Điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là giấy tờ pháp lý cần có để văn phòng đại diện công ty nước ngoài được hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Vậy trong trường hợp điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì cần lưu ý những vấn đề gì? Sau đây, Luật Việt An sẽ giải đáp thắc mắc này cho quý khách hàng.

Các văn bản pháp luật nào điều chỉnh về giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Nghị định số 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, được sửa đổi, bổ sung bởiNghị định số 17/2022/NĐ-CP.
• Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 03/2024/TT-BCT.
• Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Trường hợp nào cần tiến hành thủ tục điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Theo Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong quá trình hoạt hoạt động tại Việt Nam, khi có các thay đổi sau đây thương nhân nước ngoài phải tiến hành làm thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam:

• Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài.
• Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
• Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện.
• Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm những gì?

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện 01 bộ bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diệndo đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký theo Mẫu MĐ-7 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 11/2016/TT-BCT:
• Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi tùy từng trường hợp thay đổi
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Lưu ý các tài liệu chứng minh

• Trường hợp thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài: Tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài.
• Trường hợp thay đổi tên gọi:
  • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
  • Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
  • Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diệnđã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.
• Trường hợp thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
• Thông tin văn phòng đại diện, thông tin công ty nước ngoài như: Giấy phép thành lập/Đăng ký doanh nghiệp/Mã số doanh nghiệp, tên văn phòng đại diện/công ty nước ngoài, địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện/công ty nước ngoài, số tài khoản ngoại tệ, số tài khoản tiền Việt Nam,…

Lưu ý tính hợp pháp của hồ sơ

• Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài, thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện (đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được nộp đến đâu?

Theo Khoản 2 Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

Cụ thể:

• Sở Công Thương: trường hợp nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao

Trình tự điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm những bước nào?

Bước 1: Chuẩn bị các điều kiện thay đổi

Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi các nội dung thuộc trường hợp phải điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện như đã phân tích trên, công ty nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ điều chỉnh giấy phép

Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (tùy trường hợp).

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
• Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 4: Cấp Giấy phép điều chỉnh

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 5: Công bố thông tin

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
• Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Ngày điều chỉnh, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Lưu ý: Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, dẫn đến nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí

Theo Thông tư 143/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí điều chỉnh cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép.

Lưu ý, lệ phí thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

Xử phạt trong trường hợp không điều chỉnh giấy phép

Căn cứ điểm d Khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, trường hợp không làm thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp pháp luật quy định thì sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Lưu ý đây là mức phạt với cá nhân. Mức phạt với tổ chức sẽ gấp đôi mức phạt với cá nhân, cụ thể là từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Lưu ý về điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo pháp luật chuyên ngành

Điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam

Trường hợp này sẽ chịu sự điều chỉnh các quy định của Luật Chứng khoán 2019 và Nghị định 155/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Thành phần hồ sơ

• Hồ sơ đề nghị thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính, vốn cấp cho chi nhánh, giám đốc chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện công ty chứng khoán tại Việt Nam: theo Điều 183 Nghị định 155/2020/NĐ-CP.
• Hồ sơ thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty chứng khoán nước ngoài có văn phòng đại diện tại Việt Nam: theo Điều 185 Nghị định 155/2020/NĐ-CP.

Trình tự thực hiện

• Hồ sơ điều chỉnh giấy phép được nộp đến Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và kết quả kiểm tra cơ sở vật chất, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp đổi, điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam

Doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Trường hợp này, thủ tục điều chỉnh giấy phép sẽ chịu sự điều chỉnh các quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm năm 2022 và Nghị định 46/2023/NĐ-CP.

Thành phần hồ sơ

• Các trường hợp sửa đổi, bổ sung giấy phép đặt văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam tương tự như các trường hợp chung tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Hồ sơ sửa đổi, bổ sung giấy phép gồm 01 bản bằng tiếng Việt và 01 bản bằng tiếng Anh theo Khoản 2 Điều 58 Nghị định 46/2023/NĐ-CP.

Trình tự thực hiện

• Doanh nghiệp nước ngoài nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) 01 bộ hồ sơ đến Bộ Tài chính.
• Trong thời hạn 14 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính cấp Giấy phép điều chỉnh. Trường hợp từ chối chấp thuận, Bộ Tài chính có văn bản giải thích rõ lý do.

Điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài được cấp Giấy phép khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Khoản 4 Điều 29 Luật Các tổ chức tín dụng năm 2024.

Theo Điều 10 Thông tư 34/2024/TT-NHNN, việc điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện đối với các nội dung thay đổi sau đây:

• Thay đổi tên;
• Thay đổi địa bàn đặt trụ sở khác địa bàn tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện nước ngoài đang đặt trụ sở;
• Gia hạn thời hạn hoạt động..

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đề nghị sửa đổi bổ sung Giấy phép theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 34/2024/TT-NHNN.

Trình tự thực hiện

• Văn phòng đại diện nước ngoài lập hồ sơ gửi Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi đặt trụ sở (đối với trường hợp thay đổi tên, gia hạn thời hạn hoạt động) hoặc gửi Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi dự kiến chuyển trụ sở đến (đối với trường hợp thay đổi địa bàn đặt trụ sở).
• Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có quyết định sửa đổi, bổ sung Giấy phép đối với nội dung thay đổi của văn phòng đại diện nước ngoài. Đồng thời, có văn bản thông tin đến Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi văn phòng đại diện nước ngoài đang đặt trụ sở (đối với trường hợp thay đổi địa bàn đặt trụ sở khác địa bàn tỉnh, thành phố).

Dịch vụ điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của Luật Việt An

• Tư vấn quy định liên quan đến điều kiện điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện;
• Hỗ trợ soạn thảo tài liệu, giấy tờ, chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định
• Đại diện cho khách hàng, tiến hành thủ tục điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền;
• Tư vấn thủ tục gia hạn, cấp lại giấy phép văn phòng đại diện;
• Tư vấn quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài;
• Dịch vụ pháp lý khác theo yêu cầu của khách hàng.

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu về giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!