Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Đây là một quy định mới mang tính bắt buộc đối với doanh nghiệp.

Theo đó, để giúp các doanh nghiệp đăng kí phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng, Công ty Luật Việt An xin hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử năm 2020 như sau:

Cơ sở pháp lý về phát hành hóa đơn điện tử:

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Điều kiện để doanh nghiệp được làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
  • Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
  • Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
  • Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
  • Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điển tử

Lưu ý:

Trong quá trình người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua:

  • Nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc
  • Người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.

Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn có thể tiến hành làm các loại giấy tờ trên cùng một lúc và nộp cùng một lần cho cơ quan thuế.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với nộp hồ sơ khai thuế GTGT.

Cơ sở kinh doanh thành lập mới trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020 được cơ quan thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Một số điểm khác nhau giữa Thông tư 68/2019/TT-BTC với  thông tư 32/2011/TT-BTC

Nội dung 32/2011/TT-BTC 68/2019/TT-BTC
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Nộp Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

– Mẫu hóa đơn

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau 02 ngày (kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn

Nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.

Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ)Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Khởi tạo mẫu hóa đơn Mẫu số thường bao gồm 11 ký tự

VD: 01GTKT0/001

Bỏ Mẫu số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn

– Ký tự thứ 3 là dấu “/”.

– 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn

– 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hoá đơn (Hình thức hóa đơn điện tử được ký hiệu là E)VD: AB/19E

Thay đổi Ký hiệu hóa đơn (Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, TT 68)
– Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn BH ; là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
– Ký tự thứ 2 là C: hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: loại không có mã của cơ quan thuế.
– Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T;D; L;M.
– Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.Ví dụ: 1K21TAA
Đánh số hóa đơn điện tử Số hóa đơn gồm 7 chữ số Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số

Dịch vụ tư vấn đăng kí phát hành hóa đơn điện tử năm 2020 của Luật Việt An:

  • Tư vấn điều kiện doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử;
  • Tư vấn chuẩn bị hồ sơ, thông tin để hoàn thiện hồ sơ thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử;
  • Soạn thảo các giấy tờ liên quan để nộp cho cơ quan thuế;
  • Thay mặt doanh nghiệp làm các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử;
  • Trao đổi, cung cấp thông tin cho khách hàng trong tiến trình phát hành hóa đơn điện tử;
  • Hoàn thiện việc đăng kí phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp;
  • Tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan.

Mọi khó khăn, vướng mắc Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

CÔNG TY LUẬT - ĐẠI DIỆN SỞ HỮU TRÍ TUỆ Việt An

Luật sư: Đỗ Thị Thu Hà

Văn phòng tại Hà Nội

Mobile: 0979 05 77 68

Mobile: 0976 18 66 08

Email: info@luatvietan.vn

Yahoo Online

Mr Dong

Văn phòng tại TP. HCM

Mobile: 0966 83 66 08

Mobile: 0975 58 79 58

Email: saigon@luatvietan.vn

Skype Online

Hotline:

Vietnamese speaking: 0913 380 750 (Zalo, Viber, Whatsapp)

English speaking: (+84) 9 61 67 55 66 (Mr.Alex Thuc) (Zalo, Viber, Whatsapp)

Tin tức doanh nghiệp

Thành lập công ty thiết kế công trình có vốn nước ngoài

Hiện nay, thị trường bất động sản Việt Nam đang tăng trưởng mạnh kéo theo các ngành dịch vụ liên quan đến xây dựng phát triển, trong đó có dịch vụ...

Giao kết hợp đồng bằng chức năng đặt hàng trực tuyến

Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, website thương mại điện tử bán hàng là website các thương nhân, tổ chức, cá nhân thành lập để thực hiện xúc...

Thành lập doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Việt Nam những năm gần đây chứng kiến làn sóng đầu tư ồ ạt, mạnh mẽ của nhà đầu tư nước ngoài nhằm tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Với việc ban hành...
Công ty tư vấn luật - Đại diện sở hữu trí tuệ Việt An

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 01010266/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 23/10/2007 tại Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội.

Giấy đăng ký hoạt động của Chi Nhánh Luật Việt An tại TP Hồ Chí Minh

Đại diện bởi: Bà Đỗ Thị Thu Hà (Giám đốc Công ty)

Mã số thuế: 0102392370