Chi phí cấp giấy phép lao động năm 2026

Chi phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2026 là một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện thủ tục tuyển dụng lao động nước ngoài. Trên thực tế, chi phí xin giấy phép lao động không chỉ bao gồm lệ phí cấp giấy phép lao động theo quy định của cơ quan nhà nước mà còn có thể phát sinh các khoản chi phí khác liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ.

Tùy từng trường hợp, chi phí cấp giấy phép lao động có thể bao gồm chi phí khám sức khỏe, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài, xác nhận kinh nghiệm làm việc và các khoản phí hành chính khác. Đối với người lao động nước ngoài đến từ các quốc gia khác nhau, mức chi phí thực tế có thể có sự chênh lệch do yêu cầu hồ sơ và thủ tục khác nhau.

Việc dự toán chính xác chi phí xin giấy phép lao động giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhân sự, hạn chế phát sinh ngoài dự kiến và bảo đảm quá trình cấp giấy phép lao động được thực hiện đúng thời hạn. Ngoài ra, trong trường hợp sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động, doanh nghiệp cần xem xét thêm chi phí tư vấn và hỗ trợ hồ sơ để có phương án phù hợp.

Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ cập nhật chi tiết lệ phí cấp giấy phép lao động, các khoản chi phí phát sinh thường gặp và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2026.

Chi phí xin giấy phép lao động gồm những khoản nào?

Chi phí xin cấp giấy phép lao động (GPLĐ) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau, từ lệ phí nhà nước đến các chi phí phục vụ việc hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trên thực tế, tổng chi phí có thể dao động đáng kể tùy thuộc vào quốc tịch của người lao động, loại hồ sơ cần chuẩn bị, địa phương thực hiện thủ tục và việc doanh nghiệp tự thực hiện hay sử dụng dịch vụ hỗ trợ. Các khoản chi phí phổ biến bao gồm:

Bảng tóm tắt chi phí cấp giấy phép lao động năm 2026

Khoản chi phí	Mức chi phí tham khảo
Lệ phí cấp giấy phép lao động	Khoảng 400.000 – 1.000.000 đồng/hồ sơ tùy địa phương
Hợp pháp hóa lãnh sự	30.000 đồng/lần hợp pháp hóa lãnh sự
Chứng nhận lãnh sự	30.000 đồng/lần chứng nhận lãnh sự
Chứng thực bản sao	Từ 2.000 đồng/trang
Chứng thực chữ ký	10.000 đồng/trường hợp
Khám sức khỏe	Tùy cơ sở y tế và danh mục khám
Phiếu lý lịch tư pháp	Tùy quốc gia hoặc cơ quan cấp
Dịch thuật, công chứng hồ sơ	Tùy số lượng và ngôn ngữ tài liệu
Dịch vụ làm giấy phép lao động	Tùy phạm vi công việc và độ phức tạp hồ sơ
Tổng chi phí thực tế	Từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng tùy từng trường hợp

Lưu ý: Chi phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài phụ thuộc vào quốc tịch người lao động, số lượng giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, yêu cầu dịch thuật công chứng và việc doanh nghiệp tự thực hiện hay sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

Lệ phí nhà nước cấp giấy phép lao động (work permit)

Lệ phí cấp giấy phép lao động là khoản tiền doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền khi thực hiện thủ tục cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động.

Căn cứ khoản 4 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Do đó, mỗi địa phương có thể ban hành mức lệ phí khác nhau thông qua nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố.

Thông thường, mức lệ phí cấp mới giấy phép lao động hiện nay dao động từ khoảng 400.000 đồng đến 1.000.000 đồng/hồ sơ tùy địa phương. Đối với trường hợp cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động, mức thu thường thấp hơn cấp mới.

Ví dụ:

Tại TP. Hồ Chí Minh, theo Nghị quyết 09/2022/NQ-HĐND quy định như sau:

• Cấp giấy phép lao động: Mức thu 600.000 đồng/01 giấy phép.
• Cấp lại giấy phép lao động: Mức thu 450.000 đồng/01 giấy phép.
• Cấp gia hạn giấy phép lao động: Mức thu 450.000 đồng/01 giấy phép.

Tại TP. Hà Nội, theo Nghị quyết 06/2020/NQ-HĐND, được bổ sung bởi Nghị quyết 13/2021/NQ-HĐND quy định như sau:

• Cấp mới giấy phép lao động: 400.000 đồng/1 giấy phép.
• Cấp lại giấp phép lao động: 300.000 đồng/1 giấy phép. Trường hợp người sử dụng lao động gửi hồ sơ cấp lại giấy phép lao động qua mạng (dịch vụ công mức 3): 250.000 đồng/1 giấy phép.
• Gia hạn giấy phép lao động: 300.000 đồng/1 giấy phép. Trường hợp người sử dụng lao động gửi hồ sơ gia hạn giấy phép lao động qua mạng (dịch vụ công mức 3): 250.000 đồng/1 giấy phép

Phí nhà nước hợp pháp hóa lãnh sự

Đây là một trong những khoản chi phí phát sinh phổ biến đối với người lao động nước ngoài khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam.

Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các giấy tờ trong hồ sơ cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định về mức thu phí hợp pháp hóa lãnh sự, như sau:

• Chứng nhận lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
• Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 (năm nghìn) đồng/lần.

Lưu ý:

• Phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).
• Miễn thu phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “theo nguyên tắc có đi có lại”.

Chi phí chứng thực các giấy tờ

Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.

Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định trước khi nộp cho cơ quan cấp giấy phép lao động.

Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, chi phí chứng thực các giấy tờ như sau:

STT	Nội dung thu	Mức thu
1	Phí chứng thực bản sao từ bản chính	2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
2	Phí chứng thực chữ ký	10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
3	Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch:
a	Chứng thực hợp đồng, giao dịch	50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
b	Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
c	Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực	25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

Chi phí khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là thành phần bắt buộc trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài.

• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
• Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

Chi phí khám sức khỏe phụ thuộc vào:

• Cơ sở y tế được lựa chọn;
• Danh mục xét nghiệm và kiểm tra chuyên khoa;
• Đối tượng khám là người Việt Nam hay người nước ngoài;
• Khu vực địa lý và chính sách giá của từng bệnh viện.

Thông thường, đây là khoản chi phí bắt buộc cần được dự trù ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ.

Chi phí thuê dịch vụ pháp lý

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ pháp lý hoặc dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ.

Chi phí dịch vụ có thể bao gồm:

• Tư vấn điều kiện cấp giấy phép lao động;
• Rà soát hồ sơ, tài liệu, giấy tờ;
• Soạn thảo biểu mẫu;
• Thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
• Đại diện nộp và theo dõi hồ sơ tại cơ quan nhà nước;
• Hỗ trợ xử lý các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Mức phí dịch vụ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hồ sơ, quốc tịch người lao động, số lượng hồ sơ cần thực hiện và phạm vi công việc mà đơn vị dịch vụ đảm nhận.

Chi phí khác

Ngoài các khoản chi phí nêu trên, trong quá trình xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể phát sinh một số chi phí khác tùy từng trường hợp cụ thể, bao gồm:

• Chi phí xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam hoặc nước ngoài;
• Chi phí chuyển phát nhanh hồ sơ trong nước hoặc quốc tế;
• Chi phí đi lại, lưu trú để hoàn thiện hồ sơ (nếu có);
• Chi phí bổ sung, chỉnh sửa hoặc cấp lại giấy tờ khi hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
• Chi phí thực hiện các thủ tục liên quan sau khi được cấp giấy phép lao động như xin thẻ tạm trú, đăng ký tạm trú hoặc các thủ tục quản lý lao động nước ngoài khác.

Như vậy, tổng mức chi phí xin GPLĐ có thể dao động từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng, đặc biệt đối với các hồ sơ cần hợp pháp hóa nhiều tài liệu được cấp ở nước ngoài hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói.

Chi phí xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể tăng đáng kể nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung hoặc thực hiện lại nhiều lần. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế các khoản chi phí phát sinh trong quá trình xin giấy phép lao động.

Cách tiết kiệm chi phí xin giấy phép lao động

Chuẩn bị hồ sơ từ sớm

Nhiều trường hợp phải gia hạn thời gian xử lý do thiếu giấy tờ hoặc tài liệu hết hiệu lực. Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ xin giấy phép lao động trước thời điểm dự kiến làm việc ít nhất 1 đến 2 tháng để có đủ thời gian chuẩn bị các giấy tờ cần thiết.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài trước khi sang Việt Nam

Các tài liệu như bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc hoặc giấy tờ chứng minh chức danh thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam. Việc thực hiện thủ tục này ngay tại quốc gia cấp giấy tờ thường giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với xử lý bổ sung sau khi người lao động đã nhập cảnh.

Khám sức khỏe tại đúng cơ sở y tế được chấp thuận

Giấy khám sức khỏe chỉ được chấp nhận khi được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định. Nếu khám tại đơn vị không được công nhận, người lao động có thể phải khám lại, làm tăng chi phí và kéo dài thời gian xin giấy phép lao động.

Kiểm tra điều kiện về kinh nghiệm làm việc

Một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung là giấy xác nhận kinh nghiệm không đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước nội dung, thời gian làm việc và chức danh ghi trên văn bản xác nhận kinh nghiệm để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

Xác định đúng diện cấp giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài có thể thuộc nhóm chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật. Việc xác định đúng đối tượng ngay từ đầu giúp chuẩn bị hồ sơ phù hợp và hạn chế phát sinh chi phí do phải sửa đổi hoặc nộp lại hồ sơ.

Thực hiện thủ tục đúng thời hạn

Hồ sơ cấp giấy phép lao động nên được nộp theo đúng thời hạn quy định. Việc chuẩn bị quá muộn có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý gấp hoặc phát sinh các chi phí hành chính không cần thiết.

Yếu tố ảnh hưởng chi phí xin GPLĐ

Chi phí xin giấy phép lao động trên thực tế không cố định mà chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:

• Quốc tịch của người lao động nước ngoài;
• Loại giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự;
• Số lượng tài liệu phải dịch thuật công chứng;
• Địa phương nơi thực hiện thủ tục;
• Vị trí công việc của người lao động (chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật);
• Tình trạng hồ sơ đã đầy đủ hay cần bổ sung;
• Việc doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê đơn vị dịch vụ hỗ trợ.

Những hồ sơ có yếu tố nước ngoài phức tạp hoặc cần xử lý gấp thường phát sinh chi phí cao hơn so với các trường hợp thông thường.

Chi phí cấp giấy phép lao động (work permit) cho doanh nghiệp FDI

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), chi phí xin giấy phép lao động thường cao hơn do số lượng lao động nước ngoài nhiều hơn và hồ sơ thường phức tạp hơn doanh nghiệp trong nước.

Ngoài các khoản chi phí nêu trên, doanh nghiệp FDI còn có thể phát sinh thêm chi phí liên quan đến:

• Thủ tục thành lập và chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp;
• Hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu của công ty mẹ ở nước ngoài;
• Thủ tục điều chuyển lao động nội bộ doanh nghiệp;
• Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho nhiều lao động cùng lúc;
• Chi phí quản lý hồ sơ lao động nước ngoài dài hạn.

Do đó, doanh nghiệp FDI nên xây dựng kế hoạch nhân sự và ngân sách từ sớm để chủ động trong việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp về chi phí cấp giấy phép lao động năm 2026

Chi phí xin giấy phép lao động do doanh nghiệp hay người lao động nước ngoài chi trả?

Pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc bên nào phải chịu chi phí xin giấy phép lao động. Việc phân bổ chi phí thường được các bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Lệ phí cấp giấy phép lao động có giống nhau trên toàn quốc không?

Không. Mức lệ phí cấp giấy phép lao động thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nên có thể khác nhau giữa các địa phương.

Có thể sử dụng giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài không?

Có. Tuy nhiên, giấy khám sức khỏe phải còn thời hạn theo quy định và trong nhiều trường hợp cần được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự có bắt buộc trong mọi trường hợp không?

Không. Một số giấy tờ có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại giữa Việt Nam và quốc gia liên quan.

Chi phí khám sức khỏe để xin giấy phép lao động là bao nhiêu?

Mức phí khám sức khỏe phụ thuộc vào cơ sở y tế được lựa chọn. Chi phí thực tế có thể khác nhau giữa các bệnh viện và địa phương.

Hồ sơ có nhiều giấy tờ nước ngoài thì chi phí có cao hơn không?

Có. Trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực nhiều tài liệu thường phát sinh chi phí cao hơn so với hồ sơ đơn giản.

Doanh nghiệp tự thực hiện thủ tục có tiết kiệm chi phí hơn không?

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí dịch vụ nếu tự thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, việc chuẩn bị hồ sơ chưa đúng quy định có thể làm phát sinh thời gian và chi phí xử lý bổ sung.

Chi phí dịch vụ làm giấy phép lao động phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Mức phí dịch vụ thường phụ thuộc vào quốc tịch người lao động, số lượng hồ sơ, loại giấy tờ cần xử lý và phạm vi công việc mà đơn vị tư vấn thực hiện.

Sau khi được cấp giấy phép lao động có phát sinh thêm chi phí không?

Tùy từng trường hợp. Người lao động nước ngoài có thể phát sinh thêm chi phí liên quan đến thẻ tạm trú hoặc các thủ tục quản lý cư trú tại Việt Nam.

Làm thế nào để hạn chế phát sinh chi phí khi xin giấy phép lao động?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ từ sớm, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ nước ngoài và thực hiện đúng các yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực.

Có bắt buộc phải thuê dịch vụ làm giấy phép lao động không?

Không. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và chuẩn bị đúng hồ sơ. Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp có thể giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro trong quá trình xử lý hồ sơ.

Công ty luật Việt An hỗ trợ tư vấn pháp luật lao động, soạn thảo hợp đồng lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam và hỗ trợ dịch vụ trọn gói cấp giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam.