình bày mẫu đơn
Để tờ khai đăng ký nhãn hiệu được chấp nhận hợp lệ về mặt hình thức, tổ chức, cá nhân cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn theo khoản 1 Điều 69 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN:
- Chuẩn mực in ấn: Tờ khai phải được in trên giấy khổ A4, lề bốn phía rộng 20mm, sử dụng phông chữ Times New Roman kích cỡ không nhỏ hơn 13.
- Trình bày văn bản: Nội dung phải được đánh máy hoặc in bằng mực khó phai, cấm tẩy xóa. Nếu văn bản từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai hoặc ký nháy từng trang.
- Khắc phục sai sót nhỏ: Nếu có lỗi chính tả nhỏ trước khi nộp, người khai có thể gạch bỏ, sửa lại nhưng bắt buộc phải ký xác nhận (và đóng dấu) ngay tại vị trí sửa chữa mà không làm che khuất nội dung.
- Ngôn ngữ: Mọi giấy tờ giao dịch ghi trong tờ khai bắt buộc bằng tiếng Việt. Thuật ngữ dùng phải là từ phổ thông, không dùng từ lóng hay tiếng địa phương.
- Hình thức nộp điện tử: Nếu nộp qua hệ thống trực tuyến, tờ khai điện tử phải định dạng tệp “.pdf” và cá nhân có thể sử dụng chữ ký số hoặc quét ảnh màu văn bản giấy có chữ ký trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp về tờ khai đăng ký nhãn hiệu
Nếu tôi ghi sai nhóm phân loại hàng hóa trên tờ khai thì đơn có bị hủy không?
Đơn sẽ không bị hủy ngay lập tức. Tuy nhiên, cơ quan thẩm định sẽ tiến hành phân loại lại cho chính xác và bạn sẽ bị yêu cầu nộp bổ sung phí phân loại theo quy định.
Tôi là cá nhân người nước ngoài, tôi có được tự ký tên và nộp tờ khai này tại Việt Nam không?
Nếu bạn là cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, bạn có thể tự ký tên trên tờ khai. Nhưng nếu bạn không thường trú tại Việt Nam, tờ khai phải được nộp và ký thông qua đại diện hợp pháp là tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
Mẫu nhãn hiệu của tôi có hình dáng quá dài, tôi có thể dán tràn ra ngoài khung 80x80mm trên tờ khai không?
Pháp luật quy định tổng thể nhãn hiệu bắt buộc phải được trình bày vừa vặn trong khuôn mẫu kích thước 80mm x 80mm in trên tờ khai. Bạn cần thu nhỏ mẫu nhãn hiệu lại theo đúng tỷ lệ để dán vừa khung này nhưng vẫn phải đảm bảo kích thước không nhỏ hơn 8mm.
Khi đăng ký nhãn hiệu âm thanh, tôi phải điền vào tờ khai như thế nào?
Bạn cần đánh dấu vào ô nhãn hiệu âm thanh trên tờ khai, đồng thời tại mục mẫu nhãn hiệu phải thể hiện dưới dạng đồ họa là khuông nhạc 5 dòng kẻ. Kèm theo tờ khai, bạn phải nộp một tệp âm thanh MP3 có dung lượng không quá 5MB.
Tôi phát hiện viết sai một từ trên tờ khai sau khi đã in ra và đóng dấu, tôi có thể dùng bút xóa để sửa không?
Không được dùng bút xóa (không được tẩy xóa, sửa chữa). Nếu là sai sót không đáng kể về chính tả, bạn có thể sửa trực tiếp bằng bút mực, sau đó phải ký xác nhận và đóng dấu đè lên vị trí vừa sửa chữa, đảm bảo không làm che khuất nội dung. Tuy nhiên, để hồ sơ chuyên nghiệp nhất, bạn nên in và ký lại một bản tờ khai mới.
Việc điền chính xác mẫu đơn tờ khai là bước nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản trí tuệ an toàn và nhanh chóng. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Quý khách hàng vui lòng liên hệ tới Luật Việt An để được hỗ trợ kịp thời.
