Trong bối cảnh dòng vốn FDI đổ bộ mạnh mẽ, nhu cầu tuyển dụng chuyên gia và lao động kỹ thuật nước ngoài tại Việt Nam đang tăng cao hơn bao giờ hết. Để đảm bảo vận hành đúng luật và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp, Giấy phép lao động (Work Permit) là điều kiện tiên quyết không thể thiếu. Nhằm giúp quý khách hàng nắm bắt nhanh chóng các quy định pháp lý hiện hành, Luật Việt An tổng hợp hướng dẫn chi tiết về thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam ngay dưới đây.
Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 7/8/2025 (thay thế Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2023/NĐ-CP).
Quyết định 636/QĐ-BNV năm 2025 công bố thủ tục hành chính mới và bị bãi bỏ lĩnh vực việc làm; an toàn, vệ sinh lao động thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.
Quyết định 886/QĐ‑BNV của Bộ Nội vụ đã hướng dẫn chi tiết thủ tục thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Điều kiện cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, điều kiện cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài như sau:
Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Trình độ chuyên môn & sức khỏe: Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế
Lý lịch tư pháp: Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
Bên cạnh đó, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động theo quy định mới
Thành phần hồ sơ bắt buộc
Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, để hoàn thiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các danh mục sau:
Đơn đề nghị: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động
Giấy khám sức khỏe: Có giá trị trong vòng 12 tháng, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp (không cần nộp bản giấy nếu dữ liệu đã được kết nối trên Hệ thống thông tin y tế quốc gia).
Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn thời hạn theo quy định.
Phiếu lý lịch tư pháp: Văn bản xác nhận không có tiền án, tiền sự được cấp không quá 06 tháng. (Miễn nộp nếu đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính).
Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (4x6cm), phông nền trắng, nhìn thẳng, không đeo kính, chụp trong vòng 6 tháng.
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Hợp đồng lao động, văn bản cử đi làm việc hoặc các thỏa thuận hợp tác liên quan.
Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: Các văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm để chứng minh năng lực là Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật.
Mẫu biểu sử dụng theo quy định mới
Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
Lưu ý lỗi hồ sơ thường gặp khiến bị trả lại hoặc kéo dài thời gian
Chưa hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ do nước ngoài cấp (bằng cấp, lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm…) bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
Mâu thuẫn thông tin giữa các văn bản: Chức danh công việc trong văn bản giải trình nhu cầu không khớp với bằng cấp hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm của người lao động.
Thời hạn của Phiếu lý lịch tư pháp: Nhiều hồ sơ bị bác bỏ do Phiếu lý lịch tư pháp đã quá hạn 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Giấy khám sức khỏe không đúng tuyến: Khám tại các cơ sở y tế không có thẩm quyền khám cho người nước ngoài hoặc mẫu giấy khám không đúng quy định của Bộ Y tế.
Mô tả vị trí công việc không thuyết phục: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không nêu rõ được lý do tại sao lao động Việt Nam chưa đáp ứng được vị trí này, dẫn đến việc cơ quan chức năng không phê duyệt vị trí.
Thông tin hộ chiếu thay đổi: Số hộ chiếu trên các giấy tờ liên quan (Lý lịch tư pháp, bằng cấp) không đồng nhất với hộ chiếu hiện tại (do đổi hộ chiếu mới) mà không có tài liệu chứng minh đi kèm.
Quy trình thủ tục cấp Giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia
Quy trình thủ tục cấp Giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia
Quy trình chuẩn các bước theo Quyết định 886/QĐ‑BNV
Bước 1: Nộp hồ sơ trực tuyến: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày so với ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: Tiếp nhận & Thẩm định: Hệ thống tự động chuyển hồ sơ đến cơ quan thẩm quyền địa phương để xử lý theo cơ chế một cửa liên thông.
Bước 3: Trả kết quả: Trong 10 ngày làm việc, cơ quan thẩm quyền cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ. Trong 03 ngày làm việc, trường hợp hồ sơ bị từ chối, cơ quan thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Cơ quan tiếp nhận & thẩm quyền giải quyết
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
Hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính trong trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Hoặc cơ quan có thẩm quyền do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp.
Thời hạn xử lý hồ sơ
10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định trong trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấp phép lao động.
03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trong trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động.
Phí, lệ phí
Theo quy định tại các văn bản hướng dẫn Luật Phí và lệ phí 2015 thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Do đó, mỗi địa phương sẽ quy định mức phí cụ thể khác nhau.
Gia hạn, cấp lại Giấy phép lao động
Các trường hợp được gia hạn giấy phép lao động
Thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm, trường hợp gia hạn thì chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
Các trường hợp cấp lại giấy phép lao động
Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.
Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.
Xử phạt vi phạm & rủi ro pháp lý khi không có Giấy phép lao động
Theo điểm a khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử phạt vi phạm quy định về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có Giấy phép lao động như sau:
Mức xử phạt đối với người lao động nước ngoài
Đối với người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.
Mức xử phạt đối với doanh nghiệp sử dụng lao động trái phép
Đối với người sử dụng lao động sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động thì bị phạt tiền như sau:
Từ 01 – 10 người: Phạt 30.000.000 – 45.000.000 VNĐ
Từ 11 – 20 người: Phạt 45.000.000 – 60.000.000 VNĐ
Từ 21 người trở lên: Phạt 60.000.000 – 75.000.000 VNĐ
Mức phạt tiền đối với hành vi nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Còn với tổ chức thì bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Hủy bỏ Visa/Thẻ tạm trú: Nếu không có GPLĐ hợp lệ, các loại giấy tờ cư trú diện lao động sẽ bị thu hồi hoặc không được gia hạn.
Trục xuất bắt buộc: Người lao động nước ngoài vi phạm sẽ bị buộc xuất cảnh trong thời gian ngắn, gây gián đoạn kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Danh sách đen: Thông tin vi phạm được lưu trữ trên hệ thống của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, khiến việc xin Visa hoặc quay trở lại Việt Nam làm việc trong tương lai trở nên cực kỳ khó khăn.
Rủi ro hợp đồng: Các hợp đồng lao động ký kết khi chưa có GPLĐ có thể bị tuyên bố vô hiệu, dẫn đến các tranh chấp pháp lý khó giải quyết.
Dịch vụ xin Giấy phép lao động trọn gói – Khi nào nên sử dụng?
Doanh nghiệp nào nên thuê dịch vụ pháp lý?
Mới thành lập/FDI mới đầu tư: Chưa am hiểu quy định về giải trình nhu cầu lao động và mã ngành nghề theo tiêu chuẩn mới.
Hồ sơ phức tạp: Người lao động đến từ quốc gia có thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khó khăn hoặc văn bằng không tương thích trực tiếp với vị trí ứng tuyển.
Cần xử lý gấp: Doanh nghiệp cần chuyên gia vào làm việc ngay để kịp tiến độ dự án.
Không có bộ phận pháp chế chuyên trách: Muốn tối ưu nguồn lực để tập trung vào sản xuất kinh doanh thay vì theo dõi thủ tục hành chính.
Lợi ích khi sử dụng đơn vị chuyên về giấy phép lao động
Tư vấn “mềm”: Thay vì chỉ nộp hồ sơ, chúng tôi tư vấn cách mô tả vị trí công việc (Chuyên gia, Lao động kỹ thuật) sao cho tỷ lệ phê duyệt trên Cổng dịch vụ công là cao nhất.
Liên thông thủ tục: Hỗ trợ thực hiện đồng thời Phiếu lý lịch tư pháp và GPLĐ, giúp rút ngắn 30 – 50% thời gian chờ đợi.
Xử lý trọn gói hậu cần: Từ dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự đến hướng dẫn khám sức khỏe tại đúng cơ sở y tế đủ điều kiện.
Dịch vụ gia tăng: Hỗ trợ xin Thẻ tạm trú (TRC) và Visa diện lao động ngay sau khi có GPLĐ, giúp người nước ngoài ổn định cư trú lâu dài.
Vì sao chọn Luật Việt An?
Hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn đầu tư, lao động và xuất nhập cảnh cho doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Xử lý nhanh chóng – đúng quy định – bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.
Đại diện trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện và các tổ chức quốc tế, Công ty Luật Việt An cung cấp dịch vụ trọn gói – nhanh chóng – uy tín trong việc xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Tư vấn pháp lý trực tuyến
Để lại thông tin liên hệ của bạn. Luật Việt An sẽ liên hệ lại trong thời gian nhanh nhất!
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 01010266/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 23/10/2007 tại Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội.
