Thẩm quyền cấp giấy phép lao động năm 2026 là một trong những rào cản pháp lý mà các doanh nghiệp thường xuyên vướng mắc khi tiến hành thủ tục bảo lãnh nhân sự nước ngoài. Việc xác định sai cơ quan tiếp nhận không chỉ làm kéo dài thời gian thực hiện thủ tục, mà còn gây rủi ro pháp lý cho người lao động và chính doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định cơ quan cấp phép chuẩn xác nhất, đối chiếu trực tiếp với các căn cứ pháp lý hiện hành cập nhật năm 2026.
Thẩm quyền cấp giấy phép lao động năm 2026 thuộc cơ quan nào?
Việc xác định thẩm quyền cấp giấy phép lao động năm 2026 được quy định phân cấp rõ ràng dựa trên loại hình doanh nghiệp và phạm vi địa lý làm việc của người lao động.
UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Đồng thời, tại khoản 4 Điều luật này cho phép UBND cấp tỉnh quyết định việc phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Cơ quan được phân cấp cấp giấy phép lao động tại từng địa phương
Như trên đã phân tích, UBND cấp tỉnh sẽ có thẩm quyền phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp giấy phép lao động. Do đó, có thể tồn tại sự khác biệt ở mỗi địa phương về cơ quan được phân cấp thực hiện việc này.
Nhưng trên thực tế, thông thường, UBND cấp tỉnh sẽ quyết định phân cấp cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Nội vụ thực hiện việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Xác định nơi có thẩm quyền cấp giấy phép lao động theo địa điểm làm việc
Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc xác định cơ quan cấp giấy phép lao động phụ thuộc rất lớn vào địa điểm mà người lao động nước ngoài thực tế làm việc. Cụ thể:
- Người lao động làm việc tại một địa phương: Thẩm quyền thuộc UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.
- Người lao động làm việc tại nhiều địa phương: Thẩm quyền thuộc UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Sau khi xác định UBND tỉnh nào có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể tra cứu để biết rõ cơ quan phân cấp thực hiện việc cấp giấy phép lao động.
Thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động, gia hạn giấy phép lao động và thu hồi giấy phép lao động năm 2026
Nguyên tắc pháp lý cốt lõi trong quản lý hành chính là “cơ quan nào có thẩm quyền cấp thì cơ quan đó có thẩm quyền cấp lại, gia hạn và thu hồi”.
Căn cứ vào Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động năm 2026.
Trường hợp UBND đã có quyết định phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện thì cơ quan đó có thẩm quyền cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động 2026.
Nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động ở đâu đúng thẩm quyền?
Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động là bước tiên quyết để doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.
Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bao gồm những tài liệu như sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động
- Báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Giấy khám sức khỏe
- Yêu cầu do cơ sở y tế có đủ điều kiện cấp. Doanh nghiệp được miễn nộp bản giấy nếu kết quả khám sức khỏe đã được liên thông trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
- Đối với giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp: Chỉ có giá trị khi quốc gia đó có thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau với Việt Nam và thời hạn của giấy không được vượt quá 12 tháng.
- Bản sao hộ chiếu của người lao động nước ngoài phải đảm bảo vẫn còn thời hạn sử dụng.
- Phiếu lý lịch tư pháp
- Do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, nhằm xác nhận người lao động không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Lưu ý thời hạn: Văn bản này chỉ có giá trị khi được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. (Có thể miễn nộp nếu đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính).
- Ảnh thẻ: 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm (yêu cầu chụp trên phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính).
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Tùy thuộc vào diện di chuyển của người lao động, doanh nghiệp cung cấp các tài liệu tương ứng. Ví dụ
- Văn bản của công ty mẹ tại nước ngoài cử sang làm việc (đối với diện luân chuyển nội bộ).
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Văn bản cử người sang đàm phán cung cấp dịch vụ, v.v.
- Giấy tờ chứng minh năng lực và chức danh: Các văn bằng, chứng chỉ, hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm chứng minh người lao động nước ngoài đáp ứng đủ tiêu chuẩn là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, hoặc lao động kỹ thuật theo quy định.
Cơ quan tiếp nhận và các hình thức nộp hồ sơ
Căn cứ theo Điều 6, Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động không nộp trực tiếp tại cơ quan ra quyết định mà được nộp về Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Người sử dụng lao động có thể linh hoạt lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:
- Nộp trực tuyến: Thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: Thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Nộp qua ủy quyền: Thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc ủy quyền hợp pháp cho bên thứ ba.
Trình tự luân chuyển và giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, quy trình giải quyết được thực hiện nghiêm ngặt theo các bước sau:
- Chuyển giao hồ sơ: Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ luân chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
- Thời hạn cấp phép: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và thực hiện cấp giấy phép lao động theo mẫu.
- Trường hợp từ chối: Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời, nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Trường hợp nộp sai cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động
Việc nhầm lẫn trong quá trình xác định nơi nộp hồ sơ có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình bảo lãnh người lao động nước ngoài.
Hậu quả pháp lý khi nộp sai tuyến cơ quan tiếp nhận
Khi nộp sai cơ quan tiếp nhận, hồ sơ sẽ không được đưa vào hệ thống xử lý. Điều này dẫn đến:
- Hồ sơ bị trả về hoặc từ chối tiếp nhận ngay từ bước kiểm tra tính hợp lệ.
- Làm chậm trễ tiến độ tiếp nhận công việc của người nước ngoài.
- Rủi ro vi phạm thời hạn nộp hồ sơ theo luật định, có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động do sử dụng người nước ngoài làm việc không có giấy phép hợp lệ.
Hướng dẫn xử lý khi hồ sơ bị trả về do sai thẩm quyền
Căn cứ theo thời hạn giải quyết tại Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản trả lời nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc. Ngay khi nhận được thông báo nộp sai cơ quan thẩm quyền, doanh nghiệp cần:
- Rút toàn bộ hồ sơ bản cứng (nếu nộp trực tiếp/bưu chính).
- Xác định lại chính xác địa phương nơi người nước ngoài sẽ làm việc.
- Nộp lại hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của địa phương đó để đảm bảo hồ sơ được chuyển đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Lưu ý cho doanh nghiệp khi xác định thẩm quyền cấp giấy phép lao động
Để quá trình xin giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến quy định về thời hạn chuẩn bị và lựa chọn phương thức nộp hồ sơ tối ưu nhất.
Phân biệt rõ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và Cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là đem hồ sơ nộp trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Tuy nhiên, cơ chế hiện hành yêu cầu sự tách biệt rõ ràng giữa khâu tiếp nhận và khâu giải quyết. Dưới đây là bảng phân biệt giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn
| Tiêu chí phân biệt | Cơ quan tiếp nhận hồ sơ | Cơ quan giải quyết và cấp phép |
| Chủ thể thực hiện | Cổng Dịch vụ công quốc gia
Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương. |
· UBND cấp tỉnh; hoặc
· Cơ quan được phân cấp |
| Chức năng chính | Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ ban đầu, chuyển hồ sơ và trả kết quả. | Thẩm định nội dung, xem xét chấp thuận nhu cầu và ra quyết định cấp/từ chối cấp phép. |
| Hình thức làm việc | Tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp, nhận hồ sơ qua bưu chính hoặc hệ thống trực tuyến. | Xử lý nghiệp vụ chuyên môn nội bộ (không trực tiếp nhận hồ sơ từ tay doanh nghiệp). |
| Thời hạn trách nhiệm | Luân chuyển hồ sơ ngay theo quy chế một cửa liên thông. | Xử lý và cấp giấy phép trong tối đa 10 ngày làm việc. |
Đảm bảo tính nhất quán giữa thẩm quyền cấpp hép và trụ sở chính doanh nghiệp khi luân chuyển lao động
Đối với quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP về việc người lao động làm việc tại nhiều tỉnh thành, thẩm quyền thuộc về địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Do đó, khi thực hiện thủ tục doanh nghiệp cần lưu ý:
Mặc dù người nước ngoài có thể làm việc chủ yếu tại chi nhánh ở TP.HCM, nhưng nếu trụ sở chính ở Hà Nội, hồ sơ bắt buộc phải nộp qua Cổng dịch vụ công Hà Nội hoặc Trung tâm hành chính công Hà Nội.
Trong bộ hồ sơ, doanh nghiệp phải đính kèm các tài liệu giải trình rõ ràng, minh chứng nhu cầu luân chuyển công tác giữa các địa phương để cơ quan thụ lý tại nơi đặt trụ sở chính có đủ căn cứ pháp lý xem xét, tránh trường hợp bị yêu cầu bổ sung văn bản giải trình làm kéo dài thời gian cấp phép.
Dịch vụ tư vấn xác định thẩm quyền cấp giấy phép lao động của Luật Việt An
Việc xác định sai cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ không chỉ làm chậm trễ tiến độ công việc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Thấu hiểu những vướng mắc đó, Luật Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu về thủ tục cấp giấy phép lao động, bao gồm các hạng mục trọng tâm:
- Thẩm định và xác định thẩm quyền: Đánh giá cấu trúc doanh nghiệp, địa điểm làm việc dự kiến để đối chiếu và xác định chính xác cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Tra cứu quy định phân cấp địa phương: Cập nhật liên tục các quyết định ủy quyền mới nhất của UBND các tỉnh, thành phố.
- Đại diện thực hiện thủ tục: Thay mặt doanh nghiệp soạn thảo, nộp hồ sơ chuẩn xác qua hệ thống Cổng Dịch vụ công và theo dõi tiến độ.
- Giải trình pháp lý: Hỗ trợ xử lý các trường hợp phức tạp, đặc biệt là người nước ngoài làm việc tại nhiều địa phương.
Sử dụng dịch vụ của Luật Việt An, Quý khách hàng sẽ được đồng hành bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, giúp hạn chế tối đa các rủi ro nộp sai tuyến, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí hành chính và đảm bảo quá trình tiếp nhận nhân sự nước ngoài diễn ra hợp pháp, đúng lộ trình.
Câu hỏi thường gặp:
Thời hạn giải quyết hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động là bao lâu?
Căn cứ khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét cấp giấy phép lao động; trường hợp từ chối phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động sẽ bị xử lý như thế nào?
Người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo quy định của pháp luật.
Đồng thời, người sử dụng lao động cũng sẽ bị xử lý theo quy định.
Thời hạn tối đa của giấy phép lao động được quy định là bao lâu?
Căn cứ Điều 155 Bộ luật Lao động và khoản 1 Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của các hợp đồng hoặc văn bản cử đi làm việc tương ứng nhưng tối đa không quá 02 năm.
Khi hết hạn, giấy phép lao động có được gia hạn nhiều lần không?
Theo Điều 155 Bộ luật Lao động và Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được phép gia hạn một lần duy nhất với thời hạn gia hạn tối đa là 02 năm.
Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam có phải làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động không?
Theo khoản 8 Điều 154 Bộ luật Lao động, người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về thẩm quyền cấp giấy phép lao động, vui lòng liên hệ công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.
Luật sư phụ trách và kiểm duyệt bài viết: LS: Đỗ Thị Hồng Hạnh
Hotline/ Zalo/ Whatsapp: (+84) 961 571 818
Email: info@vietanlaw.com
Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, Tòa nhà Hoàng Ngân Plaza, số 125 Hoàng Ngân,
Phường Yên Hòa, TP. Hà Nội
Văn phòng TP.HCM: P. 04.68, Tầng 4, Sảnh A, Tòa nhà RiverGate Residence, 151-155 Bến Vân Đồn, Phường Khánh Hội, TP. Hồ Chí Minh.
