Tiếp nhận hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu tại Cục SHTT

Để được gia hạn bảo hộ nhãn hiệu, chủ Giấy chứng nhận nhãn hiệu phải tiến hành nộp đơn gia hạn nhãn hiệu tại Cục SHTT. Cục SHTT là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý và ra quyết định gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ. Vậy thời hạn tiếp nhận, xử lý đơn gia hạn nhãn hiệu được quy định như thế nào? Sau đây, Luật Việt An sẽ phân tích những lưu ý trong quá trình tiếp nhận hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu tại Cục SHTT.

Hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu gồm những gì?

Theo Khoản 2 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, hồ sơ yêu cầu gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bao gồm các tài liệu sau đây:

• Tờ khai yêu cầu gia hạn hiệu lực làm theo Mẫu số 07 tại Phụ lục II của Nghị định 65/2023/NĐ-CP;
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (trường hợp văn bằng bảo hộ được cấp dưới dạng giấy và có yêu cầu ghi nhận việc gia hạn vào văn bằng bảo hộ);
• Văn bản ủy quyền (trường hợp yêu cầu được nộp thông qua đại diện);
• Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp).

Lưu ý: Trong một hồ sơ có thể yêu cầu gia hạn hiệu lực cho một hoặc nhiều văn bằng bảo hộ nếu có cùng loại đối tượng và cùng chủ sở hữu.

Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu

Căn cứ theo khoản 3 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, trong vòng 06 tháng trước ngày giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hết hiệu lực, chủ văn bằng bảo hộ phải thực hiện thủ tục gia hạn hiệu lực giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Hồ sơ yêu cầu gia hạn có thể nộp muộn hơn nhưng không được quá 06 tháng kể từ ngày giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hết hiệu lực.

Lưu ý nộp hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu trực tuyến từ 10/08/2025

Trước đây, hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu được nộp đến Cục SHTT theo một trong các phương thức:

• Hình thức nộp đơn giấy: Người nộp đơn có thể nộp hồ sơ gia hạn nhãn hiệu trực tiếp hoặc qua dịch vụ của bưu điện đến một trong các điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ.
• Hình thức nộp đơn trực tuyến: Người nộp đơn nộp trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam theo đường link: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn

Tuy nhiên, cần lưu ý, từ 10/08/2025, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng dịch vụ công trực tuyến, đẩy mạnh việc cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính và đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan, Cục SHTT sẽ ưu tiên tiếp nhận hồ sơ dạng giấy, chỉ tiếp nhận trực tuyến với rất nhiều thủ tục hành chính, trong đó có thủ tục gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Tiếp nhận hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu trực tuyến

Khi nộp đơn trực tuyến, cần lưu ý:

Điều kiện để nộp đơn trực tuyến

Người nộp đơn cần có chứng thư số và chữ ký số, đăng ký tài khoản trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến và được Cục Sở hữu trí tuệ phê duyệt tài khoản để thực hiện các giao dịch đăng ký quyền SHCN:

• Truy cập vào cổng thông tin https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn và tạo tài khoản đăng ký.
• Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã đăng ký.

Trình tự nộp đơn trực tuyến

• Người nộp đơn cần thực hiện việc khai hồ sơ và gửi đơn gia hạn nhãn hiệu trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ.
• Sau khi hoàn thành việc khai hồ sơ và gửi đơn trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến cùng với chứng từ thanh toán đầy đủ bộ phận tiếp nhận của Cục sở hữu trí tuệ sẽ cấp số đơn Gia hạn và ngày tiếp nhận đơn gia hạn cho người nộp đơn.
• Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày được tiếp nhận đơn gia hạn, người nộp đơn cần bổ sung hồ sơ gốc đến Cục Sở hữu trí tuệ vào các ngày làm việc trong giờ giao dịch để gửi kèm các tài liệu bản gốc gửi Cục sở hữu (giấy chứng nhận nhãn hiệu và ủy quyền bản gốc nếu thông qua đại diện).

Thời hạn tiếp nhận hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu tại Cục SHTT

Thời hạn thẩm định đơn

• 01 tháng kể từ ngày nộp đơn
• Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận được hồ sơ yêu cầu gia hạn, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp (Cục SHTT) xem xét hồ sơ và thực hiện các thủ tục theo quy định.

Quy trình xử lý đơn

Theo Khoản 2 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, quy trình xử lý đơn gia hạn hiệu lực nhãn hiệu được tiến hành như sau:

Trường hợp hồ sơ hợp lệ

• Ra quyết định gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ;
• Ghi nhận vào văn bằng bảo hộ (nếu có yêu cầu)
• Đăng bạ và công bố quyết định gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày ra quyết định;

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ

Các trường hợp hồ sơ không hợp lệ bao gồm:

• Hồ sơ yêu cầu gia hạn không hợp lệ hoặc được nộp không đúng thủ tục quy định;
• Người yêu cầu gia hạn không phải là chủ Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tương ứng.

Theo đó, nếu thuộc một trong các trường hợp trên thì xử lý như sau:

• Ra thông báo dự định từ chối gia hạn, có nêu rõ lý do và ấn định thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người yêu cầu sửa chữa thiếu sót hoặc có ý kiến phản đối
• Nếu kết thúc thời hạn đã ấn định mà người yêu cầu không sửa chữa thiếu sót hoặc sửa chữa thiếu sót không đạt yêu cầu, không có ý kiến phản đối hoặc có ý kiến phản đối nhưng không xác đáng thì Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định từ chối gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Kết quả thực hiện thủ tục

• Ra Quyết định ghi nhận gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ và công bố trên Công báo SHCN hoặc Quyết định từ chối gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ.
• Cập nhật nội dung gia hạn vào bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu có) và trả văn bằng cho chủ sở hữu.

Lưu ý: Trường hợp chủ Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu yêu cầu Cục SHTT ghi nhận quyết định gia hạn hiệu lực vào văn bằng bảo hộ, chủ văn bằng bảo hộ phải thực hiện thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ và nộp phí, lệ phí theo quy định.

Những lưu ý không bị từ chối khi tiếp nhận hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu tại Cục SHTT

• Hồ sơ gia hạn nhãn hiệu: phải nộp đầy đủ các thành phần hồ sơ theo Khoản 2 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP.
• Thời điểm nộp hồ sơ: Hồ sơ yêu cầu gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu phải nộp trong vòng 06 tháng tính đến ngày Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hết hiệu lực. Yêu cầu gia hạn có thể nộp sau thời hạn quy định nêu trên nhưng không được quá 06 tháng kể từ ngày văn bằng bảo hộ hết hiệu lực và chủ văn bằng bảo hộ phải nộp lệ phí cho mỗi tháng bị muộn.
• Chủ thể có quyền gia hạn: Người yêu cầu gia hạn phải là chủ Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tương ứng. Chủ Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu được xác định theo thông tin được cấp trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Trường hợp nộp đơn qua đại diện thì phải có giấy ủy quyền bằng văn bản. Giấy ủy quyền không có thời hạn ủy quyền được coi là có hiệu lực vô thời hạn và chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên ủy quyền tuyên bố chấm dứt ủy quyền.
• Phí, lệ phí gia hạn: Cần nộp phí, lệ phí gia hạn hiệu lực nhãn hiệu theo quy định của Thông tư 263/2016/TT-BTC, bao gồm: Lệ phí gia hạn hiệu lực; Lệ phí gia hạn hiệu lực muộn (nếu có); Phí thẩm định yêu cầu gia hạn; Phí sử dụng; Phí công bố Quyết định ghi nhận gia hạn; Phí đăng bạ Quyết định gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ.

Lưu ý: Theo Thông tư 43/2024/TT-BTC, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, mức thu lệ phí nộp đơn đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ được giảm 50% theo Thông tư 263/2016/TT-BTC.

Thủ tục tiếp nhận hồ sơ gia hạn hiệu lực nhãn hiệu tại Cục SHTT sẽ trải qua nhiều bước khác nhau với những lưu ý đặc biệt. Với việc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên sâu của Luật Việt An, đại diện SHCN, các luật sư, chuyên viên chuyên môn cao sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân sở hữu nhãn hiệu có một lịch trình rõ ràng trong việc bảo hộ nhãn hiệu và giúp khách hàng thực hiện các thủ tục hành chính về đăng ký, gia hạn một cách hiệu quả nhất.

Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn về đăng ký gia hạn nhãn hiệu, vui lòng liên hệ Đại diện Sở hữu trí tuệ – Công ty Luật Việt An để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất!