Thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, khi Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện, phải làm thủ tục Điều chỉnh Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện tại Cơ quan cấp phép.

Căn cứ pháp lý:

1. Luật Thương mại 2005;
2. Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
3. Thông tư 11/2016/TT-BCTquy định biểu mẫu thực hiện nghị định số 07/2016/NĐ-CP

Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

Hồ sơ thay đổi bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
2. Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở mới của Văn phòng đại diện;
3. Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Đăng ký kinh doanh bên cho thuê; quyết định xây dựng tòa nhà…;
4. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Trình tự và thủ tục thay đổi Giấy phép Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
2. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ 01 bộ hồ sơ tới Cơ quan cấp phép.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác

Thương nhân nước ngoài làm thủ tục Cấp lại Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ cấp lại gồm:

1. Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
2. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi;
3. Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;
4. Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở mới của Văn phòng đại diện;
5. Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Đăng ký kinh doanh bên cho thuê; quyết định xây dựng tòa nhà…;

Trình tự và thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện

1. Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi. Quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
2. Thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không cấp lại phải có văn bản nêu rõ lý do.

Chú ý:

1. Chú ý về địa chỉ của trụ sở Văn phòng đại diện:

• Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
• Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
• Địa điểm của trụ sở Văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư, tập thể.

2. Ngay sau khi được cấp Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện với thông tin địa chỉ văn phòng đại diện mới, Thương nhân nước ngoài chú ý thực hiện các nội dung sau:

• Lưu giữ hợp đồng thuê địa điểm trụ sở mới;
• Làm thủ tục đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế;
• Làm thủ tục thay đổi mẫu dấu của Văn phòng đại diện trường hợp chuyển trụ sở khác tỉnh/thành phố.
• Thay đổi thông tin đăng ký bảo hiểm của Văn phòng đại diện và thay đổi các thông tin trên các hồ sơ, giấy tờ khác của Văn phòng đại diện liên quan đến trụ sở của Văn phòng đại diện.